Кадровый электронный документооборот
В дальнейшем, при предъявлении такого документа представителям органов государственного контроля (надзора) и муниципального контроля, а тем более в случае разрешения возникающих хозяйственных и трудовых споров в судебном порядке, абсолютно несостоятельно будет звучать аргумент: «А у нас так в программе заложено, мы не можем иначе составлять (оформлять) данный документ, программа не будет работать». Особенно часто такие «аргументы» приводят работники кадровых служб, ссылаясь на ту или иную программу автоматизированной обработки кадровой документации.
При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. 9. Отдельные документы, оформляемые в кадровой службе, требуют удостоверения их содержания печатью организации (или печатью отдела кадров), например: справка с места работы, выписка из трудовой книжки, копия приказа по личному составу (ст. 62 ТК РФ). Оттиск печати должен захватывать часть слова, обозначающего должность лица, подписавшего документ.
10. Для своевременного и правильного выполнения всех процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых документов и перехода к автоматизированым технологиям обработки кадровой документации представляется целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и процессы работы с ними за счет создания комплекса нормативных актов по кадровому делопроизводству.
Электронная система документооборота
Судебная практика. Пример отмены судебного акта и направления дела на новое рассмотрение в связи с отсутствием доказательств в виде заявления работника, табеля учета рабочего времени, графика работы, доказательств ознакомления работников с графиком
— Риск привлечения к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (срок хранения графика отпусков в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2022 N 558 — 1 год).
Организация электронного документооборота кадровых служб
Для организации обмена информацией в локальной электронной сети как программисты, так и специалисты по цифровым технологиям рекомендуют базы программного обеспечения (ПО) и операционных систем (ОС) Windows или Linux с адаптированной к ним СУБД и подсистемой управления процессом «АСУ-кадры». Отметим, что, несмотря на достаточно большой набор нестандартных дополнительных функций, программа «АСУ-кадры» использует только стандартные операторы и конструкции. Это обеспечивает возможность легкого переноса программы на другой SQL-сервер. Такими наиболее распространенными комплексами являются, например, СУБД Oracle v. 7.3, 9i под ОС SCO OpenServer и Red Hat Linux для разработки и внедрения ПО контура «Трудовые ресурсы» (АСУ «Кадры», «Зарплата», «Налоги», «ПФР» и т.п.). Подобные комплексы позволяют также подготовить данные для отчетов организации перед территориальными службами статистики, налогообложения и пенсионного накопления и производят дополнительную поддержку интерфейсов с модулем HR ИИС SAP R/3, используемым для расчета зарплаты. Более того, с подобными модулями возможна подготовка персональных данных работников, начислений и удержаний по зарплате с последующей загрузкой сведений как в ИС «SAP R/3», «Галактика», «1С», так и в хранилище информации о зарплате и персонале.
Работа отдела кадров любого бюджетного учреждения связана с накоплением большого количества личных данных персонала и необходимостью их архивного хранения. Традиционно информация хранится на бумажных носителях. При этом трудно осуществить быстрый отбор нужных данных при приеме на работу, увольнении, уходе сотрудника в отпуск, переходе на другую должность, зачислении в резерв и т.п. Немаловажен вопрос надежности хранения и конфиденциальности личных данных, учитывая, что нередко штат отдела кадров довольно велик. Исходя из требований гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (ст. 85-90) доступ к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Доступ, как правило, должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по бюджетному учреждению лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников.
Тем не менее, к отдельным позициям персональных данных должны иметь доступ все работники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием «АСУ-кадры» и АРМ. Для этого на каждом или отдельно выделенном рабочем месте нужно оборудовать АРМ кадровика, учитывая рекомендации специалистов . Законодательство этот вид правоотношений работника и работодателя в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или индивидуальных соглашениях.
Квалификационный справочник рекомендует учитывать ряд квалификационных требований по должности начальника отдела кадров. В частности, в его обязанности входит внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированной системы «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест (далее — АРМ) работников кадровых служб, создание банка данных о персонале предприятия, его своевременное пополнение, оперативное предоставление необходимой информации пользователям. В свою очередь, в требованиях к знаниям указано, что начальник отдела кадров должен знать порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия и представлять себе возможности использования современных информационных технологий в работе службы.
Цифровая кадровая документация
К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.
