Сроки хранения графиков работы
Все работодатели должны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков, установленных законодательством для разных видов архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2022 №125-ФЗ). Срок хранения графиков и табелей различен. Конкретные сроки, в течение которых архивные документы подлежат хранению, установлены статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2022 №125-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2022 №558).
Если работники трудятся в тяжелых, вредных и опасных условиях труда, то срок хранения графиков работы сотрудников составляет 75 лет. Во всех остальных случаях данный тип документов нужно хранить только 5 лет.
Срок хранения диспетчерсвкого графика
Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что по смыслу части первой ст. 100, частей первой и второй ст. 103 ТК РФ сменной считается такая работа, когда в течение суток одну и ту же трудовую функцию выполняют разные группы сотрудников; суточные дежурства не могут рассматриваться в качестве сменной работы (п. 1 разъяснения Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 07.05.1987 N 14/14-38 «О порядке применения доплат и предоставления дополнительных отпусков за работу в вечернюю и ночную смены, предусмотренных постановлением ЦК КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 12 февраля 1987 г. N 194», действующего в настоящее время на основании части первой ст. 423 ТК РФ). Таким образом, описанный в вопросе режим не является сменным, соответственно, график, по которому определяется чередование рабочих и выходных дней, в этом случае является графиком работы, а не сменности.
Сроки хранения кадровой документации и иных документов, связанных с трудовыми отношениями, установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкульта РФ от 25.08.2022 N 558 (далее — Перечень), в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2022 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
Перечень не устанавливает сроков хранения именно таких документов, как «график работы» или «график сменности». Вместе с тем в п. 586 Перечня упомянуты «табели (графики), журналы учета рабочего времени». Согласно этой норме табели (графики), журналы учета рабочего времени подлежат хранению в течение 5 лет, а табели (графики), журналы учета рабочего времени в тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет.
При этом анализ законодательства позволяет сделать вывод, что речь в этой норме идет не только о документах, предназначенных для учета фактически отработанного времени: график учета рабочего времени составляется также и для определения планируемого режима работы сотрудников (смотрите, например, п. 2.1 приказа Федерального архивного агентства от 29.04.2022 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», пп. 19.8 приказа МВД РФ от 29.01.2022 N 80 «Вопросы организации деятельности строевых подразделений патрульно-постовой службы полиции»).
В правоприменительной практике понятия «график работы (сменности)» и «график учета рабочего времени» применяются как равнозначные (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.06.2022 по делу N 33-1264/2022, решение Московского городского суда от 12.12.2022 N 7-9197/14, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.08.2022 N 20АП-3043/12, решение Краснодарского краевого суда от 04.07.2022 (Извлечение), решение Арбитражного суда Свердловской области от 18.12.2022 N А60-42680/2022).
Поэтому полагаем, что срок хранения таких документов, как график работы (график сменности), в соответствии с п. 586 Перечня составляет 5 лет, а если условия труда работников, в отношении которых составляется этот график, отнесены к вредным либо опасным условиям труда, — 75 лет.
Отметим, что за нарушение правил, в том числе сроков, хранения архивных документов статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей.
Кроме того, хранение графиков учета рабочего времени менее установленных нормативно сроков означает невозможность представления их заверенных копий по заявлению работника, а следовательно, нарушение организацией положений ст. 62 ТК РФ. А в силу ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
В заключение обращаем Ваше внимание, что высказанная позиция является нашим экспертным мнением и может отличаться от мнения других специалистов. Для получения официальных разъяснений рекомендуем обратиться в Федеральное архивное агентство по почте (103132, Москва, ул. Ильинка, 12) или путем заполнения формы обращения на официальном сайте ведомства (http://archives.ru/feedback.shtml).
Была уверена, что данный момент не регламентирован законодательством, но тут наткнулась на пункт 377 (Табели (графики) выхода рабочих и служащих на работу) «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утв. Главархивом СССР 15.08.1988) (ред. от 31.07.2022)
Каков срок хранения штатного расписания в организации
Сроки хранения штатного расписания установлены п. 71 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2022 № 558 (далее — перечень).
Необходимость хранения штатного расписания и принятия мер по его восстановлению обусловлена, в частности, тем обстоятельством, что данный документ может быть доказательством при спорах о назначении пенсий (апелляционное определение Брянского облсуда от 16.05.2022 № 33-1954/2022).
Сроки хранения графика сменности
Если на предприятии предусмотрен режим работы, при котором работником выполняются трудовые обязанности в течение одного дня, и при этом он не сменяется другим работником (например, чередование два через два рабочих дней), то такой рабочий режим не может быть квалифицирован как сменная работа.
- начало и окончание работы в день или смену;
- продолжительность смены и количество смен в сутки;
- количество рабочих дней и выходных (при сменной работе нужно предусмотреть чередование рабочих дней и нерабочих).
- Время отдыха между сменами, а также обеденное время и время отдыха согласно ст. 108 ТК РФ. Такие перерывы предоставляются сотруднику в течение рабочей смены, их продолжительность должна составлять не менее 30 минут и не более двух часов, при этом они в рабочее время не включаются. Согласно нормам МР 2.2.9.2311-07 «Состояние здоровья работающих в связи с состоянием производственной среды. Профилактика стрессового состояния работников при различных видах профессиональной деятельности. Методические рекомендации» время для обеда и отдыха должно предоставляться каждые четыре часа работы. Если установленный график подразумевает 12-часовой рабочий день, то у сотрудника должно быть минимум два перерыва не менее чем по 30 минут.
