В 2022 году сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Как всегда советую и консультирую Вас я — Елена Троскина. Раскрываю свой опыт и знания в юридической сфере, мой опыт более 10 лет, это и дает возможность давать верные ответы, на то, что может быть необходимо в различных ситуациях и сейчас рассмотрим — В 2022 году сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников. Если в Вашем городе нет профессионалов своего дела, можете написать свой вопрос, по мере обработки отвечу всем. Или еще лучше будет спросить в комментах у постоянных читателей/посетителей, которые ранее сталкивались с таким же вопросом и возможно знают иные способы его решения.

Аttention please, данные могут быть неактуальными в момент прочтения, законы очень быстро обновляются и дополняются, поэтому ждем Вашей подписки на нас в соц. сетях, чтобы Вы были в курсе всех обновлений.

1. Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
   • резюме;
   • документы об образовании и квалификации;
   • копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
   • рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
   • документ или его копия о воинском учете (если имеется);
   • справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
   • данные медосмотра;
   • заполненная анкета (если это предусмотрено);
   • заявление о трудоустройстве;
   • копия приказа о приеме;
   • заключенный трудовой договор и т.д.
2. Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
   • различные квалификационные удостоверения;
   • водительские права;
   • свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
   • свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
   • должностная инструкция;
   • заключаемые допсоглашения (если это делалось);
   • копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
   • акты о прохождении аттестации;
   • данные очередных медосмотров;
   • документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
   • копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
   • данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
   • заявления на отпуск;
   • докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
3. Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
   • заявление на увольнение;
   • копия приказа об увольнении;
   • документы об увольнении в связи с внешним переводом;
   • свидетельство о смерти сотрудника.

Несмотря на то что никакие требования не определяют и не ограничивают состав личного дела и порядок его ведения, практика этой отрасли делопроизводства показывает несомненное удобство для руководителя этой формы хранения личной информации. Именно по этой причине повсеместная распространенность личных дел в кадровой службе сформировала миф об их обязательности.

Плюсы системы личных дел для предпринимателя

• своевременный учет всей документации о сотруднике;
• отслеживание карьерной динамики;
• учет данных о возможных полагающихся льготах;
• оценка перспектив профессионального роста;
• сохранность и упорядоченность личной документации;
• оперативный доступ ко всей совокупности кадровой информации.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год. ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п.

Если оно закрыто до 01.01.2022 г., то все приказы – прием на рабочее место в организации, перевод в иное подразделение, отпуск за свой счет, карточки уволенных служащих и другие – должны находиться в архивной службе 75 лет. В случае окончания делопроизводства после 01.01.2022 г.

Срок хранения документов в 2022 году: таблица, новые сроки хранения

Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2022 № 558. Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы.

• наименование организации (в полном виде);
• наименование структурного подразделения (в полном виде);
• номер дела (в соответствии с номенклатурой);
• заголовок дела;
• срок сбережения документов по номенклатуре. К примеру, срок хранения приказов по основной деятельности — постоянно, но если организация не является источником комплектования архивов, то до ее ликвидации.

Правила хранения

1. Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
2. Закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2022 № 125-ФЗ, который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. Приказ Росархива от 20.12.2022 № 236, утвердивший перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения (Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2022 (носят методический и информативный характер).

Нормативная база

Продолжительность нахождения в архиве документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство. Недавно Росархив установил новые сроки хранения кадровых документов, поэтому рекомендуем пересмотреть ЛНА, чтобы учесть в них изменения.

1. Проверить содержимое личного дела уволенного, убедиться, что вся документация, указанная в описи, содержится, проверить нумерацию.
2. Закрыть опись.
3. Вложить в конец личного дела отдельный лист-заверитель (в начале должна быть опись).
4. Прошить дело и опломбировать.
5. Проставить на титульном листе отметку о дате закрытия.
6. Хранить до момент архивации, например, в отделе кадров (3 года для коммерческих организаций, 10 лет — для государственных).
7. По истечении указанного срока сдать в архив.

Сколько лет хранятся после увольнения?

Так как трудовое законодательство не предусматривает порядок и правила ведения личных дел для коммерческих предприятий, то данные моменты нужно прописать в локальных актах организаций. Заранее определяется, где личные дела будут храниться в течение трудовой деятельности работника, а также после увольнения сотрудников, сколько лет они будут находиться в архиве.

Процедура закрытия

Как правило, под указанные критерии подходят металлические шкафы, сейфы, закрывающиеся на замок. Хорошо, если помещение или сейф будет не только закрываться, но и пломбироваться. Это дополнительно повысит сохранность документации.

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения личных дел

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

В том случае, если доступ к папке запрашивает сторонняя организация – её сотрудники должны подать на это официальный запрос, а передача документов станет возможной лишь после получения резолюции работодателя и составления акта в 2 экземплярах.

Каждая дополнительная справка подшивается кадровиком в папку в строго хронологическом порядке, после чего он составляет опись документов (это обязательный пункт, несоблюдение которого может привести к штрафным санкциям).

Какие документы запрещается хранить в личном деле работника в 2022 году

В последнем аналогичном случае, в котором участвовали юристы сайта «Юридическая скорая» работодатель был оштрафован на 50 000 российских рублей всего лишь за наличие в личном деле сотрудника копии паспорта. Доказать свою правоту в этом случае – практически невозможно.

Что вы такое говорите, как нет закона, за который смогут ответственного наказать? Был бы живой человек, как говорится в известной присказке товарища Сталина. А инспектор по труду перефразирует, был бы сотрудник отдела кадров или канцелярии, а штрафное дело или статья найдётся. К примеру, его могут привлечь к административному штрафу за ту же халатность при выполнении своих трудовых функций.

Проработала на государственном предприятии пять лет. А после увольнения со скандалом, устроилась на подобное. Слышала, есть такой закон, что все личные дела с прежнего места работы направляют на новое. А у меня раньше было несколько выговоров. Значит новое начальство узнает о них?

Сроки хранения

Напомнили своим рассказом. У нас старый престарый кадровик (подозреваю, у него маразм был) мало того, что строчил жалобы куда придётся, так ещё старательно ответы от них собирал и подшивал. Не представляете, сколько раз шеф пытался его уволить, однако, придраться было не за что. В делах у него всё идеально, всё по полочкам и по папочкам.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

Как формируется личное дело работника

• своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
• приобщение поступающих материалов и их изъятие;
• выдача материалов дела, заверение копий;
• ведение внутренней описи;
• периодическая проверка состояния дел;
• закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.
• Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

• Федеральный закон от 22 октября 2022 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
• КоАП РФ (ст. 13.25)
• приказ Минкультуры России от 31.03.2022 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2022);
• приказ Минкультуры России от 25.08.2022 № 558 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;
• постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2022 № 03-33/пс;
• перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
• примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации. Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности, обеспечению сохранности кадровой документации и порядку передачи документов правопреемникам и на государственное хранение. М.: Федеральная архивная служба России, ВНИИДАД. 2022.

Как формируется личное дело работника

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню»

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2022 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

Состав личного дела Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Как формируется личное дело работника

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

• Анкета и резюме.
• Личный листок отдела кадров.
• Характеристики на сотрудника.
• ИНН, страховое свидетельство.
• Трудовой договор.
• Приказы о переводе, отпусках и командировках.

Образец приказа на допуск

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

Порядок ведения личных дел

• руководитель организации и его штатные заместители;
• руководитель и работники отдела кадров;
• руководитель и работники юридической службы;
• сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
• руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
• другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Образец приказа на допуск

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

На сегодняшний день многие компании внедрили в своей работе автоматизацию кадрового производства. Все данные о сотрудниках хранятся в электронном виде на компьютерах. Бумажные документы также не исключаются, но это больше подходит в качестве перестраховки. Надо сказать, что такое ведение документации очень удобно. Поиск также совершается автоматически, что уменьшает затраты по времени на поиски. Важно помнить, что вести документацию в электронном виде можно, но вот на трудовые книжки это не распространяется. Есть также документы, где сотрудник должен поставить свою личную подпись, тогда кроме электронного вида обязательно сохраняется и бумажный вариант.

Все личные дела заполняются согласно определенным правилам и имеют сроки хранения. На каждого работника заводится отдельная папка. Делопроизводство в данном случае четко регламентируется законом, поэтому никаких ошибок или неправильного заполнения не допускается, так как это наказуемо.

Как правильно хранить личные дела сотрудников

На внутренней описи обязательно делается итоговая запись. В ней вписывается количество листов, из которых состоит личное дело, количество листов описи. Составитель обязательно подписывает и делает итоговую запись, после составляется лист-заверитель, в котором описывается личное дело. Все бумаги сшиваются, в начале будет находиться лист опись, а в конце лист-заверитель. Титульный лист должен содержать дату закрытия, которая должна соответствовать приказу об увольнении и срок хранения папки.