Но для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством РФ, по почте заказным письмом с уведомлением. Также при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа. Что можно, а что нельзя Выше мы рассмотрели основные документы участников трудовых отношений.
По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать. Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью. Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:
В России должен появиться электронный кадровый документооборот
В этом же направлении работает и Минэкономразвития РФ. В рамках проекта «Цифровая экономика РФ», который был утвержден 28 июля 2022 года, в числе краткосрочных мер озвучен отказ от бумажных трудовых книжек. По мнению заместителя министра Саввы Шипова, возможность дистанционно заключать трудовые договоры и отказаться от трудовых книжек повысит трудовую мобильность населения. По предварительным оценкам, отказ от бумажных трудовых произойдет уже до конца текущего года.
Обсуждение этой инициативы шло более двух лет. Предложения упростить кадровый учет, внедрив систему электронного документооборота, неоднократно звучали на различных экономических форумах и конференциях. На совещании у Любови Ельцовой представители социального партнерства, бизнеса и органов власти обсудили трудозатраты, которые несут организации, используя бумажные формы документов, и озвучили возможную экономию времени и средств при переходе на систему ЭДО.
Кадровый электронный документооборот
— обеспечить утверждение руководителем оператора документа, определяющего перечень лиц, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения ими служебных (трудовых) обязанностей;
Имеется высокий уровень рисков из-за отсутствия у судов практики рассмотрения трудовых споров при использовании электронного документооборота в трудовых взаимоотношениях и незначительного количества экспертов, которые могут участвовать в судебном процессе по вопросам кадрового электронного документооборота.
Кадровые документы в системе электронного документооборота
Состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя (как юридического лица — организации, так и физического лица — индивидуального предпринимателя), установлен статьями Трудового кодекса Российской федерации (ТК РФ):
9. Отдельные документы, оформляемые в кадровой службе, требуют удостоверения их содержания печатью организации (или печатью отдела кадров), например:справка с места работы, выписка из трудовой книжки, копия приказа по личному составу (ст. 62 ТК РФ).
Минтруд готовит очередной эксперимент по электронному документообороту
работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении. Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей. Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.
Так что Минтруд решил законопроект об электронной трудовой книжке продвигать уже сейчас, чтобы в 2022 году внедрить веб-документ в отечественных компаниях. Как сообщают чиновники, инициатива готова, и она предполагает, что (цитата из информации Минтруда от 19.10.2022):
Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот
Нельзя не отметить, что всего, согласно сопроводительным материалам к Законопроекту № 1, его принятие потребует внесения изменений в более 100 нормативных актов (как законов, так и подзаконных актов), содержащих положения о трудовых отношениях и трудовом стаже, а также упоминание о сведениях о трудовой деятельности. Проекты необходимых для реализации законопроекта подзаконных актов или хотя бы их концепции должны быть готовы к моменту внесения Законопроекта № 1 в Госдуму, иначе палаты Федерального Собрания РФ просто не примут документ, отметила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Людмила Бокова. Кроме того, по ее мнению, к этому моменту нужно просчитать всю экономику процесса перехода на электронные трудовые книжки и исходя из полученных результатов устанавливать переходный период.
Эксперты АНО «Цифровая экономика» также считают использование системы персонифицированного учета ПФР наиболее оптимальным вариантом перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работников. «Почти все работодатели имеют налаженные каналы связи с ПФР, – пояснила член рабочей группы – разработчика альтернативного законопроекта (далее – Законопроект № 2), вице-президент ПАО Сбербанк Анна Попова. – К тому же при начислении пенсий используется информация не из трудовых книжек, а из данной системы ПФР». В то же время авторы Законопроекта № 2 считают установление длительного переходного периода, предлагаемого Минтрудом России, не только не обоснованным, но и обременительным для работодателей, так как, помимо одновременного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и бумажных трудовых книжек, им предстоит предусмотреть систему учета заявлений сотрудников об отказе от традиционных трудовых. В связи с этим проект предусматривает полный единовременный на территории всей страны отказ от бумажных трудовых книжек с 1 января 2022 года. Предполагается, что с этой даты они станут документами личного хранения.
ВНИИ ТРУДА МИНТРУДА РОССИИ
В состав группы вошли представители Минтруда России и Федеральной службы по труду и занятости, Минфина РФ, Министерства связи и массовых коммуникаций РФ, Пенсионного фонда России, Фонда социального страхования РФ, Федерации независимых профсоюзов России, Российского союза промышленников и предпринимателей, Общероссийской общественной организации «Деловая Россия», Общероссийской общественной организации малого и среднего предпринимательства «ОПОРА РОССИИ», Общероссийского отраслевого объединения работодателей железнодорожного транспорта, а также представители бизнеса — ОАО «Сбербанк России», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «МТС», Объединенной химической компании «Уралхим» и др.
В целях выработки предложений законодательного характера, предусматривающих переход на оформление документов, связанных с трудовыми отношениями, в электронной форме, приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации № 648 от 29 августа 2022 г. была создана рабочая группа по реализации проекта «Электронный кадровый документооборот», соруководителями которой являются заместители Министра труда и социальной защиты Российской Федерации Ельцова Л.Ю. и Пудов А.Н.
Кадровое делопроизводство электронный документооборот
Согласно ст. 8 ТК РФ работодатели (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
Состав кадровой документации: виды и разновидности документов Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы.
Данная группа документов очень своеобразна по своему составу, т. к. объединяет отдельные виды документов, входящие в разные унифицированные системы документации, например: из организационно-распорядительной документации сюда вошли положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, приказы, протоколы, служебные записки, заявления, справки и др.; из первичной учетной документации по учету труда и его оплаты — штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, личная карточка работника, график отпусков и др. Кадровая документация может быть классифицирована по различным основаниям.
Организация электронного документооборота (ведение кадрового и бухучета, составление первичных форм учетной документации)
Стимулирует внедрение электронного документооборота и интеграция с зарубежными партнерами. (В большинстве стран Западной Европы практически отсутствуют бумажные счета за товары и услуги, они заменяются электронными).
Уже существуют необходимые технологии и законодательство, регулирующее ЭД в этой сфере. Каждый субъект права (а это в конечном счете – всегда физическое лицо) должен оперативно и недорого получить свой электронный цифровой датчик, с помощью которого он сможет ставить электронную подпись. Теоретически любой человек уже сейчас имеет возможность получить свой электронный идентификатор. Но создание, хранение, обновление и аутентификация этой подписи потребует определенных затрат. Другая сложность: далеко не все подзаконные акты предусматривают электронное делопроизводство. Во многих ситуациях требуется физическая подпись и бумажный документ. Это сводит на нет все усилия по созданию ЭД. Например, уже больше года законодатели пытаются вывести в электронный вид документооборот по НДС. Это шаг вперед, который упрощает учет, проверку. Но если счета-фактуры передаются по электронным каналам, компаниям все равно приходится перевозить бумажные акты, накладные, без которых налоговые органы не принимают электронные документы.
Переход на электронный документооборот в работе с кадровыми документами
В общем, оправдания, привычка и некорректное взаимодействие внутри компании и с государственными контролирующими органами. Если все эти слова Вам близки и Вы можете еще накидать немало разных аргументов, то предлагаю дальше не читать. Мой материал для других работодателей.
Естественно, так как задачу доказательства того, что работник был ознакомлен с указанными документами, необходимо все-таки решать, чтобы работодатель не потерял право требовать от работника соблюдения положений данных актов и привлекать, при необходимости, к дисциплинарным взысканиям, работодателю необходимо будет принять организационно-технические меры для использования электронной подписи. В том числе установить порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечить целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью.
Электронный кадровый документооборот: все про эксперимент
— Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапной и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.
— проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами;
Кадровый электронный документооборот
Заявление на отпуск может быть оформлено в электронном виде, но в случае неисправности СЭДО возникает риск непредоставления отпуска по графику, увольнения за прогул с возникновением трудового спора, а также привлечения к уголовной ответственности должностных лиц организации при неначислении и невыплате «отпускных».
7. Приказ ФАПСИ № 152 «Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну».
Кадровый электронный документооборот
В случае трудовых споров или судебных разбирательств доказательную силу будет иметь только документ, подписанный специальной ЭЦП, выданной удостоверяющим центром. Следовательно, простая ЭЦП может применяться для документов, не имеющих особой юридической значимости и с малым сроком хранения.
Существует несколько видов ЭЦП: простая ЭЦП, которая формируется на основании данных пары логин – пароль, и специальная ЭЦП, которая выдается уполномоченным удостоверяющим центром в виде файла или набора файлов, имеет ограниченный срок действия и требует для ее использования установки специальных программных средств.
