СЭД с поддержкой ЭЦП: в чем выгоды
Принятие федерального закона “Об электронно-цифровой подписи” стало точкой отсчета для введения в оборот термина “юридически значимый электронный документооборот”. Сейчас этот термин трактуется весьма широко, что часто вызывает недоразумения во взаимоотношениях заказчиков и разработчиков СЭД. Чтобы лучше понять этот термин, необходимо развеять некоторые заблуждения, касающиеся применения ЭЦП в СЭД и обеспечения юридической значимости документа: по сути электронный документ без ЭЦП существовать не может. Если ЭЦП не применяется, то можно говорить лишь об электронном образе документа и не более того. Никакие графические образы подписи на документе (например, отсканированный бумажный оригинал) не могут рассматриваться как аналог собственноручной подписи. Более того, подобная практика вредна, поскольку создает иллюзию защищенности системы и ее участников;
факт. Если при возникновении конфликтной ситуации существует электронный документ, подписанный ЭЦП, то на его основе можно провести расследование внутри организации, а при необходимости — и с привлечением третьей стороны (например, в арбитражном суде). СЭД, не предусматривающие ЭЦП, такой возможности не предоставляют.
Лазер Вирта
Развитие текстового документирования протекало в направлении передачи письменными знаками все более и более мелких элементов языка, что позволяло обходиться все меньшим количеством разных знаков. При этом письменные знаки теряли свой первоначальный изобразительный характер. Развитие письма было обусловлено возраставшими общественными потребностями, а также необходимостью более точной передачи человеческой речи.
Последний этап развития письма это буквенно-звуковой тип письма, в котором отдельный знак обозначает отдельный звук. Таким образом, теперь письменность стала абсолютно полностью и четко передавать произношение. Этот тип письма очень удобен в употреблении, так как состоит из 20-40 знаков, с помощью которых можно отображать грамматические формы языка, взаимосвязь слов и любые собственные имена.
Документ (документированная информация)- зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать
Cотрудничать с предприятием могут предприятия-поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия-партнеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между ними заключаются договоры и соглашения.
- обработка документов, поступающих на предприятие, в организацию или учреждение;
- рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения;
- движение документов внутри предприятия, организации или учреждения;
- обработка отправляемых адресату или на хранение документов.
Лекция 7 Электронный документооборот
24 24 Закрытый ключ электронной цифровой подписи – уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи. Закон об ЭЦП
18 18 Гл. II «Условия использования ЭЦП» закрепляет: условия, при соблюдении которых признается равнозначность ЭЦП и собственноручной подписи; принципы использования ЭЦП; содержание и порядок хранения сертификата ключа подписи — документа, позволяющего подтверждать подлинность ЭЦП и ее принадлежность конкретному лицу. Структура Закона об ЭЦП
Электронный документ это документ подготовленный с использованием системы электронного документооборота зафиксированный на материальном носителе в виде объекта сэд и снабженный реквизитами с помощью которых можно идентифицировать место время создания и автора документа
Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Каждый документ имеет свой жизненный цикл, состоящий из нескольких этапов.
Обе программы также помогут упорядочить хранение файлов, вам больше не придётся разыскивать файл с договором или с письмом от нужного клиента, регистрируйте их во внутренних документах и они всегда будут под рукой.
Требования к организации и процессу выполнения работ по модернизации информационной системы электронного документооборота на платформе
Настоящий документ является Техническим заданием на модернизацию информационной системы электронного документооборота на платформе IBM Domino (ИС Логика ЕСМ СЭД) ООО «РН-Бурение» и определяет цели модернизации Системы, требования к архитектуре, программному обеспечению и функциональные требования к Системе.
Для внесения изменений или дополнений в Техническое задание на последующих стадиях модернизации Системы выпускаются дополнения к нему. Согласование и утверждение дополнений к Техническому заданию проводят в том же порядке, который установлен для Технического задания.
Электронные системы управления Синергия
Стандартизация — это.
утверждение компетентным органом приказа по организации взаимодействия между подразделениями.
процесс установления и применения стандартов. под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.
процесс установления соглашений по оформлению документов
Система . представляет собой федеральную государственную информационную систему, включающую информационные базы данных, программные и технические средства, электронные сервисы, сведения об истории движения документов в системе
МЭВ
СЭД
ДОУ
КИС
Электронно-цифровая подпись в СЭД: что нужно знать
Регламент. Для обеспечения юридической значимости электронных документов в организации должен быть разработан и утвержден регламент применения ЭЦП. Разработку регламента следует поручить квалифицированным специалистам и привлечь (в качестве консультантов) юристов. При этом необходимо доработать внутреннюю нормативно-правовую базу компании, с тем чтобы регламент не противоречил другим нормативным актам. Для органов государственной власти кроме перечисленного требуется, чтобы средства ЭЦП и удостоверяющий центр были сертифицированы в установленном законом порядке.
