Что входит в документы по личному составу 2022 года

Документы для личного дела работника и его формирование

• первичное заведение личного дела;
• внесение в него новых записей и документов;
• изъятие документов временного хранения с истекшим сроком или уже недействительных;
• при необходимости заверение копий;
• внутренняя опись входящих в дело документов;
• плановая проверка состояния личных дел;
• ежегодное ознакомление сотрудника с личным делом под его роспись;
• хранение дел;
• помещение неактуальных дел в архив.

1. Регистрация. В крупных организациях для учета личных дел заводится специальный журнал или книга. Каждое новое дело вносится в нее под определенным номером (шифром), эта же последовательность цифр проставляется на самой папке с делом. Также в журнале может содержаться такая информация о личном деле:
   • ФИО работника;
   • дата заведения;
   • дата закрытия;
   • дата передачи в архив.
2. Корректировка. Нужна, если в процессе занятости у работника произошли значимые изменения персональных данных: изменилось место жительства, социальный статус вследствие брака или развода, перемена фамилии и т.д. Изменения вносятся на основании приложений соответствующих документальных подтверждений (копии свидетельства о браке, от рождении и пр.). На внесение изменений имеет право только ответственный сотрудник, назначаемый специальным приказом, или другой, официально уполномоченный его заменить.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2022 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2022 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Если сторонняя организация намерена получить папку для просмотра, она должна подать официальный запрос. Передачу осуществить можно после получения резолюции руководителя и с составлением акта в двух экземплярах.

Кроме того, их хранение нарушает нормы Федерального закона № 152-ФЗ от 27.07.2022. За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ. И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Опись дел по личному составу

Опись может составляться в структурном либо хронологическом порядке. В каждом конкретном подразделении существуют свои правила распределения документации в описи. Важным моментом является то, что правила деятельности архивов позволяют вносить изменения в описи заголовков дел, если они обнаружились дополнительно. В таких ситуациях номера документов отображаются с помощью литер или они вносятся в самый конец раздела за конкретный год.

Кадровая служба или бухгалтерия любого предприятия обязана вести учет кадров. Поэтому необходимо составлять опись дел по личному составу. Данная опись представляет собой документ, который содержит список всей документации по личным делам работников компании, имеющийся в архиве. В этом документе обязательно следует отображать такую информацию:

Личное дело работника

Что включить в личное дело сотрудника, какие документы должны быть в нем, законом не определено. Исключение сделано только для государственных служащих. На них дела заводят в обязательном порядке, включая в папки соответствующие документы, персданные, ряд иных сведений о поступлении на госслужбу, ее прохождении, прекращении. Это необходимо для обеспечения деятельности госоргана с учетом ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе.

• внутренняя опись всех документов дела;
• личный листок по проведению учета кадров;
• анкета;
• дополнение к личному листку по ведению учета кадров;
• автобиография сотрудника;
• составленное заявление о приеме на должность;
• должностная инструкция сотрудника;
• полученные характеристики и предоставленные рекомендательные письма;
• личные заявления, подаваемые сотрудником;
• трудовой договор (ТД) и оформленные дополнительные соглашения к нему;
• копии всех приказов по личному составу в отношении конкретного специалиста;
• аттестационные листы;
• результаты пройденных медосмотров;
• отзывы должностных лиц о специалисте;
• лист-заверитель дела.

Состав личного дела работника

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Также можно включить сюда сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении, а также подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, можно хранить:

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. Поэтому в ЛД попадают и те и другие. Следует помнить, что копия паспорта в личном деле работника, а также все аналогичные копии обязательно должны быть заверены в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Все документы, которые входят в состав личного дела, условно можно поделить на:

Личное дело сотрудника

Если в состав вносятся документы (приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под ней с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за . год (ы)». Даты могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Все бумаги помещают в скоросшиватель, на обложке которого проставляют присвоенный порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета. После увольнения оно изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Виды документов входящих в состав личных дел закон

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)

Приказ о командировке — один из основных документов, оформляемых перед началом процедуры отправки сотрудников в другую местность или компанию для выполнения поручений работодателя. Он включает следующую необходимую информацию:

• обработка первично поступившей информации о факте нарушения трудовой дисциплины;
• получение от работника объяснений в письменной форме;
• изучение обстоятельств и условий произошедшего нарушения трудовой дисциплины;
• объективная оценка полученной информации;
• вынесение мотивированного решения по виду и форме наказания работника.

