Где можно использовать факсимиле в России в 2022 году
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
- Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
- образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
- действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
- период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).
Соглашение об использование факсимиле
1. Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.
В условиях достаточно распространенной практики лжесвидетельствования по гражданским делам и отсутствия большого доверия к показаниям свидетелей активное использование этого способа доказывания при подтверждении фактов совершения серьезных (и особенно коммерческих) сделок может создать существенные риски признания судами сделок, которые на самом деле не совершались, или неверного установления содержательных деталей таких сделок.
Достаточно ли наличие оговорки о факсимиле в договоре или надежнее заключить отдельное соглашение об использовании факсимиле
Часть 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации, на которую ссылается заявитель жалобы, касается использования факсимиле при совершении сделок, под которыми в силу статьи 153 Кодекса понимаются действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
Акт выполнения работ сделкой не является, поскольку призван в предусмотренных договором случаях подтверждать факт выполнения работ.
Кроме того, спорные акты заверены печатью ОАО «НПО „Сатурн“. Доказательства утраты ответчиком печати в материалах дела отсутствуют.
Заявление о фальсификации актов выполнения работ в порядке статьи 161 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации ответчик в суд первой и апелляционной инстанций не представил.
Достаточно ли наличие оговорки о факсимиле в договоре или надежнее заключить отдельное соглашение об использовании факсимиле? Есть ли риск признания договора незаконченным (при факсимильной подписи) при наличии оговорки о факсимиле в этом же договоре без заключения отдельного соглашения об использовании факсимиле при заключении такой-то сделки? Есть ли соответствующая судебная практика?
В каких случаях можно использовать факсимиле
Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации — факсимиле.
В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.
Агентство правовых технологий — Магистр
Кроме того, нередки случаи, когда руководитель временно недоступен, находится вне офиса или лично проводит важное совещание, что исключает возможность собственноручного подписания документа. Решением проблемы срочного оформления документов при недоступности или занятости руководителя, как правило, является использование факсимиле, тем более, что современные технологии изготовления клише позволяют получить оттиск подписи, практически неотличимый от сделанной собственноручно.
По смыслу п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, документы с использованием факсимильной подписи допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые установлены договором. При этом факсимильное воспроизведение подписи и собственноручная подпись имеют равную силу.
Тема: соглашение о факсимиле
Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ при совершении сделок Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей («факсимиле») уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования электронно — цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи. Кроме, того Стороны позволяют использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок (спецификации, счетах — фактурах, накладных, и др.) При этом факсимильная подпись будет иметь такую же юридическую силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.
Учитывая, что между Сторонами налажено деловое сотрудничество, основанное на договорных отношениях, в целях избежания возможных простоев и задержек поставок товаров, вызванных необходимостью надлежащего оформления документации, Стороны решили урегулировать следующие вопросы.
1. В соответствии с п. 2 ст. 434 ГК РФ все виды договоров, которые будут заключаться между Сторонами, могут быть заключены путем обмена документами посредством почтовой, электронной, факсимильной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны договора.
2. Договоры купли — продажи, заключаемые Сторонами, могут иметь как краткосрочный, так и длительный срок действия. В договорах, имеющих длительный срок действия, условия о наименовании, количестве, ассортименте и сроках поставки товаров будут определяться в отдельных спецификациях, являющихся неотъемлемой частью таких договоров.
3. Согласно п. 2 ст. 160 ГК РФ при совершении сделок Стороны допускают факсимильное воспроизведение подписей («факсимиле») уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования электронно — цифровой подписи либо аналога собственноручной подписи. Кроме, того Стороны позволяют использовать факсимиле на иных необходимых документах, являющихся обязательными и необходимыми при проведении сделок (спецификации, счетах — фактурах, накладных, и др.) При этом факсимильная подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.
4. Настоящее соглашение вступает в силу с момента подписания Сторонами. Все изменения и дополнения к настоящему соглашению имеют юридическую силу, если они составлены в письменной форме и подписаны Сторонами.
Соглашение о возможности использовать факсимиле
__________, именуем__ в дальнейшем «Сторона 1», в лице ______________, действующего на основании ______, с одной стороны и _____________, именуем__ в дальнейшем «Сторона 2», в лице ______________, действующей на основании ______, с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Стороны допускают при совершении сделок_____________________ факсимильное воспроизведение подписей («факсимиле») уполномоченных на заключение сделок лиц с помощью средств механического или иного копирования. Факсимильная подпись имеет такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.
