Сроки хранения и уничтожения договоров
Как долго бумагам предстоит лежать на полках? Здесь всё зависит от их вида. Стандартный срок хранения договоров – это как минимум 5 лет. Причём этим бумагам нужно не просто отвести полку стеллажа, а по истечении 5 лет организовать списание договоров или их уничтожение по специальному акту. А есть и такая документация, что должна храниться постоянно.
С другой стороны, превышенный законный срок хранения договоров – это тот же штраф. Поэтому любая первичная документация (будь то приходная, отчётная, кадровая или документы по зарплате), без которой не обходится ни один предприниматель, должна быть утилизирована вовремя. Уничтожение договоров проводится конфиденциально, уполномоченными на то организациями. А вот незаконное уничтожение документации может повлечь за собой административную и даже уголовную ответственность.
Срок хранения договоров
Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.
Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.
Хранение договоров в организации: нормативная база, сроки
Используется две основные системы разделения договоров для их сохранения. Так, наименее распространенной системой является привязка к сроку хранения. Выделяют краткосрочное, долгосрочное и постоянное хранение. Первый вариант подразумевает наличие договора на протяжении срока до 10 лет. Второй — свыше 10 лет. Постоянный чаще всего используется только тогда, когда уничтожать документ вообще нельзя. Эта система не очень удобна. Хранение договоров в архиве, сроки по которым определяются подобным образом, чаще приводит к путанице и ошибками, чем реально помогает правильно поставить процесс делопроизводства. Потому более распространенной системой является привязка к типу договора. У большинства предприятий они бывают трех основных разновидностей: профильные, хозяйственные и трудовые. Первые и вторые по большей части схожи, да и хранятся они обычно только пять лет. Следует понимать, что под профильными подразумеваются все договоры и вообще документы, которые напрямую касаются основной сферы деятельности данной организации. Третий, трудовой тип договоров, во многих случаях также хранится только 5 лет, однако в определенной ситуации этот срок может существенно увеличиваться. К примеру, если не существует лицевого счета, то такой трудовой договор придется хранить на протяжении целых 75 лет, что не очень удобно. Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме. Но вот в такой ситуации высока вероятность пропустить некоторые факторы, которые могут увеличить период, на протяжении которого хранение договоров подобного формата должно осуществляться обязательно, и вот тогда точно можно заработать штраф или другие неприятности, избежать которых пытается любой здравомыслящий человек.
Чтобы лучше понимать все особенности и основные пункты деятельности, можно привести сравнительно простой пример организации делопроизводства по хранению документации. Так, есть некий сотрудник, обычно это кто-то из сотрудников бухгалтерии, который отвечает за хранение договоров с контрагентами или любых других подобных бумаг. У него имеется отдельная папка, где они все постоянно находятся, пока действуют. По мере того как договор закрывается, он перекладывается в другую папку. Удобно будет завести специальный реестр в электронной форме, где все указанные документы будут перечислены по порядку с указанием срока хранения. Но вначале этот срок следует определить. Лучше всего пробежать с папкой по всем отделам, которые в той или иной мере касаются договоров, чтобы лучше понимать их суть. По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет. Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения. В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать. Фактически даже в самом начале организации данного вопроса особой сложностью процедура не отличается, а при длительной работе она ещё будет все больше и больше упрощаться. Когда хранение договоров в организации, срок уничтожения которых уже утвержден, будет стандартизировано, на весь процесс будет уходить считаные минуты. И вот настал год, когда можно уничтожить те или иные документы. Они изымаются из папки, перепроверяются на предмет возможной ошибки и вместе с перечнем этих бумаг, подаются на рассмотрение руководителя. Он, в свою очередь, должен ещё раз проверить, действительно ли все так, как указано в списке, так как именно начальник останется виноватым в случае проблем. Если все правильно, руководитель подписывает разрешение на уничтожение и вот здесь каждый поступает по мере собственного разумения. Кто-то просто рвет и выбрасывает. Другие пользуются шредером. Третьи сдают на макулатуру, сжигают и так далее.
Срок хранения договоров аренды нежилых помещений
Вид договора не всегда однозначен При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры. Пример 5 Договор может называться «Договор поставки», а по факту оказаться смешанным договором: по нему осуществляются и поставка, и сборка мебели. Или, например, договор называется «Договор аренды», а на самом деле в договоре предусмотрена аренда здания с последующим его выкупом.
Если у договора двойное (или тройное) назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков.
БТИ об официальном адресе каждого объекта недвижимости);
- данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
- краткое назначение документа – поставки, оказания услуг и прочее;
- указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.
Сроки хранения договоров аренды на нежилое помещение в ооо
Сроки хранения договоров не зависят от того, на каком материальном носителе осуществляется его хранение: будь то бумажный вариант или электронный. Чтобы вам легче было ориентироваться в сроках хранения договоров, приведем их общий список со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения. Обращаем ваше внимание, что Перечень 1 содержит сроки хранения не только гражданско-правовых договоров, но и предусмотренных трудовым законодательством.
