Справка об отсутствии дел в ведомственном архиве

Раздел 10

Наиболее распространенной формой этой работы в ведомственном архиве является подготовка журнальных и газетных документальных публикаций; в отдельных случаях — документы могут издаваться в виде сборников документов.

10.2.5. Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам СССР — на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Справка об отсутствии дел в ведомственном архиве

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в ведомственный архив не передают. Они хранятся централизованно в организации или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. Дела, выделенные по акту к уничтожению, должны хранится в специально отведенном месте и сдаваться работниками службы делопроизводства организации или ведомственного архива на уничтожение специальным службам. Сдача документов оформляется приемно-сдаточными накладками. Они передаются в ведомственный архив в исключительных случаях по решению руководителя предприятия.

— для документов органов государственной власти и управления краев, областей, автономной области, городов Москвы и С.-Петербурга, районных и городских органов представительной власти и органов управления, а также государственных учреждениях, организаций и предприятий областного, краевого подчинения — 10 лет;

Основные правила работы ведомственных архивов

Помещения хранилищ, не имеющие перегородок от рабочих комнат, изолируются специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в хранилища только с разрешения заведующего ведомственным архивом и в присутствии сотрудника архива.

— графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п.
Оформление описи дел структурного подразделения
4.2.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Законодательная база Российской Федерации

Примечание. При наличии в структурных подразделениях неописанных дел за несколько лет по согласованию с ведомственным архивом на них может составляться одна опись (внутри же дела располагаются по годам их заведения).

В разделах 8 и 9 рассматриваются вопросы учета документов ведомственных архивов и создания научно — справочного аппарата, разработанные на основе принципа преемственности этих видов работ в государственных и ведомственных архивах и унификации учетных форм. Наряду с используемыми в настоящее время учетными формами Правилами вводятся новые учетные формы, обеспечивающие государственный учет документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении, в том числе учет особо ценных документов и страхового фонда их копий. В Правилах излагаются современные требования к научно — справочному аппарату документов ведомственных архивов как комплексу взаимосвязанных архивных справочников, включающих учетные и справочные документы.

Учет документов в ведомственном архиве

За время существования России как самостоятельного государства произошло несколько полных реорганизаций структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

Паспорт ведомственного архива – документ, отражающий состав, количество документов, хранящихся в организации по состоянию на 01. 01. каждого года. Паспорта составляются во всех архивах и содержат итоги учетных данных. В паспорте архива учреждения дается подразделение этих данных для материалов постоянного хранения и материалов по личному составу. Кроме того, указывается объем материалов, находящихся не в архиве, а еще в структурных подразделениях. Паспорт составляется в двух экземплярах – один находится в архиве, второй посылается в архивные органы.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ 9 страница

При этом вместе с документами фонда личного происхождения передается дело фонда, включающее переписку с владельцем, его заявление о приеме документов на хранение, опись, акт описания документов, а также три экземпляра описи фонда, если она составлялась.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица (семьи). Лицо, в деятельности которого образовались документы фонда, называется фондообразователем. Название фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, ученых званий.

Приказ Комитета по управлению архивами от N 93 * — Об УТВЕРЖДЕНИИ ОСНОВНЫХ ПРАВИЛ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ

48. Порядок уничтожения документов с пометкой «Для служебного пользования» определяется приказом председателя Агентства Республики Казахстан по защите государственных секретов от 29 августа 2022 года N 8 «Об утверждении Правил учета, использования и хранения документов, дел и изданий ограниченного распространения» (регистрационный N 1248).

32. в опись дел постоянного хранения включаются заголовки дел, отнесенных к составу Национального архивного фонда, в том числе личных дел руководителей организаций республиканского, областного уровней, организаций городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан, а также документов, имеющих в номенклатуре дел организации отметку «ЭПК».

Подготовка документов к сдаче в архив

Опись дел кадровой службы составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а другой — остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе. Третий экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания ЭК (ЦЭК), на котором она была рассмотрена и одобрена

Депозитарное хранение. Архивные документы организаций (в т.ч. общественных объединений со дня их регистрации), действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, относятся к частной собственности.

Примерное положение об объединенном ведомственном архиве

Размер отчислений каждого учреждения — источника комплектования определяется на основании средней цены хранения и использования одного дела и общего количества переданных учреждением в архив документов.

• 1.6. Объединенный архив, являющийся самостоятельным учреждением, имеет круглую печать и штамп с обозначением наименования архива.
• 1.7. Реорганизация и ликвидация объединенного ведомственного архива производится ведущим (головным) учреждением в установленном порядке.
• 1.8. Положение об объединенном ведомственном архиве согласовывается с соответствующим учреждением Государственной архивной службы Беларуси.
• 2. Основные задачи архива
• 2.1. Основными задачами объединенного архива являются:
• 2.1.1. Комплектование архива документами, относящимися к его профилю.
• 2.1.2. Обеспечение сохранности и учета документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, документов долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, находящихся в архиве, а также в организациях — источниках его комплектования.
• 2.1.3. Создание и совершенствование системы научносправочного аппарата к документам архива.
• 2.1.4. Организация использования документов.
• 2.1.5. Подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение с соблюдением правил и требований Государственной архивной службы Республики Беларусь.
• 2.1.6. Методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и в организациях — источниках комплектования объединенного архива и работой архивов учреждений отраслевой системы.
• 2.1.7. Разработка, развитие и внедрение прогрессивных методов работы с документами, относящимися к профилю архива, на базе общеотраслевых нормативов, подготовка и проведение мероприятий по повышению квалификации работников организаций, передающих документы в объединенный архив.
• 3. Функции архива
• 3.1. Объединенный архив в соответствии с порученными ему задачами осуществляет следующие основные функции:

• 3.1.1. Составляет и ведет список организаций — источников комплектования архива, представляет его на согласование в соответствующее учреждение Государственной архивной службы Беларуси.
• 3.1.2. На основе графиков и заключенных договоров осуществляет прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения из структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организации — источников комплектования объединенного архива не позднее чем через 2 года после завершения их делопроизводством.
• 3.1.3. Обеспечивает сохранность документов, сконцентрированных в архиве, регулярно проводит проверки наличия и состояния дел.
• 3.1.4. Ведет учет хранящихся в архиве документов, представляет в соответствующее учреждение государственной архивной службы согласно установленным формам статистические сведения о документах архива.
• 3.1.5. Оказывает методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов в ведущем (головном) учреждении и организациях — источниках комплектования архива; на основе договоров, заключаемых с этими организациями, проводит упорядочение образовавшихся в их деятельности документов.
• 3.1.6. Составляет и представляет на рассмотрение ЦЭК — ЭК ведущего (головного) учреждения и ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы сводные годовые разделы описей, а также описи документов по личному составу.
• 3.1.7. Утверждает в соответствующем государственном архиве графики представления описей дел на рассмотрение ЭПК государственного архива и передачи документов на государственное хранение.
• 3.1.8. Разрабатывает нормативно-методические пособия по работе с профильными архиву документами, принимает участие совместно с делопроизводственными службами в подготовке нормативных документов по делопроизводству, а также в осуществлении контроля за правильностью формирования, оформления и состояния хранения дел в делопроизводстве структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организаций — источников комплектования архива.
• 3.1.9. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в объединенном архиве делам и документам (описи, каталоги, указатели и т.п.) на уровне требований, обеспечивающих его преемственность с научносправочным аппаратом к фондам государственных архивов.
• 3.1.10. Передает в установленном порядке на государственное хранение документы Национального архивного фонда Республики Беларусь и научно-справочный аппарат к ним.
• 3.1.11. Организует использование документов:
  • — информирует руководство и работников учреждения, при котором действует объединенный архив, работников организаций — источников комплектования архива, а также другие заинтересованные учреждения о составе и содержании фондов объединенного архива; по поступающим запросам выявляет и подбирает документы, готовит по ним соответствующие информации;
  • — выдает документы во временное пользование;
  • — исполняет запросы учреждений, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, консультирует учреждения и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;
  • — предоставляет документы для изучения исследователям, ведет учет эффективности использования документов, хранящихся в архиве;
  • — осуществляет совместно с учреждениями государственной архивной службы подготовку документальных выставок и публикаций по документам, хранящимся в архиве.
• 3.1.12. Участвует в организации и проведении совещаний, семинаров и других мероприятий по обмену опытом и повышению квалификации работников ведущего (головного) учреждения, организаций — источников комплектования архива, архивов других учреждений ведомственной (отраслевой) системы по вопросам архивного дела и делопроизводства.
• 4. Состав документов архива
• 4.1. В состав объединенного архива входят:
• 4.1.1. Законченные делопроизводством:
  • — документы постоянного срока хранения, создаваемые в деятельности структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организаций — источников комплектования архива, имеющие народнохозяйственное, научное, социальнокультурное или историческое значение;
  • — документы долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые для использования в практической деятельности организаций и предприятий.

• 4.1.2. Документы ликвидированных организаций и органи- заций-предшественников системы ведущего (головного) учреждения при отсутствии у них правопреемников.
• 4.1.3. Документы по личному составу.
• 4.1.4. Микрофотокопии и другие копии документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.
• 4.2. Объединенный ведомственный архив хранит также:
• 4.2.1. Документы общественных организаций.
• 4.2.2. Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание фондов объединенного архива (описи, картотеки, каталоги, указатели, путеводители, обзоры, исторические справки и др.), а также соответствующие учетные документы (книги учета поступления и выбытия дел, списки фондов, листы фондов, дела фондов).
• 4.2.3. Служебные ведомственные издания, дополняющие документы архива.
• 5. Права архива
• 5.1. Для выполнения указанных выше задач объединенному архиву предоставляется право:
• 5.1.1. Требовать от руководителей структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организаций — источников комплектования архива соблюдения установленных правил работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; осуществлять контроль за сохранностью и организацией работы с документами в профильных архиву учреждениях ведомственной (отраслевой) системы.
• 5.1.2. Заключать договоры с учреждениями и организациями о централизованном хранении, использовании и упорядочении документов; разрабатывать с участием учреждений государственной архивной службы перечень платных услуг и прейскурант на выполняемые архивом работы и услуги.
• 5.1.3. Давать соответствующим структурным подразделениям ведущего (головного) учреждения, организациям — источникам комплектования архива, другим учреждениям ведомственной (отраслевой) системы рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива.
• 5.1.4. Запрашивать от структурных подразделений ведущего (головного) учреждения и организаций — источников комплектования архива сведения, необходимые для работы архива.
• 5.1.5. Привлекать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов, работающих в ведущем (головном) учреждении, организациях — источниках комплектования архива и других учреждениях отрасли (ведомственной системы).
• 5.1.6. Информировать руководителей ведущего (головного) учреждения и организаций — источников комплектования архива, их экспертные службы о состоянии архивного дела и вносить предложения по его совершенствованию.
• 5.1.7. Создавать при объединенном архиве советы и комиссии содействия архивному делу на общественных началах.
• 6. Руководство архива
• 6.1. Объединенный архив возглавляет имеющий высшее или среднее специальное образование, а также стаж практической работы в архивах заведующий (директор), назначаемый и освобождаемый руководителем ведущего (головного) учреждения.