Соглашение по использованию факсимиле
Кроме того, само по себе несоблюдение формы сделки (а подписание договора с помощью факсимиле при отсутствии соглашения об использовании факсимиле является несоблюдением формы) не влечет недействительности договора, а влечет запрет приводить свидетельские показания в подтверждение заключенности договора. Иными словами, в случае судебного спора необходимо будет доказывать факт заключения договора всеми возможными средствами, кроме свидетельских показаний. К примеру, в Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2022 по делу N А82-14385/2022 указано, что само по себе отсутствие собственноручной подписи директора в договоре не является основанием для вывода об отсутствии между сторонами договорных отношений. Сделать вывод о заключенности договора суду позволило наличие электронной переписки между сторонами.
Тем не менее, шанс того, что договор, подписанный факсимиле, при отсутствии соглашения сторон об этом, будет признан действительным, не очень велик. Поэтому если при подписании договора с контрагентом все же не удалось соблюсти порядок, описанный выше, необходимо принимать во внимание все связанные с этим риски. При должном оспаривании со стороны контрагента доказать действительность договора будет проблематично.
Факсимиле на договоре и актах
По общему правилу, установленному п. 1 ст. 161 ГК РФ, сделки юридических лиц между собой и с гражданами вне зависимости от суммы сделки должны совершаться в письменной форме. Письменная форма сделки обычно предполагает составление документа, выражающего ее содержание и подписываемого лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК РФ). В данном случае речь идет об оригинальных собственноручных подписях на договорах.
В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ проставление факсимильной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Таким образом, чтобы иметь возможность подписывать факсимиле договоры по соглашению сторон, сначала нужно подписать собственноручно соглашение об использовании факсимиле.
Подобное соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, в нем, например, указывается: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише)». При наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору.
На основании этого соглашения стороны вправе использовать факсимиле на счетах на оплату, заказ-нарядах, заявках, актах, отчетах и прочих документах и, кроме того, на дополнениях и изменениях к договору.
Согласно ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность.
Следовательно, если гражданско-правовой договор подписан с помощью факсимильной подписи, а соглашения о ее использовании стороны не заключили, письменная форма сделки не может считаться соблюденной. Отсюда невозможность ссылаться на него как на документ, свидетельствующий о заключении договора между сторонами. В этих случаях нужно говорить либо о незаключенности договора (см., например, Постановление ФАС СКО от 08.09.2022 N А32-13609/2022), либо о его недействительности в связи с несоблюдением требований законодательства к форме договора (см., например, Постановление ФАС ВСО от 23.03.2022 N А58-4290/08).
Однако договор может быть признан действительным, если лицо, факсимиле которого было использовано, в дальнейшем одобрит подобную сделку или подтвердит факт невозможности проставления личной подписи, например из-за травмы руки (Постановление ФАС ВВО от 18.08.2022 N А43-18585/2022).
Первичные учетные документы являются основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете №402-ФЗ.
Подпунктом 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть проставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
Каких-либо других требований к подписям, проставляемым на первичных документах, указанный Закон не предъявляет. Например, не разъясняется, должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле.
Отметим, что, в отличие от названного Закона, действовавшим до 1 января 2022 г. Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» было установлено требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (пп. «ж» п. 2 ст. 9 документа). Однако понятие личной подписи Закон не раскрывал.
Официальная позиция изложена в Письме Минфина России от 15.03.2022 N 03-02-08/13: использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Чиновники и ранее говорили о том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов (Письмо Минфина России от 26.10.2022 N 03-01-10/8-404).
Судебная практика названную позицию контролирующих органов в целом поддерживает, указывая на неправомерность использования факсимиле в данных документах (Постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2022 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2022 N 04АП-5609/12).
При этом арбитры также отмечают, что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи, предусмотренное п. 2 ст. 160 ГК РФ, при оформлении первичных бухгалтерских документов не влечет каких-либо правовых последствий, поскольку порядок оформления подобных документов определяется Налоговым кодексом и Законом о бухгалтерском учете, тогда как согласно п. 3 ст. 2 ГК РФ к налоговым и другим финансовым и административным правоотношениям гражданское законодательство не применяется (см., например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.01.2022 N 15АП-4381/2022-НР).
