Оперативное хранение документов
Архивные документы, которые хранятся на предприятии, могут быть ликвидированы, если истекли их сроки хранения. Уничтожение документов можно поручить сторонней организации, а можно выполнить и самостоятельно. Существует единые правила, по которым осуществляется этот процесс. Стоит помнить о том, что уничтожить можно только те документы, которые имеют истекшие сроки хранения, утратившие свое практическое значение. Предпринимать какие-либо действия в отношении бумаг можно только при наличии экспертной оценки.
В ходе деятельности любого предприятия появляется большое количество документов, которые необходимо хранить в течение определенных сроков. В нашей статье мы хотим поговорить о том, каким образом осуществляется оперативное хранение документов и их уничтожение.
Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2022 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2022 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.
Каковы сроки хранения исходящих и входящих документов
Срок хранения деловых писем определяется не по тому, к какой категории относятся письма (входящие, исходящие), а по значимости, ценности информации, содержащейся в документах. Именно поэтому при организации хранения деловых писем нельзя исходить из принципа «входящие – исходящие», нельзя разрывать письмо-просьбу и письмо-ответ, так как они составляют единый комплекс документов и храниться должны в одном деле. Как правило, при систематизации переписки используются такие признаки классификации, как вид документа (переписка), корреспондент (организация, круг организаций, с которыми ведется переписка), тематика (содержание). При систематизации переписки не надо забывать о сроках хранения: нельзя относить к одному делу письма со сроком хранения 1 год и 5 и более лет.
Деловая переписка между организациями имеет разные сроки хранения. В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2022) насчитывается около 150 статей, в которых упоминается переписка. Сроки хранения писем колеблются от самых небольших (1 год, 3 года) до 10 лет и даже постоянного срока хранения. Большинство писем хранится 5 лет.
Сколько нужно хранить журнал регистрации пропусков
«В письме исх. N 732 от 14.03.14 войсковая часть 28289 подтвердила факт многоразового посещения представителями ООО «Площадь М» объектов ООО «Телис» для технического обслуживания и ремонта средств связи и заказа пропусков для них в период 2022-2022 годы по командировочным удостоверениям, однако подробных сведений о посетителях, датах их прибытия и выбытия предоставить не может, так как срок хранения журналов учета выдачи пропусков согласно руководящим документам равен одному году*».
«Согласно письму от 17.09.2022 N 19-1075 ОАО «Шахтинский завод Гидропривод» в ответ на запрос налогоплательщика от 13.09.2022 N 680 о подтверждении заезда и выезда транспортных средств, пояснил, что автотранспортные средства КамАЗ-53215-13, гос. N О 475 ТМ/61 RUS — водитель Лазарев Е.А., КамАЗ-53215-15, гос. N М 795 АВ/RUS — водитель Донцов О.В., КамАЗ-53215, гос. N К 222 BX/RUS — водитель Шеховцов А.А., КамАЗ-53215-15, гос. N К 833 КК/ RUS — водитель Ермаков А.Н. осуществляли 25.01.2022 г. заезд и выезд с территории ОАО «Шахтинский завод Гидропривод» расположенного по адресу: Ростовская область, г. Шахты, пер. Якутский, 2, что подтверждается копией выписки из журнала регистрации автотранспорта. Водителям были выданы разовые пропуска, дающие право нахождения на территории предприятия. Срок хранения разовых пропусков составляет один календарный год, после чего они подлежат уничтожению, в соответствии с Инструкцией о порядке оформления и выдачи временных и разовых пропусков в ОАО «ШЗГ» (Приложение N 1 к приказу N 498к от 09.09.2022 г.)*».
Сколько хранятся журналы дежурства
Любое распоряжение руководителя компании, издаваемое в виде специального приказа, должно проходить обязательную процедуру регистрации в особом бланке учета, называемым журналом регистрации приказов. В данной статье будут рассмотрены все нюансы, касающиеся составления, хранения и учета подобного документа, дабы у кадровых специалистов более не возникало вопросов во время его ведения.
В таблице 1.1 перечислен минимальный объем оперативной документации, позволяющей руководителям энергопредприятий и энергосистем следить за нормальной работой оборудования и своевременно принимать необходимые решения по его эксплуатации и ремонту.
Сколько лет надо хранить первичные документы
Документы Вам необходимо хранить 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), за исключением документов, относящихся к расчету и уплате страховых взносов на обязательное социальное страхование — их придется хранить 6 лет (пп. 6 п. 2 ст. 28 Закона № 212-ФЗ).
Течение срока хранения начинается после окончания периода, в котором документ в последний раз использовали для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина РФ от 18.10.2022 г. № 03-03-04/2/83).
Кадровая документация хранится по собственным срокам (см. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2022 г. № 558)).
После окончания срока хранения Вы вправе уничтожить документы, составив соответствующую комиссию в компании и оформив опись уничтоженных документов.
СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
Чтобы понять, какие документы нужно держать в архиве, а какие
вполне можно уничтожить, воспользуйтесь приведенной ниже
таблицей. В ней вы найдете сроки хранения бумаг, которые
накапливаются в любой компании. Причем не так давно Минкульт
обновил эти сроки. Бумаги, «отслужившие свое», можно
уничтожить, оформив соответствующий акт (подробнее об этом
читайте в статье «Какой акт надо составить, если пришла пора
избавиться от архивных документов», опубликована в журнале
«Главбух» №21, 2022).
Как долго надо хранить документы компании
Вид документаСрок хранения
Документы о финансировании
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии,
переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских,
соответствующих лицевых счетов5 лет
Договоры банковского счета5 лет после истечения срока
действия договора
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые
обязательства; документы, подтверждающие предоставление
кредита (займа) и исполнение должником своих
обязательств5 лет после полного исполнения обязательств
Учет и отчетность
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и
убытках, отчеты о целевом использовании средств,
приложения к ним и др.): а) сводная годовая
(консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г)
месячнаяНе менее 10 лет Не менее 10 лет 5 лет (при
отсутствии годовых — не менее 10 лет) 1 год (при
отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы
первичных учетных документов и др.)5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные
журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные
ведомости, инвентарные списки и др.)5 лет при условии
проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и
явившиеся основанием для бухгалтерских записей5 лет при
условии проведения проверки
Счета-фактуры4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о
дебиторской и кредиторской задолженности5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органахНе
менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения,
переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов
в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды,
задолженности по ним5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения,
списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты
налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или
отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам5 лет
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в
фонд социального страхования: а) годовые; б)
квартальныеНе менее 10 лет 5 лет (при отсутствии годовых
— не менее 10 лет, с нарастающим итогом за IV квартал —
постоянно)
Налоговые декларации по всем видам налогов5 лет
Таможенные декларации5 лет при условии проведения
проверки
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым
взносам на обязательное пенсионное страхование5 лет (при
отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении
зарплаты — 75 лет)
Сведения о доходах физических лиц5 лет (при отсутствии
лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 75
лет)
Реестры сведений о доходах физических лиц75 лет
Книги учета доходов и расходов организаций и
индивидуальных предпринимателей, применяющих УСННе менее
10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о
недостачах, растратах, хищениях5 лет
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных
работ: а) по договорам, контрактам, соглашениям на
работы, относящиеся к основной деятельности; б) по
трудовым договорам, договорам подряда в) по
хозяйственным, операционным договорам, соглашениям5 лет
после истечения срока действия договора 5 лет (при
отсутствии лицевых счетов — 75 лет) 5 лет после
истечения срока действия договора
Кадровый документооборот
Коллективные договорыНе менее 10 лет (присланные для
сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени5 лет
(при тяжелых и опасных условиях труда — 75 лет)
Документы о премировании5 лет
Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту
разработки и/или утверждения; б) в других организацияхНе
менее 10 лет 3 года
Личные дела: а) руководителей; б) работниковНе менее 10
лет 75 лет
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые
соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав
личных дел75 лет
Личные карточки работников (в том числе временных)75 лет
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы,
аттестаты, удостоверения, свидетельства)До востребования
(невостребованные — 75 лет)
Командировочные удостоверения5 лет после возвращения из
командировки (для командированных в районы Крайнего
Севера и приравненные к ним местности — 75 лет)
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о
командировании работников5 лет (для долгосрочных
зарубежных командировок — 10 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых
книжек и вкладышей к ним3 года
Графики предоставления отпусков1 год
Сколько нужно хранить оперативный журнал
В обязательном порядке все страницы журналов должны содержать нумерацию. Затем их нужно прошнуровать. Концы шнура заклеивают сзади книги, указывают количество страниц и скрепляют подписью руководителя и печатью.
Руководитель должен позаботиться о назначении ответственного лица по охране труда, который будет проводить обучение трудящихся безопасным правилам поведения на производстве и делать записи об этом в соответствующих журналах.
Какой срок хранения счетов-фактур
Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2022 № 967).
Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2022 № 03-07-11/41908).
Срок хранения платежей по коммунальным и жилищным услугам
В законе четко не прописано, сколько хранить у себя дома квитанции обязаны потребители. Однако в действующем законодательстве есть такой термин, как срок исковой давности. Данное понятие обозначает период, в течение которого физическое лицо в случае нарушения его личных прав может обратиться с целью их защиты в судебную инстанцию. Длительность данного срока составляет три года. Этот факт подтвержден 196 статьей Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации.
- Виды коммунальных ресурсов. Для того чтобы однозначно идентифицировать, сколько пользователь обязан в текущем месяце внести денежных средств за конкретную коммунальную услугу, а не за все в целом, в квитанции прописывается наименование каждого ресурса. Данные значения вносятся в первый столбец платежки, а во всех остальных колонках прописываются их характеристики.
- Нормы потребления. Также в платежке указываются нормы потребления каждого коммунального ресурса, утвержденные Жилищным кодексом и постановлением Правительства. В соседнем столбце прописываются количественные показатели. Иначе говоря, цифры, означающие, сколько пользователем было потреблено той или иной услуги. Умножив норму потребления на ее количество, физическое лицо сможет самостоятельно проверить, правильная ли сумма ему начислена к выплате.
- Реквизиты. Как и в любом другом документе, в квитанции для погашения месячной платы за пользование коммунальными услугами должны обязательно присутствовать сведения общего характера. Прежде всего, это фамилия, имя и отчество того физического лица, которое является владельцем имущественного объекта, а также адрес нахождения квартиры/дома. Помимо того, обязательно должны быть правильно проставлены банковские реквизиты управляющей конторы, на счет которой необходимо перечислить материальные средства. В число данных реквизитов входит идентификационный код банка (БИК) и самого юридического лица (ИНН), транзитный счет, а также некоторые другие.
Сколько нужно хранить оперативный журнал
Используется для отчета об итогах продаж наличных в конце рабочего дня. Доступна возможность автоматического разделения количества и стоимости выставленных счетов-фактур. В бухгалтерском учете есть возможность выбрать, использовать ли расчетную сеть 411 для мониторинга оборота, достигнутого отдельными клиентами.
Клиент может заплатить не наличными, а карточкой. Заказы будут отражать дебетовую дебиторскую задолженность счета 411 с соответствующей количественной оценкой, которая будет закрыта после получения денег на банковском счете компании. В общей теории бухгалтерского учета были сформулированы несколько основных форм бухгалтерского учета, называемых формой учета в итальянском, немецком, французском, американском и советском языках, чьи различия в основном связаны с количеством журналов и связанных с ними технологий и являются ли они хранить на блокнотах или на отдельных листах.
Оперативный журнал
Форма оперативного журнала должна отвечать требованию наиболее рационального ведения записей с учетом звукозаписи переговоров. Включение звукозаписи при ведении оперативных переговоров по прямым каналам связи с диспетчером должно производиться автоматически — снятием телефонной трубки.
Записываются и другие сведения, которые необходимо знать персоналу, принимающему смену, а также руководству предприятия, осуществляющему контроль за работой подстанции и деятельностью оперативного персонала.
Срок хранения журнала вводного инструктажа по охране труда
Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Если же компанию реорганизуют, то архив документов передают на хранение организации — преемнику. Срок хранения «до минования надобности» имеют, как правило, выписки или распечатки утвержденных на государственном уровне документов, которыми на предприятии пользуются во время работы: различные нормы, перечни, правила.
ЭПК10.Перечень работ с тяжелыми,вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения — Пост. б) в других организациях — до замены новым11.Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения — Пост. б) в других организациях – До замены новым12.Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л.13.Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов — Пост.;14.Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий – 75 л.15.Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения — Пост.
Оперативный журнал
Ведение оперативного журнала на щитах управления или диспетчерских пунктах при эксплуатации и оперативном управлении работой электроустановок ведется в соответствии с требованиями пп. 1.5.26; 1.5.27; 1.8.13 ПЭЭП и Правил по охране труда при эксплуатации электроустановок, ведение оперативного журнала обязательно также согласно Приложения 24 к ПБ 03-428-02. Правила безопасности при строительстве подземных сооружений, п. 2. 1РД 153-34.1-35.521-00 Методические указания. Состав и ведение эксплуатационной документации в цехах АСУ ТП (ТАИ) тепловых электростанций
1. Оперативный журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печатью. На последней странице делается запись о количестве прошнурованных листов и ставится подпись ответственного за электрохозяйство предприятия (цеха, участка и др.) или его заместителя.
На лицевой стороне обложки журнала указываются название «Оперативный журнал» и даты начала и окончания ведения журнала.
2. Журнал должен постоянно находиться на рабочем месте оперативного (оперативно-ремонтного) персонала. Заполненные журналы хранятся в течение 3 лет со дня последней записи.
3. Ответственность за правильность и достоверность записей несет персонал, сделавший запись в оперативном журнале.
В первой графе «Дата и время» ставятся дата и время (число, месяц, год, часы и минуты) начала смены, а по окончании ее — конца смены. Далее (в течение смены) ставится время (часы, минуты) каждого записываемого события (сообщения, распоряжения, указания, выполнения оперативного переключения и т.д.).
Во второй графе «Содержание сообщений. » записываются должность и фамилия лица, с кем ведутся оперативные переговоры, содержание сообщений, распоряжений, указаний, полученных или отданных оперативным персоналом (начальником смены, дежурным диспетчером, дежурным электромонтером) или оперативно-ремонтным персоналом.
В третьей графе «Визы, замечания» не реже двух раз в месяц делаются отметки о правильности ведения журнала ответственным лицом за электрохозяйство (его заместителем) или начальником электроцеха (его заместителем).
4. При записях в оперативном журнале рекомендуется соблюдать следующие правила:
записи ведутся в хронологическом порядке только чернилами или пастой синего, фиолетового или черного цвета и должны быть четкими, ясными, без помарок и подчисток. В случае ошибки неправильная запись берется в скобки и зачеркивается нежирной чертой (так, чтобы ее можно было прочитать), а рядом делается правильная запись. При обнаружении пропущенной записи она выполняется на свободном месте и ставится время, когда произошло фиксируемое событие. Перед записью следует отметить «Пропущенная запись»;
запрещается делать записи на полях и между строк. Пропущенные незаполненные строки прочеркиваются «зигзагом»;
разрешается пользоваться допускаемыми сокращениями слов, указанными в
Приложении; а в записи о наложении переносных защитных заземлений (З/З), включении заземляющих ножей (ЗН) красной линией подчеркиваются слова «уст. З/З . » и «вкл. ЗН, ЗЛР или ЗШР»;
в записи о снятии З/З или отключении ЗН синей линией подчеркиваются слова «снято З/З . » и «отключены ЗН» и одновременно зачеркивается синей линией красная черта и предыдущая запись о наложении заземления или включении ЗН.
5. При сдаче смены (во второй графе) указываются состояние схемы электроснабжения и электрооборудования предприятия, сведения о наличии документации, инструмента и защитных средств, а также суммарное количество заземлений, установленных в электроустановках, сданных ключей от помещений электроустановок и ставится подпись сдавшего смену. Принявший смену расписывается под подписью сдавшего смену о ее принятии с указанием времени.
Оперативный журнал должен постоянно находиться на рабочем месте оперативного (оперативно-ремонтного) персонала.
Заполненные Оперативные журналы хранятся в течение 3 лет со дня последней записи. Ответственность за правильность и достоверность записей несет персонал, сделавший запись в Оперативном журнале.
В 1-й графе «Дата и время» ставятся дата и время (число, месяц, год, часы и минуты) начала смены, а по окончании ее — конца смены.
Далее (в течение смены) ставится время (часы, минуты) каждого записываемого события (сообщения, распоряжения, указания, выполнения оперативного переключения и т. д.).
Во 2-й графе «Содержание сообщений. » записываются должность и фамилия лица, с кем ведутся оперативные переговоры, содержание сообщений, распоряжений, указаний, полученных или отданных оперативным персоналом (начальником смены, дежурным диспетчером, дежурным электромонтером) или оперативно-ремонтным персоналом.
В 3-й графе «Визы, замечания» работник, ответственный за электрохозяйство (его заместитель), или начальник электроцеха (его заместитель) не реже 2 раз в месяц делает отметки о правильности ведения Оперативного журнала.
При сдаче смены (во 2-й графе) указывают состояние схемы электроснабжения и электрооборудования; сведения о наличии документации, инструмента и защитных средств; суммарное количество заземлений, установленных в электроустановках; количество сданных ключей от помещений электроустановок.
Сдавший смену ставит подпись.
Принявший смену расписывается под подписью сдавшего смену (свидетельствуя о ее принятии) с указанием времени.
Сколько нужно хранить график отпусков
Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, на который они были составлены. П. 2.11. указаний по применению «Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утв. Главархивом СССР 15.08.1988)
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2022 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2022 г. № 558).
