Секретарь навыки и знания

Секретарь навыки и знания

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Не менее важная черта характера-коммуникабельность, т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей.

Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)

  • распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
  • работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
  • перевод документации на/с немецкий язык;
  • организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
  • прием посетителей,
  • заказ и бронирование гостиниц и билетов,
  • организация конференц-связи

Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)

Рабочие места в вашем городе

2. Коммуникабельность.
Секретарю приходится довольно много и часто общаться. Конечно, в этом нет ничего плохого, однако для правильного поддержания разговора секретарь должен обладать определенными навыками общения.

4. Навыки работы на компьютере.
Сегодня навыки работы на компьютере необходимы для выполнения обязанностей секретаря в любой организации. Секретарь должен уметь пользоваться основными компьютерными программами.

Пример резюме секретаря

Секретарь выполняет работу по организации, распределению и обеспечению деятельности руководителя. Секретарь в первую очередь это помощник руководителя в разных организационных вопросах. Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой. Функции секретаря очень разнообразны, но в целом они объединены одной целью — это оказание максимальной помощи руководителю в его работе и экономия его времени. В задачи секретаря обычно входят, работа с документами, работа с телефонном и факсом по приему и распределению звонков, работа с посетителями, организация встреч, совещаний и командировок руководства и другая помощь. Более подробно обязанности секретаря можно увидеть в приведенном ниже примере резюме секретаря.

Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

Знания и умения секретаря-референта

В связи с изменением места секретаря в структуре управления современной фирмой появились и более высокие требования к уровню образования секретаря-референта, его профессиональной эрудированности, коммуникабельности, способности решать разнообразные деловые задачи. Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.

Профессиональный секретарь-референт должен иметь определенные знания и навыки, обладать определенными деловыми и личными качествами. Профессия секретаря-референта предполагает высокий уровень базового образования.

Это интересно:  Закон от 2022 года о поставки на учет в наркологический диспансер

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Вакансия секретаря на ресепшн в частной медицинской клинике, скорее всего, не требует навыков оформления документов для получения визы; она также не требует навыков тесного взаимодействия с руководителем. Зато она требует опыта общения с клиентами, знания медицинской тематики (хотя бы основ), способности много общаться по телефону, не теряя тонуса и терпения.

Секретарь навыки и знания

Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если секретарь только поступил на работу, то он должен посвятить именно этому вопросу первые дни, так как секретарь — связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения — кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы.

Как видно из самого названия ГОСТ, в нем определен весь порядок оформления служебных документов и его требования, секретарь не только сам должен строго соблюдать, но и не допускать отправку из фирмы документов, выполненных с нарушением этого стандарта. Этот стандарт всегда должен быть на виду.

Секретарь навыки и знания

Секретарь (от лат. лат. secretarius – доверенное лицо) — это сотрудник в офисе, имеющий определенный круг должностных обязанностей. Необходимость этой профессии сейчас есть в каждой крупной или средней компании. Существуют как минимум два наиболее значимых и распространенных их типа, это всем известный простой секретарь в приемной и более современный секретарь-референт.

Секретари в приемной – это работники, которые не только принимают телефонные звонки от клиентов, но и общаются с посетителями, принимают и отправляют корпоративную почту, выполняют офисные задания руководства (печать документов, регистрацию, и многое другое). Также, при необходимости организации той или иной встречи или совещания, секретарь определяет свободное время организатора, участников встречи, и назначает дату и время ее проведения.

Можно устроиться на должность секретаря без определенных навыков и образования

Когда-то мне повезло с работой секретаря, и, не смотря на то, что я ничего не умела и не знала, мне «простили» мои незнания работы. Но во многих компаниях в обязанности секретаря входят и другие «услуги», которые предлагают выполнить красивой женщине, мужчины-руководители.

Важно: никогда не соглашайтесь на меньшее, красота — это не инвестиция, во всяком случае, не долгосрочная. Красота пройдет, а знания и опыт останутся с вами навсегда. Если образования нет, но вы не хотите быть просто «кофеподавальщицей», пройдите курсы секретаря. Они недолгосрочные и недорогие, зато вы сможете рассчитывать на то, что вам доверят работу с документами.

Требования к секретарю

Начнем с секретаря на ресепшн. Часто, хотя и не всегда, требованием к данной позиции является наличие высшего образования. Требование это может показаться несколько несправедливым, особенно учитывая то, что за рубежом для того, чтобы претендовать на позицию секретаря на ресепшн, университетский диплом чаще всего не нужен. И все же, если у вас нет высшего образования, я рекомендую прямо сейчас задуматься о том, чтобы поступить в институт. Дело в том, что начиная с позиции ассистента отдела и далее высшее образование будет уже являться базовым требованием, а значит, если его у вас не будет, то вам сложно будет развиваться профессионально, конкурируя с обладателями дипломов университета. Но если вы хотите начать свою карьеру с должности секретаря на ресепшн, и диплома о высшем образовании у вас пока нет ( при условии соответствия всем остальным требованиям к секретарю), я рекомендую вам духом не падать и посылать резюме все равно.

Это интересно:  Радиация В Новозыбкове

В серьезных компаниях часто требуется опыт работы от полугода. Еще одним требованием к секретарю на ресепшн является умение пользоваться мини-АТС и знание телефонного этикета. Если компания иностранная, или у компании имеются зарубежные поставщики или партнеры, свободное знание иностранного языка будет, скорее всего, обязательным требованием к секретарю на ресепшн. Чаще требуется знание английского языка, но также бывают компании, где пригодится знание немецкого и других иностранных языков.