Порядок, сроки и особенности хранения графика отпусков в организации по истечении срока его действия
Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.
Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2022 году под №558.
Срок хранения графика отпусков в организации (2022
В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.
В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.
Сколько хранить график отпусков
Однако если работодатель полагает, что этот документ пригодится в дальнейшей производственной деятельности компании, он может хранить его и дольше установленного срока при условии соблюдении секретности и правил сохранности. Такое действие не нарушает требования закона.
А вот несоблюдение годичного срока будет считаться нарушением порядка хранения документов. Ответственное лицо, допустившее такой просчет, могут привлечь к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ. Если уничтожить документ раньше положенного срока, должностное лицо компании заплатит штраф от 300 до 500 руб.
Срок хранения графика отпусков
- За две недели до 2022 года (в декабре 2022) график отпусков утверждается;
- 2022 год — год действия данного графика;
- С 1 января 2022 года начинается годовой срок хранения графика отпусков;
- После 31 декабря 2022 года график может быть уничтожен.
И еще одно важное замечание. Срок хранения графика отпусков составляет один год (см. приказ № 558), который исчисляется с 1 января года, следующего за тем, на который был составлен график. Например, график отпусков на 2022 год надо было утвердить не позднее 16 декабря 2022 года, а хранить его надо будет до 31 декабря 2022 года. Соответственно, в 2022 году инспекторы при проверке могут потребовать графики отпусков на 2022 год и на 2022 год. Как видим, хранить графики отпусков за все прошлые годы организация не обязана.
Срок хранения диспетчерсвкого графика
Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.
По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.
Сроки хранения первичных документов
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 2022 г. N 04-14/24-204)
Режимы и сроки хранения
— товары длительного хранения с ограниченным сроком могут храниться от одного месяца до нескольких лет, но срок их хранения обязательно нормируется. В эту группу входят продовольственные и непродовольственные товары, для которых характерно замедленное протекание процессов, ухудшающих качество. При этом безопасность товаров может утрачиваться (например, прогоркание жиров в маргарине), а может и сохраняться (старение чая, поседение шоколада), если соблюдаются оптимальные показатели климатического режима хранения. В этой группе товаров наиболее распространенными процессами, ограничивающими сроки хранения, являются прогоркание жиров (маргарин, масло коровье, отдельные виды круп, мясо, рыба, косметические кремы и др.), старение (чай), частичная утрата ароматических веществ (кофе, парфюмерные изделия).
Предельные сроки годности – максимально допустимые сроки, в течение которых товар имеет гарантированную безопасность. Они устанавливаются чаще всего на скоропортящиеся товары, на весь период от изготовления их до потребления. Рекомендуется реализовывать за один-два дня до окончания предельного срока, чтобы потребитель мог использовать приобретенный товар до окончания срока годности.
Срок хранения штатного расписания
Этот локальный нормативный акт не должен находиться в общем доступе, а по окончании работы с документом на бумажном носителе его убирают в сейф или запираемый на ключ шкаф. Если документооборот компании организован в электронном виде, то оригинал штатного расписания хранят в компьютере, защищенном паролем от несанкционированного доступа.
Штатное расписание относится к локальным нормативным актам организации и характеризует актуальную структуру персонала, а также оплату труда наемных работников. После утверждения нового документа, предыдущее расписание по штату остается на хранение. Это связано с тем, что кроме общей характеристики структуры персонала, сведения из этого документа могут понадобиться в дальнейшем в ходе судебных разбирательств по трудовым спорам либо при назначении пенсионных выплат бывшим сотрудникам компании. Срок хранения штатного расписания зависит от места составления.
Срок хранения
Место хранения документов организация определяет самостоятельно. Как правило, это специальные помещения либо закрывающиеся шкафы в бухгалтерии. Сохранность бумаг, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер, по иным документам ответственность наступает, в том числе и у руководителя организации.
Организация собственного хранилища документов требует значительных затрат на закупку специального оборудования, наем дополнительного персонала (архивариусов), аренду площадей под архивы, обеспечение безопасности. Поэтому, архивы можно передавать на хранение как частным, так и государственным нотариусам по описи. При этом один экземпляр списка остается у нотариуса, другой экземпляр выдается лицу, сдавшему документы на хранение.
Срок архивного хранения графика выходов
1. Основные правила хранения архивных документов Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив документы.
Рассмотрим некоторые из них: 1. Световой режим. В данном случае в архивном помещении, необходимо правильно расположить освещение.
Как было сказано выше, документы могут храниться разный период времени – от 1 и вплоть до 75 лет. Это зависит от вида документа. 3. Подготовка документов к архивному хранению Любое предприятие или организация должно своевременно и точно в указанный срок передавать документы в архивное отделение, которое может быть создано на предприятии либо же в ведомственный архив. Для того чтобы подготовить документы к передаче, необходимо создать комиссию, которая будет состоять из 3–5 человек. Подготовка документов включает следующие этапы:
ЭПК 788 Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации Пост. ** 789 Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые Пост. 790 Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками Пост. ** 791 Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним Пост. 792 Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков Пост.
После истечения срока действия договора 824 Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами 3 г. 825
Срок хранения бланков — госзадание и план
Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
* Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Срок хранения графика отпусков
Совет, который в любом случае окажется беспроигрышным: всю кадровую документацию ведите согласно требованиям законодательства. Сомневаетесь в необходимости оформления какого-либо документа — оформите его на всякий случай. Ведь законодательство меняется, причём эти изменения могут пройти мимо вашего внимания. Будьте во всеоружии!
Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2022 год. Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:
