Расчеты С Подотчетными Лицами И Онлайн Чеки С 1072022

Какие чеки приложить к авансовому отчету

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2022 (ред. от 29.08.2022). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.

  • наименование организации и ИНН;
  • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
  • должность и Ф. И. О. кассира (продавца), выбившего ФКЧ;
  • наименование документа и признак расчета;
  • регистрационный номер ККТ и заводской номер фискального накопителя;
  • адрес сайта, где проверяют ФКЧ;
  • номер смены и порядковый номер ФКЧ за смену;
  • наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
  • форма расчета;
  • ставка и сумма НДС;
  • система налогообложения;
  • код товара.

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2022 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.

Как сейчас подтверждать подотчетные расходы

Подотчетные расходы есть почти у каждой организации. И они всегда попадают в круг особого внимания налоговиков. Знаете почему? Потому что к ним некоторым образом причастны лица за пределами бухгалтерии — ваши подотчетники, у которых нет такого трепетного отношения к документам, как у вас. А ваши возможности на них повлиять ограничены. Ну принес подотчетник документы с огрехами, заменить или исправить их возможности нет. Разве вы не примете расходы? Примете, конечно. И хорошо, если таких расходов немного и они несущественны. А если наоборот?

Электронный билет — удобная штука. Но, как оказывается, не для бухгалтера. Для учета расходов ему нужна не только распечатка билета (авиа- или ж/д), но и документ, подтверждающий факт поездки. Например, посадочный талон, причем в идеале со штампом о досмотре. При отсутствии такового бухгалтеру приходится озадачиваться добычей справки от перевозчика или хоть какой-то бумаги, подтверждающей перелет или проезд. Благо Минфин это разрешает.

К 01.07.2022 фактически окончилось повсеместное внедрение онлайн-ККТ. На них перешли те, кто до этого пользовался отсрочкой, за небольшим исключением. Это значит, что вне закона теперь бумажные бланки строгой отчетности. Предупредите работников об этом. Сейчас к авансовому отчету они должны прилагать либо чек ККТ, либо БСО, сформированный автоматизированной системой — аналогом онлайн-кассы. И никаких больше заполненных от руки бланков или распечаток из компьютера.

Как регистрировать для целей НДС в книге покупок электронные билеты на самолет или поезд, приобретенные командированным работникам: кого указывать продавцом, как отражать наименование перевозчика на иностранном языке? Разъяснения эксперта по данному вопросу смотрите в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить онлайн бесплатно.

Раньше подобные хлопоты в основном случались из-за того, что посадочный работник потерял. Сейчас же в этом виноваты не так давно обновленные правила регистрации на рейс, которые позволяют пройти на борт без бумажного талона. Правила-то позволяют. Но возможность распечатать талон сохранена. Дайте работникам четкое указание: «Всегда печатать талон». Пропишите эту обязанность в ЛНА по командировкам, ознакомьте подотчетников с этим требованием. В конце концов пригрозите, что при отсутствии талона со штампом проезд возмещать не будете. Воплощать эту угрозу в жизнь конечно же нельзя. Рассчитывайте только на силу слова.

Расходы подотчетных лиц: НДС по кассовым чекам, выдача денег; задним; числом и отсутствие отчетов

  • наименование документа, дата его составления и порядковый номер;
  • наименование товаров, работ, услуг, их количество и цена;
  • наименование продавца и его ИНН;
  • применяемая при расчете система налогообложения;
  • признак расчета;
  • сумма и форма расчета;
  • ФИО, должность и подпись лица, выдавшего товарный чек.

Да, можно. Это не будет считаться нарушением и не повлечет никаких штрафов. По действующим правилам наличие у работника задолженности по выданным организацией подотчетным средствам не является препятствием для выдачи ему под отчет новых денег. Поэтому деньги могут выдаваться работнику без представления авансового отчета по ранее полученным средствам (указание ЦБ РФ от 19.06.2022 № 4416-У).

Между тем, накапливать в течение продолжительного времени значительные долги по подотчетным средствам явно не стоит. Налоговики могут посчитать такие действия выплатой подотчетнику материального дохода и доначислить на подотчетные суммы НДФЛ и страховые взносы. Тогда отстаивать свою правоту организации придется в суде.

Для компенсации сотрудник должен написать на имя руководителя организации соответствующее заявление (служебную записку) и приложить к нему отчет об израсходованных средствах и документы, подтверждающие осуществленные расходы. Такими документами могут выступать, в частности, накладные, кассовые и товарные чеки.

Да, это возможно. В настоящее время ряд организаций и ИП освобождены от обязанности применять ККТ при расчетах с клиентами (ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Соответственно, вместо кассовых чеков в целях подтверждения расчетов они выдают покупателям другие документы. В частности, товарные чеки и квитанции.

Индивидуальные предприниматели, ведущие бизнес, который назван в подпунктах 3 (парикмахерские и косметические услуги), 6, 9-11, 18,32, 33, 37, 38, 40, 53, 56, 63 п.2 ст. 346.43 НК РФ, а также, если ИП выдают по требованию клиента документ об оплате, могут ККТ не применять до 01.07.2022 г.

«Решение еще не приняли, принимать однозначно будем, ориентируясь только на злобность своей инспекции и мнение хозяев фирм по поводу желательности общения с мерзотненькой ИФНС. Скорее всего, это будет битие чеков с 01.07.18. Вне зависимости от экспертного мнения. Решение собственников обычно такое» (Инна Милькина);

Я так поняла, что клерки поддерживают дату начала пробития чека на безнал от физлиц с 01.07.18. Некоторые мои коллеги (из платежных систем) считают, что платежка — это не электронное средство платежа, поэтому безнал от физлиц через онлайн банки освобожден от ККМ до 01.07.19. Давайте устроим перекличку «по больнице» — кто с какой даты считает надо бить чеки по физлицам с онлайн-платежками? — Татьяна Никанорова

Участники группы разобрались, пожалуй, с одним из нашумевших вопросов — это применение онлайн-касс и выдача денежных средств в подотчет. Товарищи, опять про эти кассы, простите. У нас вообще нет наличных расчетов. Деньги от заказчиков юр.лиц поступают на расчетный счет, под отчет перевожу сотрудникам на карты, при переводе под отчет на карту мы должны применять ККТ и пробивать чек с признаком расход? — Наташа Михайлова

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2022 году

Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

Расходы подотчетного лица не по онлайн-чеку

Ценности, приобретенные сотрудником для организации, а также расходы, произведенные им по поручению организации, принимают к налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а также документов, подтверждающих факт оплаты, в частности кассовых чеков.

при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

Из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ[1] следует, что кассовым чеком является первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ. Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать кассовый чек, приведен в п. 1 ст. 4.7 указанного закона.

Если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения (письма Минфина РФ от 22.01.2022 № 03-03-06/1/3300, от 14.10.2022 № 03-03-06/1/78500).

при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);

Онлайн-чек на аванс может быть принят учреждением к учету

По общему правилу факт оплаты товаров наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее – Закон N 54-ФЗ).

Пунктом 4 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ предусмотрено, что кассовый чек, направленный покупателю в электронной форме на предоставленные им до момента расчета абонентский номер либо адрес электронной почты, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному контрольно-кассовой техникой на бумажном носителе.

В качестве документов, подтверждающих факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, могут предоставляться, в частности, накладная на отпуск товаров. В ней должны быть указаны наименования приобретенных товаров, цена за единицу и количество. Эти данные нужны для принятия к учету оплаченных материальных ценностей и обоснования законности, эффективности расходов. На основании товарной накладной для принятия активов к балансовому учету могут оформляться Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) или Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) в порядке, установленном учетной политикой учреждения.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации онлайн-чек с указанием внесения 100% аванса может не содержать наименование (номенклатуру) товара и является легитимным для целей подтверждения оплаты товара. Кроме того, проверить онлайн-чек на подлинность можно на официальном сайте ФНС либо посредством специального приложения от ФНС России. Результат проверки онлайн-чека на подлинность может быть приложен к Авансовому отчету (ф. 0504505) в качестве элемента внутреннего контроля, что в дальнейшем снимет вопросы у ревизоров.

В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Фактически израсходованные подотчетным лицом суммы и реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы, указываются на оборотной стороне в графах 1-6 (смотрите Методические указания по заполнению Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2022 N 52н).

Современный подотчет: новые технологии меняют привычные правила

  • если к авансовому отчету работник приложит вместо товарной накладной только компьютерные распечатки, налоговики могут счесть необоснованными расходы на приобретение ТМЦ;
  • у компании появится обязанность заплатить «ввозной» НДС, а также ее могут наказать за нарушение валютного законодательства;
  • отсутствие накладной и чека от продавца не позволит компании оприходовать приобретенные ценности (оборудование, запчасти и др.) в обычном порядке ─ придется оформлять с сотрудником договор купли-продажи, что повлечет появление у него налогооблагаемого дохода и, как следствие, необходимость представления в ИФНС декларации 3-НДФЛ.

И это лишь некоторые ситуации, а их бездонное море:
авансы, командировки, поездки, ГСМ, суточные, представительские, НДС-вычет и др.
Приглашаем разобрать самые каверзные вопросы
и систематизировать ваши знания на нашем семинаре!
31 октября 2022 года
Расчеты с подотчетными лицами

Компенсируем командировочные расходы:

  1. Новые требования к документации по командировкам: счета из отелей, ресторанов, за такси, страховые полисы, документы по оплате парковок и т. п. — в связи с новыми требованиями законодательства о применении ККТ.
  2. Устанавливаем размеры компенсаций локальным актом. Какие расходы не удастся обосновать? Требуем от работника верного документального подтверждения расходов. Нужно ли переводить документы на иностранных языках на русский? Что делать бухгалтеру при отсутствии документального подтверждения расходов?
  3. Расходы на проезд:
    • Новые требования к посадочным талонам — как жить с появлением электронных посадочных?
    • Как оформляются и списываются расходы на проезд на такси?
    • Возможно ли списание дополнительных затрат при обмене билетов?
    • Что делать, если даты в билетах не совпадают с датами в приказе на командировку, если работник берет себе «пару дней погулять» по месту командирования или уезжает из командировки прямиком в отпуск?
    • Как учесть расходы на проезд в командировку на личном транспорте, аренду авто по месту поездки?
    • Особенности вычета НДС со стоимости документов на проезд. Приглядываемся к сервисным услугам. Обращаем внимание на совершенно новые требования к БСО с 01.07.2022. Не упускаем особые сроки для вычета НДС по билетам.
  4. Расходы на проживание и бронирование номеров:
    • Как должен выглядеть счет из отеля в России и за рубежом? На какие документы от отеля можно рассчитывать, если номер был забронирован через сайт посредника (booking.com и др.)? Нужны ли в счете отеля выписка с карты работника об оплате проживания или чек?
    • Какие сопутствующие расходы можно оставить в счете?
    • Что делать с расходами на питание, входящими в стоимость номера?
    • Что делать, если счет из гостиницы выписан на двухместный номер, а проживал один работник?
    • Как оформить и списать затраты на проживание а частном секторе?
  5. Суточные:
    • Можно ли не выплачивать суточные?
    • Выплачивать ли компенсации за однодневные и пригородные командировки?
    • Как оптимизировать суточные для целей налогообложения и расчетов с работниками?
  6. Дополнительные расходы на командировку (оформление визы и паспорта, страховка, оплата за сверхнормативный багаж, сборы за проезд, плата за выбор места при регистрации на рейс и др.).

Есть вопросы по особенностям документального подтверждения расходов в нетривиальных случаях? Приходите к нам на семинар, где опытный лектор раскроет вам все секреты: от приобретения электронных услуг и лицензий до покупок на AliExpress (о времени проведения семинара и его программе расскажем далее).

1 — нет. Онлайн-чек не требуется, подойдет любой другой документ, например, квитанция к приходному ордеру (Письмо ФНС от 10.07.2022 N ЕД-4-20/13478). 2 ─ да. Запрета на выдачу подотчетных сумм сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам, в действующей редакции п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У нет. 3 ─ нет. Если компания учитывает такие расходы при расчете налога на прибыль, налоговики требуют в такой ситуации оформленную водителем такси квитанцию с его подписью и распечатанный из приложения маршрут поездки (Письмо Минфина РФ от 12.09.2022 N 03-03-06/1/65357). 4 ─ ноль рублей. Под отчет можно выдавать деньги только штатным сотрудникам и исполнителям по договору ГПХ (п. 5 и п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, Письмо Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859). 5 ─ да. В ситуации, когда билет и талон с отметкой досмотре не может быть представлен, компания вправе обосновать потребление услуги авиаперевозки любыми иными документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт использования приобретенного авиабилета (Письмо Минфина РФ от 28.02.2022 N 03-03-05/12957).

Как организовать расчеты с подотчетными лицами

  1. Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
  2. Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
  3. Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
  4. Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
  5. Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.

Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2022 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.

  • дебет 0 208 00 560, кредит 0 201 34 610 — выдан аванс сотруднику под отчет;
  • дебет 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, кредит 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетника на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
  • дебет 0 201 34 510, кредит 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.

В первую очередь определите, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды учреждения (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.

  • дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
  • дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на правильный счет учета;
  • дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.

Особенности учета подотчетных сумм

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ. Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей. Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.

Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов?
Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб.
Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления.
Посмотреть ответ

  • ДТ71 КТ50, субсчет 3. Предоставление под отчет сотруднику расчетной карты по ее номинальной стоимости.
  • ДТ71 КТ57. Получение наличных. Запись вносится на основании квитанций банкоматов.
  • ДТ50, субсчет 3 КТ71. Возврат расчетной карточки по ее номинальной стоимости.

Есть нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ и взносами: 700 руб. – для командировок по России и 2 500 руб. – для загранкомандировок (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина от 16.06.2022 N 03-04-06/35135, ФСС от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).
Суточные сверх норм облагаются НДФЛ и взносами в части превышения.

Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

С 1 июля 2022 года применять типографские БСО вместо кассового чека гостиницы не вправе. Они должны применять ККТ или автоматизированную систему БСО. Если гостиница применяет ККТ, то документом, подтверждающим расходы на проживание, будет кассовый чек. В него гостиница может включить часть реквизитов БСО (например, даты заезда и выезда).

  • чек ККТ;
  • слипы, чеки электронных терминалов при оплате банковской картой, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • другой документ об оплате поездки, который оформлен на утвержденном бланке строгой отчетности.

Законодательство не запрещает выдавать денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы.

Таким образом, кассовый чек подтверждает факт расчетов и не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности. Экономическая обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности, а не наличием первичного документа (письма Минфина РФ от 26.11.2022 № 03‑03‑06/1/91715, от 30.09.2022 № 03‑03‑07/74934, от 30.04.2022 № 03‑03‑06/1/32212). В то же время если кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий ст. 252 НК РФ такой чек может быть документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов (Письмо Минфина РФ от 18.02.2022 № 03‑03‑06/1/10344).

В рассматриваемой ситуации продавец вообще не применяет ККТ. Законом на покупателя не возложена обязанность устанавливать, обязан ли продавец использовать ККТ и оформлять кассовые чеки. Однако список предусмотренных Федеральным законом № 54‑ФЗ случаев-исключений, когда ККТ может не применяться, невелик. Например, без ККТ (с выдачей чеков без онлайн-кассы) можно работать:

  • документами, оформленными согласно законодательству РФ или в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;
  • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения прибыли организации как не имеющие надлежащего документального подтверждения (письма Минфина РФ от 22.01.2022 № 03‑03‑06/1/3300, от 14.10.2022 № 03‑03‑06/1/78500).

  • при торговле непродовольственными товарами на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведенных для осуществления торговли, при условии что торговля ведется не в магазинах, павильонах, киосках, палатках, автолавках, автомагазинах, автофургонах, помещениях контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых местах (п. 2 ст. 2);
  • при осуществлении расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров (кроме административных центров муниципальных районов, являющихся единственными населенными пунктами муниципальных районов), поселков городского типа), указанных в специальном перечне (п. 3 ст. 2).

Нормативно-правовые акты обязывают вести аналитический учет по каждому авансу. Для этого целесообразно использовать журнал выдачи сумм, в котором сортировать данные по подотчетным лицам. В этом случае можно легко отследить сроки, в течение которых работник должен сдать документы в бухгалтерию.

  • Стоимость купленных работников товаров или оплаченных услуг. Счет корреспондирует с дебетом тех счетов, куда относятся эти расходы. Например «Основное производство» или «Материалы»;
  • Размер потраченных на командировку средств. Корреспондирует с теми же счетами, что и в предыдущем пункте.
  • Возврат не потраченного аванса. В этом случае в дебете будет опять стоят счета 50 или 51;
  • Учет входящего НДС по купленным товарам и услугам. Корреспондирует со счетом 19.