  • владение иностранным языком (язык и степень владения им);
  • способности к программированию;
  • бюджетирование;
  • грамотное деловое общение (устное и письменное);
  • работа с базами клиентов, в том числе с уровня их создания;
  • оперативность относительно поиска сведений;
  • разработка планов;
  • анализаторские действия по факту продаж (в т.ч. выполненных конкурентными организациями);
  • навыки по закупкам;
  • навыки проведения инвентаризационных процессов;
  • наличие способностей в мерчендайзинге;
  • работа с предложениями коммерческого направления;
  • переговорные навыки;
  • обучение и мотивация коллег;
  • составление прогнозов;
  • навыки в ценообразовании;
  • навыки в прямых продажах;
  • навыки убеждения;
  • навыки продаж по телефону;
  • умения по работе с отдельными компьютерными программами: Excel, Word, Photoshop, 1С и т.д. ;
  • способность возражать;
  • использование первичных данных;
  • обращение с оргтехникой;
  • разработка и проведение кампаний по рекламе и исследованию рынка;
  • правовая экспертиза;
  • скрупулезность при подготовке отчетных материалов;
  • сбор и подготовка статистической информации;
  • способность к организации процессов;
  • готовность к командному труду;
  • самостоятельность решений;
  • организационные навыки;
  • способность к применению методов убеждения.

Профессиональные умения и личные качества в этом случае должны иметь четкое разграничение, ведь вопрос о личных качествах претендента непременно поступит от работодателя, а их идентичность с профессиональными навыками не позволит создать о себе положительное впечатление.

Как составить резюме секретаря

Обратите внимание, что при описании опыта работы в списке функций всегда первыми перечисляются задачи, имеющие непосредственное отношение к вакансии – прием телефонных звонков, встреча посетителей, консультирование клиентов. Таким образом соискатель обращает внимание работодателя, что с задачами он справится – соответствующий опыт есть.

Комментарий: возможно, соискатель рассматривает разные варианты работы, и работа на ресепшн – лишь один из них, и не самый желанный. Но по какой-то причине соискатель отправляет резюме на данную вакансию. Разумно в цели поиска указать нечто, близкое к вакансии. Было бы странно, если бы руководитель клиники получил резюме, в котором в цели было бы написано: «Позиция помощника руководителя крупного промышленного предприятия». Резюме с такой целью имело бы нулевые шансы быть рассмотренным.

Обязанности секретаря требуют особых знаний и умений

Действительно, обязанности секретаря серьезнее и ответственнее, чем кажется. В первую очередь это второе, а иногда и первое лицо после самого шефа. Именно он в курсе исходящей и входящей корреспонденции, что где произойдет или происходит. Поэтому, такой сотрудник должен обладать хорошими знаниями не только делопроизводства, но и знать как обращаться с офисной техникой, разбираться во всех офисных компьютерных программах. Некоторые компании особенных специализаций могут выдвигать требование на наличие у сотрудника определенного образования. Так, широко приветствуется юридическое, либо экономическое, либо же лингвистическое образование разных степеней.

Это интересно:  Иждивение до 23 лет очное

Обязанности секретаря и работа в Твери на этой должности включают в себя различную сферу деятельности. Это должны быть знания в финансовой сфере, кадровом учете, делопроизводстве, законодательной базе. Необходимо отдавать отчет в том, что сегодня в век компьютеризации, просто необходимо понимать, что практически вся документация ведется в электронных архивах. Поэтому знать и ориентироваться в электронной системе — необходимое требование.

ЭФФЕКТИВНЫЙ ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ — СЕКРЕТАРЬ, ОФИС-МЕНЕДЖЕР, РЕФЕРЕНТ — ЗНАНИЯ, НАВЫКИ, ТРЕБОВАНИЯ»

Наш семинар поможет наиболее оптимально планировать свою работу, организовать удобный для предприятия документооборот, установить нормальные деловые отношения с руководством, персоналом и партнерами предприятия.

Автор и ведущий: Волкова Н.Н. – независимый консультант по управлению предприятием и работе с персоналом. Практик-консультант по реструктуризации и построению управленческих структур. Международный эксперт по стандарту ISO 9001:2022. Сертифицированный специалист по ИСО стандартам. Постановщик задач по вопросам оценки и аттестации для программы «Босс-кадровик».

Образец резюме секретаря

Секретарь – это должность, которая требует большой ответственности и наличия разносторонних знаний и умений. И это неспроста. Ведь секретарь – это правая рука руководителя. Это человек, который не только должен знать основы делопроизводства, но и иметь достаточно презентабельный вид и определенные знания психологии и этикета.

2022 — 2022
Высшее:
Сибирский государственный университет путей сообщения (СГУПС), г. Новосибирск, Инженер путей сообщения – строитель по специальности «Мосты и транспортные тоннели»
апр — май 2022
Дополнительное (курсы, тренинги):
Учебный центр «Знание-сила», г. Новосибирск, «Инспектор отдела кадров», программа «Кадровое делопроизводство и правовые отношения в организации с компьютерным курсом 1С «Зарплата и Кадры»: версия 8.0»

Профессия секретарь

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

  • Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
  • Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
  • В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
  • Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря. Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
  • Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь. Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.
kapitalurist
Оцените автора
Бюро правового консалтинга - Lawcapital.ru