Перечень документов в личном деле учащегося

Личное дело учащегося — список документов, который в обязательном порядке составляют, оформляют, пополняют и хранят в образовательном учреждении на протяжении всего периода обучения ребенка. Полномочия ОУ в отношении личных дел учеников регламентированы приказом Минобрнауки РФ, определяющим порядок приема граждан на обучение. К ведению и формированию личной документации школьника должно соответствовать нормам организации документооборота:

• личные дела учащихся ведутся с момента приема ребенка в школу до непосредственного выпуска (перевода) из образовательного учреждения;
• принципы ведения, изменения и хранения регламентированы Положением о ведении личных дел учащихся — школьным локальным актом;
• уполномоченные работники школы (классные руководители, секретарь учебной части и директор) несут ответственность за сохранность бумаг, неразглашение информации личных дел.

МРОТ в 2022 году

Министерство труда в своих сообщениях детально объясняет, как привести заработную плату сотрудников в соответствие с законом после увеличения МРОТ в текущем году. На этот случай имеется два основных способа: повысить совокупный заработок, прописанный трудовыми соглашениями, либо применить компенсационную доплату до минимального значения.

Для увеличения заработной платы работодатель выпускает приказ об изменениях в штатном расписании или создании нового, который директор должен подтвердить подписью. Трудовое соглашение может корректироваться и дополняться с сотрудниками. Оно вступает в силу с 01.01.19 года.

Порядок ведения личных дел в 2022 году

Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2022.

Следует помнить, что все листы документов, подшитых в дело, необходимо пронумеровать. При этом внутренняя опись имеет собственную нумерацию, количество ее листов при передаче папки с делом на архивное хранение указывается в листе-заверителе.

Что входит в ежемесячную оплату за содержание жилья

Все тарифы и пункты на содержание дома согласовываются с собственниками жилых и нежилых помещений. На практике управляющая компания может действовать незаконно, включая дополнительные пункты и завышая тарифы. Чтобы этого избежать, необходимо отслеживать ситуацию. К основным услугам относятся следующие:

• Ремонтные работы, поддерживающие хорошее состояние стоков и крыши;
• Ремонт оконных и дверных блоков в подъездах и на этажах, за исключением личных квартир;
• Проверка фасада и исправление дефектов, если они появляются;
• Поддержание в надлежащем состоянии заборов и оград, перил, подъездных козырьков;
• Уход за растениями, растущими рядом с домом;
• Окрашивание всех конструкций на территории, вывоз старой древесины и листьев, вывоз снега и льда;
• Спилка деревьев, если они несут угрозу людям, дому и общей собственности;
• Ремонт детских площадок и проверка их безопасности;
• Регулярная мойка подъездов;
• Уборка, контроль за наполняемостью мусорных контейнеров;
• Телефонная поддержка жильцов на случай аварийной ситуации;
• Технические работы и проверка систем, отвечающих за водоснабжение, канализацию, снабжение теплом и электричеством;
• Ремонт технических помещений и устройств.

Виды документов входящих в состав личных дел закон

Личная карточка: как правильно оформить? Унифицированная личная карточка сотрудника является обязательной для всех фирм, независимо от формы собственности. Она является базовым документом, предназначенным для учета работников организации. Личная карточка содержит все основные сведения о работнике. Заполняют ее обычно от руки, но допустимо первичные сведения внести с помощью техники.
Ведется личная карточка все время работы сотрудника в организации. При заполнении раздела допускается распечатать и вклеить вкладыш.

Однако обязательное использование стандартизованных бланков предписывается только государственным структурам и бюджетным организациям. Предприятия с иной формой собственности могут не придерживаться этих правил.

Личное дело сотрудника

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.