Билет на самолет, поезд или автобус ранее представлял собой БСО. Но с лета прошлого года транспортные компании не могут выдавать билеты на заранее напечатанных бланках. Они оформляются только через специальный кассовый аппарат, который отправляет чек в ФНС через оператора фискальных данных.

  • Чеки с онлайн-кассы или БСО, которые выдаются вместо чеков. Бухгалтер контролирует, чтобы информация в документах соответствовала друг другу.
  • Акты и накладные — они подтверждают, что ТМЦ были действительно куплены.

Обязанность по окончательному внутреннему контролю расчетов с подотчетными лицами лежит на генеральном директоре, который утверждает отчетный документ. Сроки устанавливаются внутренними распоряжениями.

  1. Авансовый отчет. Для него можно брать типовой бланк или разработать собственную форму, но с обязательными реквизитами первичного бухгалтерского документа.
  2. Подтверждающие документы. Их роль играют чеки, оплаченные счета и другие бумаги, где отображены суммы потраченных средств.

В документе указываются реквизиты работника, а также подробно перечисляются все пункты трат с указанием реквизитов чеков. Все чеки приклеиваются или прикрепляются к отчету. После сдачи работник бухгалтерии отрывает корешок и отдает работнику. Тем самым сотрудник имеет подтверждение даты сдачи.

Кассовый чек, выданный продавцом подотчетному лицу при наличном расчете (при расчете с предъявлением платежной карты), должен содержать наименование и ИНН организации-покупателя, если между продавцом и покупателем заключен договор и подотчетник предъявил доверенность.

В этом случае продавец должен указать в кассовом чеке наименование и ИНН покупателя при условии, что расчет происходит наличными и (или) с предъявлением электронного средства платежа. Следует учитывать, что указание этих реквизитов в кассовом чеке также зависит от применяемой версии ФФД (подробнее здесь).

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется с целью осуществления контроля финансовых трат и освоения выданной наличности. Если сотруднику были даны деньги для закупки материальных ценностей или служебной поездки, то после исполнения задания лицо должно отчитаться за потраченные средства.

  • 10 – если целью выдачи подотчетных средств была закупка материалов;
  • 20 – при расходовании денег на нужды основного производственного подразделения;
  • 23 – при покрытии нужд вспомогательных цехов;
  • 25 – если издержки могут быть отнесены к группе общепроизводственных;
  • 26 – для трат из подотчетных сумм для административных и общехозяйственных нужд;
  • 41 – при закупке партии товаров подотчетным лицом;
  • 44 – при покрытии подотчетными средствами расходов, связанных с реализацией продукции;
  • 91 – если подотчетные средства выдавались для организации мероприятия, не связанного с производственной деятельностью.

Если по результатам поездки или закупки окажется, что работнику не хватило полученных авансом средств, пришлось доплачивать из собственных денег, то на основании отчета и приложенных к нему документов будет произведена доплата. В учете она оформляется так же как выдача под отчет.

Если выдано подотчет, проводка затрагивает только счета учета денежных ресурсов и расчетов с подотчетными лицами. Отнесение на определенную группу расходов осуществленных трат осуществляется после оформления авансового отчета должностным лицом. При утверждении авансового отчета и имеющихся в нем сумм, счет 71 кредитуется. Дебетовые обороты могут проходить по таким счетам:

Если деньги выдаются работнику через кассу наличностью, то обязательно оформляется расходный кассовый ордер. На заполнение отчета по израсходованным средствам работнику отводится 3 дня после истечения срока, на который выданы деньги. Отсчет этого срока ведется от даты, которой заканчивается период распоряжения деньгами, или когда сотрудник вернулся из служебной поездки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие произведенные траты документы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