Оно и понятно. Ведь этот Перечень включает типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, независимо от формы собственности.
Действующим российским законодательством указано, что по окончании срока действия должны храниться не менее пяти лет договора, касающиеся:
А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов. К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом.
Срок хранения договоров аренды
Положения, регулирующие его оформление, присутствуют в 908 статье Кодекса. Кроме этого, публичным считается договор хранения предметов в ломбарде и специализированных помещения транспортных предприятий (вокзалов, аэропортов).
Установление соответствующего режима предписывает в первую очередь субъекту, принимающему объект, оформлять соглашение. Отказ в заключении договора может иметь место, как указывает 426 статья ГК, только в случае невозможности предоставить необходимую услугу. Согласно 37 пункту Правил, регулирующих перевозку багажа, грузов, пассажиров на железнодорожном транспорте, не допускается прием ручной клади, денежных средств, документов и прочих ценностей при отсутствии специализированного помещения для их содержания. В прочих ситуациях уклонение от оформления соглашения позволяет потребителю направить обращение в суд.
Постоянный срок хранения применяется теми организациями, документы которых поступают на государственное или муниципальное хранение, при этом срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;
Срок хранения договора аренды нежилого помещения
доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности, — пять лет, а в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел они сохраняются до вынесения окончательного решения (п.155 Перечня типовых управленческих документов);
Уважаемая Ольга! Согласно пп.8 п.1 ст.23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги. Однако если речь идёт о юридическом лице, то применяется ст.17 Федерального Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (ред. от 30.06.2022) «О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) по которой организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен (п.2.9 Указаний по применению Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утверждённых Росархивом 6 октября 2022 г.). Это не касается той «первички», что подтверждает размер налогового убытка, переносимого на будущее. Такие документы фирма обязана хранить, пока уменьшает налоговую базу текущего периода, а это может продолжаться больше пяти лет. Правда, таково требование налогового законодательства — п.4 ст.283 Налогового кодекса РФ. Но и в бухгалтерском, и в налоговом учете первичные документы одни и те же.
Каким должен быть срок хранения договоров
Сотням предприятий в процессе своей деятельности приходится заключать различные договора. Под договорами подразумеваются документы, подтверждающие взаимоотношения предприятия с контрагентами, касающиеся любых направлений его деятельности.
Каждый руководитель предприятия обязан хранить договора, а также все имеющие отношение к их подписанию и исполнению документы столько, сколько это требуют соответствующие законы (не менее пяти лет). Преждевременная ликвидация договоров, даже выполненная тогда, когда данные договора стали неактуальными, может иметь неприятные последствия для руководителя предприятия, распорядившегося уничтожить документы ранее установленного законом срока. Согласно общероссийскому классификатору документов, договора являются организационно-распорядительными документами. Уменьшать срок хранения договоров недопустимо, а вот увеличивать его не запрещено и целесообразно, если на это есть веские причины.
Установлены новые сроки хранения документов компании
Перечень Росархива 2022 года предусматривал пятилетний срок хранения всех типов договоров организации (после завершения их исполнения), а в новом Перечне (при сохранении общей нормы) установлено, что договоры и документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписку) нужно хранить постоянно; договоры и документы по залогу движимого имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписку) — 10 лет, а аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости — на постоянной основе. Кроме того, бессрочно необходимо архивировать акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) (ранее такой нормы в Перечне не было). Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества нужно держать в архиве в течение 10 лет после совершения сделки.
В свою очередь, Налоговый кодекс РФ вменяет налогоплательщикам в обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а при переносе убытков на будущее в целях налогообложения прибыли — хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков (ст. 283 НК РФ).
Сроки хранения договоров аренды на нежилое помещение в ооо
При этом суд исходил из того, что предлог «до» используется здесь стороной в значении «не включая дату, следующую после этого предлога». Данный вывод суда подтверждается материалами дела — перепиской сторон, из которой видно, что договор аренды заключен на срок менее одного года. Поэтому ни одна из сторон не обращалась в соответствующий орган за государственной регистрацией договора (Постановление ПВАС РФ от 14 января 2022 г.
Кроме того, при определении сроков хранения необходимо учитывать, что договоры и первичные учетные документы по их исполнению в случае камеральных налоговых проверок должны быть предъявлены за любой период деятельности организации. Документы, связанные с амортизацией объекта недвижимости, организация-арендодатель должна иметь с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете еще 4 года. Например, срок полезного использования здания как основного средства – 31 год, после его окончания отсчитываем еще 4 года (согласно Налоговому кодексу РФ) и получается, что храниться документы должны в течение минимум 35 лет.
Если организация-арендодатель не собирается изменять свою основную деятельность, то досье по объектам недвижимости, договоры аренды и документы по их исполнению рекомендуем хранить в течение всего срока деятельности организации.