А.В.Петухова к. ю. н
Отличный секретарь
Если в организации есть факсимиле подписи директора, то вопрос, на какие документы можно ставить оттиск, является очень актуальным. Перечень таких документов обычно закрепляется в специальном внутреннем нормативном акте – Положении о факсимиле. В 99% случаев это внутренние документы, а оставшийся процент приходится на поздравления, приглашения и тому подобные бумаги, которые никогда не повлекут за собой никаких правовых последствий. Между тем, использование факсимиле возможно и на договорах, и на первичной учетной документации, и на исходящих письмах, но только при условии, что между сторонами договора есть об этом письменное соглашение. Образец соглашения можно скачать в этой статье.
Содержание Сайта не может быть скопировано, опубликовано, воспроизведено, передано или распространено любым способом, а также размещено в глобальной сети «Интернет» без предварительного письменного согласия Администрации сайта.
Примерная форма соглашения об использовании факсимиле при заключении договора (подготовлено экспертами компании — Гарант — )
5. В течение [ значение ] дней с момента предъявления письменного требования Стороны или иного уполномоченного лица документ, подписанный с использованием факсимиле, подлежит замене на документ, подписанный собственноручной подписью.
1. Стороны договорились использовать факсимиле при заключении, изменении и расторжении договора [ предмет договора ], дополнительных соглашений и приложений к нему, а также следующих документов, сопутствующих проведению сделки: [ вписать нужное, например, спецификаций, счетов-фактур, накладных и др. ].
Факсимиле вместо подписи: применять или избегать
Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи 10 . Однако действие закона об электронной подписи 11 не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле 12 .
Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.
Когда и кто может использовать факсимиле
Обычно факсимиле очень помогает в сотрудничестве с постоянными партнерами. Для этого достаточно составить первоначальный договор сотрудничества и в тексте договора указать возможность использования факсимиле в процессе сотрудничества. Например, это пригодится для оформления актов выполненных работ, актов приема-отгрузки и других документов, сопровождающих долгосрочное сотрудничество двух контрагентов. Также можно оформить отдельное соглашение об использовании факсимильной подписи, подписанное обеими сторонами, участвующими в сотрудничестве.
Нельзя использовать оттиск факсимиле на налоговых документах (например, декларациях); финансовых документах (векселя, доверенности, платежные поручения, банковские карты). Также факсимиле не сделает законными заявки на гранты, участие в торгах или тендерах и документы, для этих заявок оформленные.
Соглашение по использованию факсимиле
Сегодня быстрота, с которой решаются вопросы в бизнесе, даже не позволяет выделить достаточно времени на то. Чтобы завизировать подписью важные документы. Руководителю всегда необходимо находиться в постоянном движении. Однако при этом необходимость ведения документации не отпадает. В таких случаях сегодня можно использовать факсимиле на договоре, чтобы сократить хоть немного времени на остальные дела. К тому же, чтобы проставлять оттиски своей подписи, совершенно необязательно это делать самому руководителю – он может вполне доверить на основании доверительного разрешения факсимиле на договоре своему помощнику или даже офис менеджеру.
Наверняка, многих уже руководителей предприятий и организаций имеются собственные печати и штампы, допускающие использование факсимиле в своей работе. Но не все еще знают, что такая возможность существует. Надо сказать, что использование факсимиле позволяет сокращать время на делопроизводственные занятия. По сути. Факсимиле представляет собой такие же типы печатей или штампов, однако при этом на рабочей поверхности такой печати нет гербовых изображений или регистрационных данных. Как правило, использование факсимиле включает в себя исключительно проставление собственной подписи руководителя. В некоторых случаях, при искусно выполненной работе, на рабочей поверхности может также быть указано должность или фамилия и инициалы руководителя.
19 Января 2022Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении
Таким образом, определенный Кодексом порядок оформления трудовых отношений устанавливает, что от имени работодателя — юридического лица трудовой договор должен быть подписан либо органами управления юридического лица, либо иными уполномоченными лицами.
Соглашение о выполнении работником дополнительной работы на условиях совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ) не является трудовым договором, так как работа, выполняемая по такому соглашению, осуществляется одновременно с работой по основной должности сотрудника. Об этом свидетельствует и порядок прекращения работы, выполняемой на условиях совмещения, не предусматривающий обычных при расторжении трудового договора гарантий трудовых прав работника: работник и работодатель в любой момент могут по своему усмотрению прекратить выполнение дополнительной работы, уведомив об этом другую сторону за три рабочих дня (ч. 3 ст. 60.2 ТК РФ).
