Сосписок вопросов при собеседовании секретаря делопроизводителя: информация с разъяснениями

Содержание

Отбор на должность секретаря приемной, вопросы к собеседованию

Вижу, что Вы уже целый год работаете в компании «Домашние помощники». Не могли бы Вы немного рассказать о том, что Вы там обычно делали в течение рабочего дня?
Насколько, по Вашему мнению, Ваш опыт работы поможет Вам на этом месте?
Я опишу Вам типичную ситуацию, в которой Вы можете оказаться, работая здесь, а потом спрошу Вас, как Вы будете реагировать.

Один из младших секретарей только что ушел в кафетерий – у него 15-минутный перерыв. Другой работает в соседнем офисе, он должен разобрать счета. Вы отвечаете на телефонный звонок. Клиент задает Вам вопрос, на который Вы не знаете ответа. Неожиданно к стойке приемной подходят сразу несколько человек, так что у стойки образуется очередь. Что Вы будете делать в данной ситуации?

О чем обычно спрашивают на собеседовании секретаря

В большинстве случаев в обязанности секретаря всходит разнообразная помощь директору. Мелкие поручения типа распечатки документов, договоренностей о встречах, коммутация с подчиненными — это только часть большой работы. Очень часто секретари отвечают за заказ воды и канцтоваров в офис, печать мелкой полиграфии (визиток), логистику и многое другое. Все это обязательно нужно уточнить на собеседовании.

Основы бухгалтерского учета, умение работать с программами world и excel — также являются стандартными требованиями при приеме на работу секретаря. На собеседовании могут попросить быстро напечатать текст или построить таблицу. К этому обязательно нужно быть готовыми.

Вопросы на собеседовании на английском языке на позицию делопроизводителя

Что же представляет собой собеседование на английском языке на должность делопроизводителя? В принципе, оно ненамного отличается от обычного собеседования, речь идет, скорее, лишь о языке проведения. С целью дать первичное представление потенциальному соискателю такой вакансии, мы поместили список возможных вопросов на собеседовании на английском языке на позицию делопроизводителя в таблице.

Работа делопроизводителя (или секретаря-референта), вопреки сложившемуся стереотипу – серьезный и ответственный труд. Ведь от правильности оформления документов, ведения делопроизводства технического сопровождения документооборота во многом зависит успех деятельности компании. А если речь идет о секретаре-делопроизводителе первого лица – то и об имидже: если театр начинается с вешалки, то встреча с главой компании – с приемной. И, безусловно, трудно представить себе работу сколько-нибудь значимой (даже отечественной) компании, где бы ни разу не пришлось вести переписку с зарубежными партнерами или клиентами, а также оформлять документы на английском языке. В этой связи современный делопроизводитель – это коммуникабельный и эрудированный человек с высшим образованием, владеющий английским языком и мотивированный на успех. Поэтому и современные компании-работодатели одним из основных требований к претендентам на эту должность выдвигают владение английским языком на высоком уровне, а в качестве инструмента кадровой политики используют сравнительно новый, но эффективный метод – собеседование на английском языке. Такое собеседование преследует цель не только оценить профессиональные, деловые качества и опыт работы человека, но и его владение языком. Не секрет, что во многих компаниях делопроизводитель совмещает обязанности переводчика, в связи с чем на подобной должности приветствуются выпускники факультетов Романо-германской филологии. И, наконец, нельзя не отметить, что эта позиция для многих является стартовой точкой отчета карьерного роста: если делопроизводитель зарекомендовал себя как высокий профессионал, ему впоследствии может быть предложена и другая, более высокая, должность в компании.

Вопросы при собеседовании секретаря

Деловой стиль в одежде должен быть в меру женственным, но не сексуальным. Поэтому он исключает мешковатые костюмы темных тонов. Однако помните, что вы пришли в офис работать, а не дефилировать мимо кабинета в светящихся блузах с глубоким декольте. В одежде и манерах будьте аккуратны так, как будто вы каждый день приходите .

Это интересно: Акт оценки транспортного средства для продажи образец

Первое, что необходимо сделать, готовясь к собеседованию на секретаря – это зайти на сайт компании. Читая информацию на сайте, обратите внимание на такие моменты:
— Чем занимается компания, какова ее миссия;
— Как компания планирует развиваться дальше;
— Цели компании.

Секретарь: о чём спрашивают на собеседовании

Скорее всего, собеседование будет проводить именно тот человек, с которым вам и придётся работать. Поэтому с самого начала ведите себя вежливо, позитивно и профессионально. Покажите, что работать с вами будет приятно.

