Страховой фонд архивных документов
4.10.1.4. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией-изготовителем страховых копий заново.
Страховой фонд документации на объекты повышенного риска — находящаяся в государственной собственности совокупность упорядоченных и надежно хранимых массивов конструкторской, технологической, проектной, нормативной, научной, историко культурной и другой документации, зафиксированной на микрофильмах и… … Словарь черезвычайных ситуаций
Приказ Минобороны РФ от 31 августа 2022 г
План мероприятий по эвакуации и укрытию документов при возникновении чрезвычайных обстоятельств должен быть согласован с соответствующими службами и утвержден начальником, в подчинении которого находится архив. С указанным планом должны быть ознакомлены все сотрудники архива под расписку.
Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.
Для чего нужен страховой фонд архивных документов
В процессе создания фонда каждый документ, обладающий ценностью и уникальностью, проходит процедуру микрофильмирования. Совокупность сделанных таким образом фотокопий документов (обычно это негативы) и является страховым фондом архивных документов, который передаётся на хранение в госархив.
Зачастую утрата важнейшей документации, связанной с ведением бизнеса, приводит к приостановке работы. Что в итоге влечёт за собой крупные финансовые потери. Чтобы этого не произошло и доверие клиентов к вашей компании было высоким, необходимо заблаговременно создать страховой фонд архивных документов.
Создание страхового фонда архивных документов
Обеспечение сохранности части документов, составляющих архив организации — это обязанность учредителей, директоров и собственников организаций любой формы собственности и любого вида хозяйственной деятельности. В первую очередь бережного хранения требуют уставные документы и кадровые — однако и по ряду бумаг и дел, не относящихся к классу постоянного хранения, тоже требуется соблюдать осторожность, оберегая их от порчи и пропажи. Чтобы обеспечить сохранность дел, лучше всего — создать страховой фонд архивных документов, а также хранилище, куда будут помещены копии бумаг.
В большинстве случаев самостоятельное создание и ведение страхового фонда архивных документов не может быть реализовано — препятствия возникают ещё на этапе отбора. Ошибки в выборе документов для копирования и включения в фонд, невозможность подготовить некоторые бумаги к копированию и невозможность обеспечить безопасность страхового фонда — все это сводит активность организации в деле создания резервных страховых копий документов на нет.
Создание страхового фонда архивных документов
Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы.
Создание страхового фонда документов и фонда пользования
Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния копий фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.
Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов, является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов в специальных хранилищах страхового фонда.
Законодательная база Российской Федерации
4.10.4.2. При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально — техническое состояние копий.
4.10.2.1. Страховой копией документа на бумажной основе является негативная микроформа (микрофильм или микрофиша) 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогеносеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Создание страхового архивного фонда
В любом случае, создание страхового архива должно производиться, согласно общепринятым нормам. Выполнение подобной работы обычно поручают сотрудникам соответствующих отделов, но при отсутствии таковых необходимо доверить создание страхового архивного фонда квалифицированным специалистам архивного бюро.
Кроме того, если все архивные дела будут храниться в определенном архивохранилище, то страховой архивный фонд необходимо размещать в другом архивохранилище. То есть, копии обыкновенных деловых бумаг и особо ценной документации нужно хранить отдельно.
Создание страхового фонда архивных документов
Любая организация имеет собственный архив документов, который должен быть надежно защищен от порчи или же утери важной документации. Для обеспечения ее сохранности создается страховой фонд архивных документов, который позволяет эффективно решить данную задачу.
Особое внимание необходимо уделять уставным и кадровым документам, которые имеют определенный срок хранения и могут представлять собой ценность, как в период работы организации, так и после ее закрытия. Однако бережного хранения требуют также и документы, не относящиеся к классу постоянного хранения. Обеспечить должную сохранность документации позволяет грамотное создание страхового фонда, которое представляет собой достаточно сложный процесс, требующий строгого соблюдения установленных правил и этапов создания фонда.
Научная статья по теме СОЗДАНИЕ СТРАХОВОГО ФОНДА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В США История
Второй способ также имеет погрешности. Прежде всего, достаточно трудно прогнозировать обстоятельства, при которых будут исполняться чрезвычайные функции, поскольку люди слишком привыкли пользоваться телефоном, картотеками, консультациями и пр. И еще труднее представить, какие документы станут жизненно важными для выполнения чрезвычайных функций в условиях опасности.
