Семинары по делопроизводству
3. Эффективное взаимодействие секретаря с коллегами по компании. Как распределять обязанности и полномочия в секретариате. Как создавать и поддерживать уют и деловую атмосферу в приемной руководителя. Профилактика конфликтов с подчиненными: профессиональная дипломатия, функция посредника и миротворца. Распределение информации внутри компании и вовне.
Тренинг предназначен для: секретарей, офис-менеджеров, секретарей-референтов, помощников руководителей, ресепшионистов, сотрудников отделов, в чьи профессиональные обязанности входят секретарские функции.
Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря
Ещё одно немало важное требование к секретарю — пунктуальность, а так же своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь не должен ничего забывать, а наоборот — он должен всё за всех помнить и своевременно напоминать.
Так же очень важна коммуникабельность — способность легко устанавливать контакты, связи. Секретарь должен быть очень общительным и открытым человеком, учитывая необходимость общения с большой группой людей.
Что такое ключевые навыки для резюме
В первую очередь разобраться, что такое ключевые навыки для резюме важно тем, кто претендует на должность руководителя. К потенциальным управленцам всегда предъявляют повышенные требования и их кандидатуры проверяются более скрупулезно.
- разрешать конфликтные ситуации;
- планировать и оптимально организовать рабочий процесс;
- принимать решения и за их результаты отвечать самостоятельно;
- критически мыслить;
- эффективно управлять временем и людьми, находящимися в подчинении;
- применять мотивационные программы;
- стратегически и творчески мыслить;
- вести переговоры;
- коммуникативные навыки, умение завоевать доверие коллег, партнеров и вышестоящего руководства.
Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы
На вопрос о том, какие у вас есть мечты, не говорите, что их нет, и вы всего достигли в жизни. Назовите что-нибудь экзотическое: побывать во всех столицах, поплавать с аквалангом, прыгнуть с парашютом, совершить восхождение на гору и т.д.
Вопрос о предыдущем месте работы и сложившихся с бывшим руководителем отношениях возникнет обязательно, особенно, если вы и ранее работали по профессии. Даже если вы покинули предыдущее место из-за не сложившихся отношений, говорить об этом нельзя. Назовите какую-то нейтральную причину: месторасположение от дома, смена руководства.
Значимость русского языка в профессии «Секретарь-референт»
Я считаю, что продолжение обучения русскому языку помогает учащиеся улучшать свои знания, умения и навыки в данной дисциплине. Хотелось бы отметить и тот факт, что сами учащиеся считают изучение русского языка должно происходить в течение всей жизни.
Чтобы решить проблему: «Значимость русского языка в профессии «секретарь-референт», я обратилась к методам наблюдения и опроса. А готовым инструментом реализации этих методов является анкета (вопросник). При разработке основной части вопросника я обращала внимание на тип вопроса (формат ответа), содержание вопросов и их число. Таким образом, я остановилась на двух основных формата задаваемых вопросов:
Эффективность труда и качества секретаря
Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так, по мнению руководителей Клуба профессиональных секретарей М.Домниковой и Е.Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность (1). Дж.Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам (5):
Так, секретарь-референт — это женщина от 20 до 30 лет «из служащих», «красивой» внешности, с опытом работы от 1 до 5 лет, желательно с опытом общественной работы в профкоме или комсомоле. Секретарь-референт должен иметь хорошие профессиональные знания в области социологии, экономики, права, психологии, дизайна, коммерции, маркетинга, обладать профессиональными умениями в области машинописи, ведения личных дел, телефонных переговоров, архивного дела, компьютеров, презентационной работы, рекламы, поиска партнеров, экспедиторской работы. Необходимыми личностными качествами секретаря-референта должны быть доброжелательность, отзывчивость, честность, порядочность, воспитанность, скромность, жизнерадостность, терпимость. К числу деловых качеств отнесены исполнительность, коммуникабельность, организованность, трудолюбие, хозяйственность, дипломатичность, дисциплинированность, умение доводить порученное дело до конца и умение слушать людей. Наиболее предпочтительный тип личности — интроверт (направлен на внутренний мир) со средним уровнем интеллекта.
Социальные навыки для секретаря
Если говорить о конкретных советах и рекомендациях, которые помогут улучшить карьеру с помощью социальных навыков, можно рассказать о многом. Ведь то, как вы общаетесь, заметно даже при первой встрече, в частности на собеседовании. Поэтому талант к общению может помочь вам, например, получить новую работу, и даже намного лучше предыдущей, если вы сможете улучшить эффективность собеседований с работодателями, развив свои социальные навыки.
Известна история компании Google, которая с 2022 года работала над программой Oxygen, позволяющей выяснить, что делает менеджеров хорошими. Оказалось, что умение проявлять должную заботу о коллегах едва ли не самое главное. Поэтому руководители со стилем управления, не удовлетворяющим подчиненных, никогда не получают повышения.
Навыки и умения для резюме пример — инструкция написания резюме
Новый навык можно писать с красной строки, это сделает ваш текст легче для прочтения, хоть он и займет больше места. Если вы правильно опишите свои умения и способности, это значительно увеличит шанс того, что на собеседование позовут именно вас.