  • Бланки строгой отчетности становятся исключением. Абсолютное большинство организаций, оказывающих услуги, теперь должны выдавать чеки с QR-кодом, в которых прописаны все товарные позиции. Чеки с общей суммой покупки и бумажные бланки строгой отчетности уходят в прошлое. В качестве подтверждения расхода подотчетник должен предъявить кассовый чек. Выписывать бланки пока осталась возможность только у индивидуальных предпринимателей на патенте, и не по всем услугам, к тому же. Поэтому сотруднику нужно в абсолютном большинстве случаев требовать чек.
  • С 1 июля 2022 года если подотчетник приобретает товары или услуги от имени юрлица или ИП, то в чеке должны быть указаны название, ИНН покупателя, страна производства изделия, номер таможенной декларации, сумма акциза.
  • Командировка.
    В подотчет авансируются командировочные расходы. Средства могут быть израсходованы на оплату проживания, передвижения, питания и другие расходы в дороге и на месте пребывания.
  • Нужды компании.
    Под нуждами понимаются как хозяйственные, так и административные расходы, иначе говоря, деньги могут быть выданы на любые цели, связанные с жизнедеятельностью предприятия: от подарка ценному сотруднику, оплаты пансионата для проведения тимбилдинга, покупки канцелярии или увлажнителя воздуха в «девичий» кабинет до оплаты стройматериалов, элементов декора и т.п.
  • Оплата услуг контрагентов.
    Чаще всего это мелкие расчеты с подрядчиками, например, оказавшими услугу по печати визиток и т.п. Применяется нечасто, так как безналичная оплата сокращает цепочку участников, однако в ряде ситуаций такой способ имеет свои резоны и может быть применен.
  • Любые другие цели.
    Деньги могут быть потрачены на что угодно, главное, чтобы эти цели были одобрены руководством.
  • авансовый отчёт — это документ, с помощью которого работник подтверждает расходы. Бланк авансового компания может быть использован как унифицированный, так разработанный компанией самостоятельно.
  • ведомость или расходный кассовый ордер. Используется тогда, когда подотчетные средства выдавались на выплаты гонорара и т.п. физическим лицам.

Указании ЦБ РФ от 19.06.2022 № 4416-У внесло изменения и в вопрос — на основании чего выдавать подотчет? До 19 августа 2022 сотруднику требовалось на каждый подотчет писать заявление и визировать его у руководителя. После внесения поправок появилась вариативность: подотчет может быть выдан на основании приказа руководителя или же на основании письменного заявления в свободной форме от подотчетного лица, которое обязательно должно содержать данные о сумме подотчета и о сроке, на который он выдается. Заявление должно быть подписано руководителем.

Появившаяся с августа 2022 года возможность издать приказ о выдаче подотчета упростила эту процедуру, так как данный приказ может заменить необходимость написания множества заявлений подотчетниками. Приказ может содержать имена множества лиц, которым необходимо выдать подотчет. Также в приказе может быть указана, например, информация, что подотчет нужно выдать сотруднику ежемесячно в течение года, а это избавит сотрудника от написания 12 заявлений, а руководителя от необходимости 12 раз в течение года визировать документ.

Подотчетные суммы должны расходоваться строго по назначению: лишь на те цели, на которые они были выданы (а в случае траты собственных средств — на заранее оговоренные с руководителем нужды). В противном случае руководитель вправе не утвердить авансовый отчет работника и нецелевые покупки не будут компенсированы работнику. 2.3.

1.3. Получить деньги под отчет можно лишь при условии полного погашения (задолженности) по ранее полученному авансу.
1.4. При отсутствии наличных денег в кассе сотрудники с разрешения руководителя могут использовать для приобретения товаров (работ, услуг) в интересах организации личные деньги с последующей их компенсацией по заявлению работника.

  • Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
  • Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
  • Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.

Средства, выдающиеся компанией с помощью бухгалтерии, передаются под отчёт. Целевое использование денег подтверждается соответствующими документами, которые проверяются контролирующими органами. Не кажется странным, что многих лиц, ответственных за авансовый отчет, волнует вопрос, какие чеки принимаются к учёту.

Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.