Процесс отбора жизненно важных документов никак не связан с определением научной ценности документов. Многие сохраняемые сегодня документы пока не обладают ценностью, но, без сомнения, будут востребованы в условиях чрезвычайной обстановки. Например, списки или материалы по выплате пенсий теряют ценность по окончании срока денежных выплат. Но эти документы будут жизненно важными для продолжения или восстановления пенсионных выплат в случае возникновения чрезвычайной обстановки или стихийного бедствия.
Справка о работе федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации
В соответствии с п. 5 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2022 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства.
Однако для того, чтобы организовать внедрение электронно-микрографической технологии в практическую деятельность федеральных архивов, необходимо организационно и методически проработать эти вопросы, в том числе определить порядок создания, хранения, учета и использования цифровых копий.
Страховой фонд архивных документов
Руководитель комитета по делам архивов Нижегородской области Борис Пудалов подвел итоги работы комитета за 2022 год в Нижегородском кремле 17 февраля. Об этом сообщает пресс-служба губернатора и правительства Нижегородской области.
Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов
Создание страхового фонда архивных документов
Информирование
руководителей организации может
производиться в форме перечня заголовков
дел или документов по определенной
тематике или по видам с указанием дат
документов и поисковых данных. В
необходимых случаях даются аннотации.
7.5 Организации — держатели оригиналов документов представляют годовые планы работ на утверждение в вышестоящие организации (учреждения) в порядке и в сроки, устанавливаемые этими организациями (учреждениями).
Cоздание страхового архивного фонда
Каждый особенно ценный и несомненно уникальный документ обязательно подлежит страховому копированию (негативы на пленке рулонной или микрофишах), совокупность которых и составляет страховой фонд и архивируется. Цель создания страхового архивного фонда – сохранение ценной информации на случай утраты/повреждения оригиналов. Одновременно создается и так называемый фонд пользования (микрофильмы, микрофиши или же ксерокопии, электронные копии). Регламент формирования обоих фондов определен Архивной службой РФ.
- Архивный фонд предприятия из собственной документации;
- Объединенный – фонд двух и более фондообразователей, связанных исторически либо логически;
- Личный – персональный, семейный – из документов, хранящихся в организации;
- Государственный – включает ценные архивные документы РФ независимо от местонахождения.
Cоздание страхового архивного фонда
В последнее время в архивном деле и документообороте все чаще переходят на электронные носители, то есть, компании и учреждения создают электронные архивы, а вместе с ними выполняется создание страхового архивного фонда для исключения полной потери электронных данных.
Сложность состоит в том, что необходимо перевести документы в электронный вид, то есть отсканировать, и организовать удобную систему для работы с этими документами, а также выполнить создание страхового архивного фонда. Для этого необходимо соответствующее оборудование и программное обеспечение. Можно попытаться сделать это самостоятельно, но лучше всего обратиться в нашу компанию, которая является лучшей в этой области.
Комплексное оснащение лаборатории для создания страхового фонда документов
- Микрофильмирующая камера PS 2022 R2-A0/A1 производства фирмы ProServ GmbH
- Процессор химико-фотографической обработки HT 105/51 BW производства фирмы Hostert Pro GmbH
- Читальный аппарат Indus 4601- 11
- Микроскоп 75х
- Денситометр Х-Rite 301
- Дубликатор Real RB-70
- Сканер Kodak 2400/3000 DSV-E
- (Опционально) Роботизированная оптическая библиотека ЭЛАР НСМ BD 1000 + ПО QstarHSM
- Стартовый комплект расходных материалов на 1 год
(200 тыс. кадров)- Пленка негативная 35 мм х 30 м Kodak Imagelink HQ 1461 – 250 рулонов
- Пленка позитивная 35 мм х 305 м Kodak Duplicating Microfilm 2462
для дуплицирования – 25 рулонов - Химические реактивы – проявитель (концентрат) Kodak – 30 литров
- Химические реактивы – фиксаж (концентрат) Kodak – 35 литров
Для создания электронного фонда пользования в состав Типовой микрофильмирующей лаборатории по созданию СФД добавляется модуль «Создания ЭФП», который позволяет при помощи сканеров микроформ создавать электронные копии СФД для последующего создания электронного фонда пользования. При необходимости в состав комплекса может входить специализированное хранилище электронной информации на основе оптических роботизированных библиотек.