Не существует таких общих ключевых умений, которые подошли бы для любой из должностей и профессий. Тем, кто не может сформулировать собственные профессиональные достоинства, может указать следующие навыки и умения:
Как не имея опыта работы сделать привлекательное резюме на должность секретаря
Друзья, я уже рассказывал, как составить резюме секретаря на которое обязательно обратят внимание. Но что делать если у вас нет опыта работы? Как сделать образец резюме секретаря без опыта работы? На эти вопросы мы и ответим в этой статье.
Если ваша средняя оценка была выше 4-х, то конечно же напишите и об этом. Раздел резюме «Образование» — это то место, где вы можете показать работодателю, что вы на деле обладаете необходимыми качествами для работы секретарем.
Требуется секретарь…
Сейчас обращают внимание не только на слова, но и на жесты, на так называемый “язык тела”. Важно ли это для секретаря? Для секретаря очень важно умение подстраиваться. Если он может почувствовать собеседника, оценить по его жестам и позам настроение, умеет “зеркалить”, это очень полезно. Я не раз наблюдала, что тактика “отзеркаливания” склоняла чашу весов в пользу той кандидатки, которая ее применяла. Необходимо взять себя в руки и не нервничать или хотя бы этого не показывать, сохранять доброжелательность и чувство собственного достоинства. Очень важно, как сам человек себя ценит, как себя преподносит.
Каковы требования к кандидатам при подборе на секретарские должности? Почему так велик разброс оплаты труда секретарей? Секретарь без опыта работы, каковы его шансы на рынке труда? Каким должно быть поведение во время собеседования? Тестирование на “профпригодность”.
Должностные обязанности делопроизводителя секретаря
Если делопроизводитель не выполнил либо выполнил должностные обязанности ненадлежащим образом, на него возлагается ответственность согласно трудовому законодательству. Если причинён материальный ущерб, совершены правовые нарушения в процессе деятельности, то делопроизводитель привлекается к различным видам ответственности: дисциплинарной, материальной, административной, а иногда даже уголовной. Также возлагается ответственность и наказание за разглашение коммерческой тайны предприятия.
Специфическое направление каждого отдельно взятого предприятия зависит от видов его деятельности и количества проходящих внутренних и внешних документов. Виды деятельности предприятия определяются в его Уставе. В государственных структурах — в юридической и муниципальной сферах, даже в области образования (детские сады, школы) и медицины (поликлиники, больницы) присутствует огромный объём документооборота. Подобным образом это касается научной и кадровой деятельности.
Секретарь суда: должностные обязанности, преимущества и недостатки профессии
- Извещение участников процесса о дате проведения заседания. Речь идёт не только об отправке извещений почтой, но и о поиске места нахождения свидетелей, ответчика, третьих лиц. Очень часто участники пытаются затянуть рассмотрение дела, уклоняются от получения письменных извещений. Секретарь суда должен разыскать человека и разъяснить ему правовые последствия подобного поведения.
- Учёт входящей и исходящей корреспонденции. Сюда входит ведение журналов и сортировка обращений.
- Составление статистических отчётов.
- Осуществление выдачи оригиналов и копий решений и постановлений суда.
- Выполнение иных функций, связанных с формальной организацией работы судьи.
Конкретный перечень обязанности зависит от организации работы в конкретном суде. Несмотря на то, что обязанностей у секретаря суда очень много, это отличная возможность узнать, что собой представляет суд на самом деле.
Социальные навыки для секретаря
При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.
Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.
Резюме секретаря: образец
Профессиональные навыки и умения: прием и сортировка поступающей корреспонденции, ответы на звонки, их регистрация и информирование руководителя, встреча посетителей, составление плана работ начальника, выполнение поручений, составление писем, служебных записок, работа с любыми документами. Уверенный пользователь MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook, «Консультант Плюс», Lotus. Работа с офисной техникой.
Зачастую, поддавшись всеобщему увлечению увеличения уникальности, соискатели могут испортить первое впечатление работодателя о кандидате и быть отвергнутыми. В резюме на должность секретаря не должно быть:
Социальные навыки для секретаря
Кроме истории, секретарь (секретарь-референт) должен хорошо знать все направления деятельности фирмы, какие виды работ она выполняет, какие услуги предоставляет и соответственно какие структурные подразделения (работники) выполняют конкретные функции. Если секретарь только поступил на работу, то он должен посвятить именно этому вопросу первые дни, так как секретарь — связующее звено как между руководством и посетителями, так и между работниками фирмы. Именно секретарь должен направить посетителя в соответствующий отдел, к работнику, занимающемуся интересующими посетителя вопросами. Он же соединяет позвонившего по телефону с нужным ему работником. Наконец, разбирая полученную корреспонденцию, секретарь определяет пути ее дальнейшего движения — кому ее надо передать. Следовательно, определяя направления движения документов, посетителей, телефонных звонков, секретарь (секретарь-референт) должен безупречно знать структуру фирмы.
Секретарь — первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю: когда она создана, меняла ли название, чем она занимается, изменялся ли ее профиль, какова ее структура сегодня.
Резюме «Секретарь делопроизводитель» в Москве
В высшей степени пунктуальный, ответственный и исполнительный делопроизводитель, прекрасно ориентирующийся в практических аспектах управления документацией компании. Обладает позитивным трехлетним опытом работы, позволяющим выполнять весь объем делопроизводственных операций самостоятельно, в установленные сроки и с высоким качеством.
Если на все пункты вы ответили утвердительно, исключая последний, значит, вы знаете, что писать в резюме. Почему исключая последний? Да потому что он неважен! Об этом и поговорим подробнее.