Сроки хранения договоров аренды на нежилое помещение в ооо
Таблица 1 Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (2022 г.) Теперь посмотрим, какие общие сроки хранения договоров приведены в Перечне 1, и дадим небольшие пояснения:
Ответственность и исполнители Главную и основную ответственность относительно всего, что входит в хранение договоров, несет руководитель организации. Именно он при наличии проблем будет отвечать перед государством и испытывать на себе все возможные проблемы. Далее, следующим после него, обычно идет главный бухгалтер, юрист и тот сотрудник, который отвечает за сохранность документов. Но обычно все указанные лица наказываются уже руководителем в меру совершенных ими ошибок. Фактически в большей части относительно небольших организаций система контроля за договорами возлагается на бухгалтерию. А уже в этом отделе главный бухгалтер назначает или самостоятельно, или по общему голосованию, конкретное ответственное лицо.
Срок хранения договоров в организации
Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:
- Номер, дата составления, название контрагента.
- Краткое описание документа. Как правило, указывается тип соглашения (поставки, выполнения работ и пр.).
- О продолжительности действия и окончательной дате, если заключено срочное соглашение.
Договора аренды нежилого помещения срок хранения
Таким образом, нередко краткосрочная форма договора используется для упрощения процесса заключения сделки. Многие арендаторы и арендодатели (в основном физические лица или мелкие компании) стремятся избежать регистрации договора найма, в связи с нежеланием тратить время на подачу документов и оплачивать госпошлину.
Неотъемлемыми частями настоящего Договора являются:
1. Кадастровые паспорта Помещения и земельного участка (Приложение N ___).
2. План и чертеж Помещения (Приложение N ___).
3. План земельного участка (Приложение N ___).
4. Акт приема-передачи Помещения и земельного участка (Приложение N ___).
5. Акт возврата Помещения и земельного участка (Приложение N ___).
6. Копии документов, подтверждающих право Арендодателя сдавать в аренду Помещение и земельный участок (Приложение N ___).
7. Копия договора (договоров) страхования риска гражданской ответственности Арендатора.
8. Копии учредительных документов Сторон; копии документов, подтверждающих факт внесения записей об Арендодателе, Арендаторе в Единый государственный реестр юридических лиц; копии свидетельств о постановке Арендодателя, Арендатора на учет в налоговом органе.
9. Расчетная документация, на основании которой определен полезный объем Помещения.
Срок Хранения Договоров Аренды
По мере накопления опыта необходимость подобных действий исчезнет. Потом, когда точно понятно, что именно из себя представляет каждый из документов, проставляет конкретный срок его хранения.
В некоторых случаях будет удобней указывать дату закрытия договора и, приплюсовывая к ней 5 лет (или больше), точно определять, когда именно бумаги можно будет уничтожать.
Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета. Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение.
Хранение договоров: особенности и порядок
- Определяет документы, которые потеряли свою актуальность и выдержали установленный для них срок хранения. Источниками соответствующих сведений являются учетные журналы.
- Отбирает экономически нецелесообразные акты.
- Сверяет сроки с локальным документом, устанавливающим периоды хранения.
- Формирует описи.
- Утилизирует документы.
- Оформляет акт.
Как любое другое соглашение, договор хранения заключается по обоюдному желанию обоих участников. В некоторых случаях на сделку распространяется режим публичных актов. В ГК таковыми именуется только три типа соглашения. Первым является договор складского хранения . Положения, регулирующие его оформление, присутствуют в 908 статье Кодекса. Кроме этого, публичным считается договор хранения предметов в ломбарде и специализированных помещения транспортных предприятий (вокзалов, аэропортов). Установление соответствующего режима предписывает в первую очередь субъекту, принимающему объект, оформлять соглашение. Отказ в заключении договора может иметь место, как указывает 426 статья ГК, только в случае невозможности предоставить необходимую услугу. Согласно 37 пункту Правил, регулирующих перевозку багажа, грузов, пассажиров на железнодорожном транспорте, не допускается прием ручной клади, денежных средств, документов и прочих ценностей при отсутствии специализированного помещения для их содержания. В прочих ситуациях уклонение от оформления соглашения позволяет потребителю направить обращение в суд.
Срок хранения договоров аренды нежилых помещений в организации
- правоустанавливающие документы, подтверждающие права собственности на объект (помимо договоров приватизации или купли-продажи, договоров на строительство / ремонт / реконструкцию, актов о приемке / вводе в эксплуатацию, свидетельств о праве собственности, выписок из реестра и т.п.
Так, при заключении договора аренды на одиннадцать месяцев с автоматической пролонгацией арендодатель в каждый момент времени связан договором не более чем на эти одиннадцать месяцев, поскольку по истечении этого срока он всегда вправе прекратить договор аренды своим односторонним волеизъявлением. В случае заключения договора аренды недвижимости на неопределенный срок арендодатель связан еще менее, поскольку такой договор может быть прекращен любой из сторон с предварительным предупреждением другой стороны за три месяца, если договором не установлен иной срок.