Подотчетными лицами считаются работники организации, наемные работники индивидуального предпринимателя, имеющие право получать в кассе наличные деньги под отчет на административно-хозяйственные нужды или командировочные расходы с последующим оформлением отчета об израсходованных суммах наличных денежных средств.
Первичными документами, связанными с ведением учета с подотчетными лицами являются:
— с одной стороны это документы на выдачу денежных средств подотчетному лицу – расходный кассовый ордер (в случае выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия) или банковский документ (в случае перечисления денежных средств на пластиковую карточку открытую подотчетному лицу в учреждении банка);
— с другой стороны это «Авансовый отчет» — документ подтверждающий получение предприятием (через подотчетное лицо) товарно-материальных ценностей или услуг, включая такой специфический вид услуг как командировочные расходы подотчетного лица.
Имеется два вида отношений предприятия с подотчетными лицами. Это отношения по поводу расходов административно-хозяйственного назначения и командировочных расходов. С помощью документа «Авансовый отчет» осуществляется учет с подотчетными лицами по всем назначениям. Сначала рассмотрим документы, на основании которых обычно начинаются отношения предприятия с подотчетными лицами.
Это документы учета выдачи подотчетным лицам наличных денежных средств или документы выдачи аванса подотчетному лицу. Документ учета «Выдача наличных» из кассы предприятия представлен на рис. 1 и входит в состав журнала «Кассовые документы».

Реквизит «Получено авансов» соответствует сумме выданной под отчет (5000 руб.). Реквизит «Израсходовано» соответствует сумме всех затрат командированного лица (1320 + 1240+2100+700 = 5360). Реквизит «Перерасход» соответствует сумме долга предприятия своему работнику по затратам на командировочные расходы.
Оформление документа выдачи подотчетному лицу наличных денежных средств в размере суммы перерасхода (360 рублей) возможно из документа «Авансовый отчет». Для этого нажимаем на кнопку «Создать на основании» и выбираем документ «Выдача наличных» (Рис. 14)

Рис. 14

Создадим новый документ «Авансовый отчет» путем нажатия на кнопку «Создать». Произведем заполнение главного реквизита Авансового отчета «Подотчетное лицо» с помощью окна быстрого выбора или (если оно нас не устраивает) с помощью справочника «Физические лица» (Рис.1).

Рис. 1

Закладка «Оплата» заполняется тогда когда через подотчетное лицо производится погашение возникшей задолженности перед поставщиком предприятия. В этом случае предполагается, что оприходование товаров или услуг осуществляется по другим документам (к примеру по документу «Поступление товаров и услуг»). В закладке «Оплата» указываются данные документа по которому было произведено погашение задолженности. (Рис. 5).

Рис. 5

Авансовый отчет по командировочным расходам
Учет расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам ведется аналогично учету расчетов с подотчетными лицами по административно-хозяйственным расходам. При направлении работника предприятия в командировку на основании приказа руководителя подотчетному лицу выдается командировочное удостоверение и аванс на командировочные расходы. При возвращении из командировки работник должен отчитаться об израсходованных суммах предоставив Авансовый отчет с прилагаемыми к нему подтверждающими документами.
Рассмотрим пример.
Работник предприятия Могов А.П. 30 марта приказом по предприятию направляется в командировку на 2 дня в другой город Российско Федерации. 30 марта ему был выдан аванс на командировочные расходы путем перечисления денежных средств из банка на пластиковую карточку в размере 5000 рублей. По возвращении из командировки (1 апреля) Могов А.П. представил на утверждение руководителю предприятия авансовый отчет и документы подтверждающие расходы только на проезд.
Норма суточных при нахождении в командировке установленная на предприятии составляет 700 рублей за каждые сутки нахождения в командировке. Норма расходов на наем жилого помещения без предоставления подтверждающих документов установленная на предприятии составляет 700 рублей за каждые сутки нахождения в командировке. В тот же день (1 апреля) руководитель утвердил авансовый отчет и Могову была выплачена через кассу сумма перерасхода.

Предельный размер расчетов с наличными денежными средствами действует в рамках одного договора, а поэтому участники наличных расчетов пытаются обойти данное ограничение, разбив сумму на несколько договоров. При проверке кассовой дисциплины налоговые органы пытаются привлечь участников наличных расчетов, искусственно разбивших договор. То есть, если организации и ИП заключают несколько однотипных договоров, оплата по которым будет осуществляться наличными, ИФНС рассматривает такие договоры как формально заключенные, направленные на совершение одной, а не нескольких сделок. Как следствие, налоговые органы привлекают участников сделки к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП.