Из практики внедрения СЭД следует отметить, что наиболее остро встает вопрос организации развертывания службы штампов времени, состоящей из двух частей: сервера штампов времени и доверенного источника времени. Конкретная реализация службы зависит от потребности организации в длительном хранении электронных документов, подписанных ЭЦП. Как правило, сервер штампов времени, с которым необходима периодическая синхронизация, является внешним по отношению к организации и, таким образом, становится «точкой отказа». Необходимо проработать вопрос обеспечения доступа к резервному серверу доверенного времени. На данный момент вопрос с доверенным источником времени на уровне государства никак не решен.
Электронный документ это документ подготовленный с использованием системы электронного документооборота зафиксированный на материальном носителе в виде объекта сэд и снабженный реквизитами с помощью которых можно идентифицировать место время создания и автора документа
Добровольная сертификация — это процедура подтверждения соответствия продукции, процессов производства, работ и услуг требованиям Национальных стандартов, стандартов организаций, систем добровольной сертификации и условиям договоров.
Прибыль — конечный финансовый результат производственнохозяйственной деятельности предприятия, показатель эффективности, источник средств для инвестиций, формирования фондов и выполнения обязательных платежей.
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ
Исходящие документы могут быть подготовлены сотрудником организации и автоматически направлены определенным в документе должностным лицам на согласование. Согласующие могут согласовать документ или, в обоснованных случаях, отклонить. Отклоненный документ возвращается автору на доработку, а согласованный всеми согласующими направляется руководителю на подпись. Руководитель может вернуть документ автору на доработку, дополнительно направить на согласование или подписать его. После подписания документ направляется в канцелярию, где регистрируется и отправляется адресату.
Создание внутренних документов в учреждении может быть инициировано любым сотрудником, а его согласование четко регламентируется в инструкции по делопроизводству. В случае, когда этап согласования опускается по инициативе исполнителя, документ передается непосредственно на подпись руководителю.
Организация электронного документооборота
Однако правовые аспекты электронного документооборота ставят препятствия его внедрению и развитию. Для электронного документа не существует понятия копии или оригинала. Простота копирования создает большие угрозы для секретной, конфиденциальной информации, ее несанкционированное распространение практически ничем не сдерживается. В этом случае, электронный документ может получить статус полноценного, если будет заверен электронной цифровой подписью (ЭЦП).
— Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение.
Основы делопроизводства
Формы организации делопроизводства. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: цель, порядок применения и ведения. Форма гражданских договорных отношений. Сроки выдачи копий документов. Общественное значение делопроизводства.
Виды документов в Древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности. Приказное и коллежское делопроизводство. Система министерства, принцип единоначалия, управленческий документ. Состояние делопроизводства в период 40-х-90-х годов.
Электронный документ это документ подготовленный с использованием системы электронного документооборота зафиксированный на материальном носителе в виде объекта сэд и снабженный реквизитами с помощью которых можно идентифицировать место время создания и автора документа
все входящие и исходящие документы за определенный период времени все внутренние документы и все копии за определенный период времени:
все входящие и исходящие документы за определенный период времени
+все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени
для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом
+в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие
Примеры реализации систем электронного документооборота
Регистрационная карточка – заводится на каждый документ (бумажный или электронный), который требуется ввести в систему. Регистрационная карточка документа содержит атрибуты, характеризующие документ и служащие для поиска документов. Атрибуты регистрационной карточки, как правило, совпадают с реквизитами документа.
Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).
Правовые основы использования электронно цифровой подписи в Республики Беларусь
информационных систем. Внедрение передовых технологий таможенного оформления — это приоритетное направление деятельности таможенных органов Беларуси. Для этого уже предприняты некоторые необходимые кардинальные модернизации информационной системы ГТК и техническое переоснащение таможенных органов, но этого еще не достаточно, чтобы достичь мирового уровня. Одним из направлений совершенствования работы таможенных
органов является полный переход от бумажного документооборота к электронному. Электронный документ — это документ, подготовленный с использованием системы электронного документооборота, зафиксированный на материальном носителе в виде объекта системы электронного документооборота (СЭД) и снабженный реквизитами, с помощью которых можно идентифицировать место, время создания и автора документа. Одним из таких реквизитов