Пример 10 Работник от имени работодателя вносит платежи по договору аренды имущества с другой организацией в размере 10 000 руб. в месяц за счет подотчетных сумм. Договор аренды заключен на год. Если итоговая сумма наличных платежей по одному договору превысит 100 000 руб., организация нарушит кассовую дисциплину. Поскольку платежи по договору аренды превышают 100 000 руб., сумму превышения — 20 000 руб. (120 000 руб. – 100 000 руб.), необходимо оплатить безналичным путем. Если лимит расчетов наличными не будет соблюден, на участников наличных расчетов (арендатор и арендодатель) может быть наложено административное взыскание по п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Пример 2 Компания предъявила судебный иск к директору по поводу возмещения причиненных им убытков. Так, при проверке расчетов с подотчетными лицами были выявлены следующие нарушения, повлекшие за собой вывод активов компании: — в нарушение положения Закона о бухгалтерском учете ТМЦ были списаны на себестоимость без оправдательных документов; — согласно авансовому отчету за счет компании были приобретены стройматериалы. Согласно акту на списание данные материалы отнесены на затраты производства на объект «помещение ЭТЛ». Однако объемы и виды работ в акте не указаны; — согласно авансовому отчету за счет компании был приобретен сварочный аппарат. Стоимость данного аппарата была списана на затраты, но физически он на складе отсутствовал. Как отметили судьи, нарушение порядка ведения бухгалтерского учета само по себе не является достаточным основанием для вывода о причинении компании убытков. В данном случае должны быть надлежащие доказательства того, что в результате недобросовестного и неразумного исполнения руководителем своих обязанностей (а именно их ненадлежащего исполнения) компании были причинены имущественные убытки. В данном деле такими доказательствами стали следующие документально подтвержденные факты: получение руководителем под отчет денег из кассы компании и получения им ТМЦ от имени компании, отсутствие оправдательных документов по расходованию полученных средств, неоприходование ТМЦ. Кроме того, не было подтвержден факт, что эти ТМЦ использовались в производственных целях. В результате суд пришел к выводу о причинении вреда компании. (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.10.2022 № А32-12049/2022; Определением ВС РФ от 25.01.2022 № 308-ЭС17-21364 отказано в передаче кассационной жалобы для рассмотрения судебной коллегии ВС РФ)

Компания может самостоятельно разработать Положение «О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов» в виде локального нормативного акта. Этот документ позволит обеспечить правильность учета расчетов с подотчетными лицами, а также контроль расходования денежных средств.

Президиум ВАС РФ в свое время высказался по данному вопросу так: при отсутствии первичных учетных документов, которые подтверждают расходование средств по целевому назначению и оприходование работодателем ТМЦ, приобретенных работниками на подотчетные суммы, такие суммы являются доходом сотрудников и, следовательно, облагаются НДФЛ (постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12, письмо ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

В этих ситуациях проще отправить сотрудникам деньги на карту, чтобы они оплатили сами, либо выдать наличными и оформить расходный кассовый ордер. В бухгалтерии эта операция называется «выдача под отчет». Подотчетные деньги учитываются на 71-м бухгалтерском счете.

Указание тега 1227 необязательно при использовании формата фискальных данных версии 1.05. При использовании версий 1.1 и 1.2 данные реквизиты обязательны только в электронной версии квитанций, в печатной версии их обозначение остается на усмотрение продавца. Кроме того, ИНН предприятия необходимо прописывать в квитанциях с версией ФФД 1.1. При версии 1.2 ИНН указывается лишь в электронной версии чеков, а вот при версии 1.05 это реквизит может и вовсе не прописываться.

Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.

  • перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа, используемых при оказании услуг населению железнодорожным транспортом (утв. Приказом Минтранса России от 5 августа 2008 г. N 120);
  • услуг учреждений культуры, физической культуры и спорта (утв. Приказом Минкультуры России от 17 декабря 2008 г. N 257).

Пример. В.К. Прохоров нанимает жилое помещение у индивидуального предпринимателя. Ниже приведен вариант БСО для данного случая. Хотя это не услуги гостиницы (код ОКУН 041201), такой бланк подтверждает расходы на проживание в командировке. Одновременно бланк выступает договором найма жилого помещения (ст. 674 ГК РФ).

Это интересно:  Список документов на школьную форму
kapitalurist
Оцените автора
Бюро правового консалтинга - Lawcapital.ru