Расскажите о ваших навыках работы с компьютером. В каких программах вы чувствуете себя уверенно?
Насколько хорошо вы управляетесь с многоканальным телефоном? Способны ли вы выдерживать громкий звук и поток телефонных звонков целый день?
Наша компания придерживается принципов командной работы, которая ведёт к общим целям. Как вы себя ощущаете, работая в команде? Какие навыки вы можете добавить к нашему единому организму? Ответ:У меня отличные организационные навыки, которые помогут сократить время на выполнение каждой задачи. Я умею решать вопросы нестандартными способами, когда обычные уже не работают.
Справитесь ли вы, если вам дадут в подчинение несколько сотрудников?
В чем ваши сильные стороны и как они помогут вам на этой должности?
В чем ваши слабые стороны?
Как вы справляетесь со стрессом и давлением?
Расскажите, как вам работалось с вашим предыдущим руководителем.
Опишите ваши ежедневные обязанности на предыдущем месте работы.
Что вы ожидаете от своего будущего руководителя?
Насколько хорошо вы ладите с людьми?
Дайте несколько примеров командной работы.
Приходилось ли вам выполнять конфиденциальные просьбы своего руководителя? Как вы с ними справлялись? Насколько вам комфортны такие задачи?
Насколько эффективно вы справляетесь с ежедневным расписанием своего шефа?
Какие программы планирования задач и обмена сообщениями вы используете?
Расскажите о своих достижениях на предыдущем месте работы.
С какой скоростью вы печатаете? Оцените свой уровень грамотности.
Какие процедуры безопасности вы выполняли при приёме доставок, посылок, почтовых отправлений?
К вашему руководителю пытается попасть рассерженный или нежелательный посетитель. Ваши действия?
Как вы распределяете приоритеты в звонках, посещениях, доставках?
Насколько вы способны работать в режиме многозадачности? Дайте пример.
Готовы ли вы работать сверхурочно, если понадобится? Ответ:Сейчас для меня карьера — приоритет номер один, поэтому не будет проблемы в том, чтобы потратить немного больше времени на это.

Странные вопросы секретарю на собеседовании

К примеру, как трактовать вопрос: «Натуральная ли вы блондинка?» Девушка, которой был задан этот вопрос, ответила, что иногда она освежает цвет волос, но незаметно, как и положено по деловому дресс-коду. Однако она осталась в большом недоумении: можно ли таким образом выяснить какие-либо профессиональные качества кандидата. Похоже выглядят вопросы, пользуется ли кандидат ненормативной лексикой, есть ли у него любимый человек и когда он собирается заводить детей.

Однако бывают и очень «странные» собеседования. Вопросы, которые менеджеры по персоналу задают на таких собеседованиях, можно назвать неэтичными, потому что касаются не профессиональных и не личностных качеств соискателя, необходимых в дальнейшей работе, а его интимной жизни.

Как и что говорить на собеседовании на должность секретаря: тесты, вопросы и ответы

Продумыванию мотивации желания работать именно в этой компании стоит уделить особое внимание. К ответу подготовьтесь заранее, узнайте как можно больше о сфере деятельности организации, подумайте, какие её плюсы нужно назвать в качестве привлекательных.

Образование, опыт и навыки работы – вот главные позиции, на которые обращают внимание при отборе кандидатов в секретари, поэтому именно их нужно представить в наиболее выгодном свете. Указать нужно, что кандидат на должность секретаря пунктуален, исполнителен, коммуникабелен, стрессоустойчив.

Опросник для претендента на должность секретаря руководителя

Подбор секретаря только на первый взгляд является простым делом. Основные функции секретаря это : прием посетителей, телефонных звонков, обработка входящей-исходящей документацией, обеспечение и организация работы руководителя и техническое обеспечение приемной (офиса). Спектр требования, которые предъявляются секретарю, довольно широк. Это и нание этикета, этики, эстетики, культуры делового общения, соблюдение дрес-кода. Знание ПК, офисной оргтехники, ведение делопроизводства,

Среди личных качеств можно выделить наличиле организаторских способностей, коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность, тактичность, самостоятельность эмоциональная устойчивость внимательность, хорошая память неконфликтность,

Вопросы для собеседования секретаря руководителя

Руководитель предложил мне подготовить опросник для поиска второго помощника руководителя — секретаря. Какие вопросы и в какой последовательности лучше задать соискателю? На собеседовании с соискателем на должность секретаря задайте эти вопросы:. Вы можете дополнить список вопросов в зависимости от того, какие качества секретаря наиболее востребованы в вашей компании. Главное правило, вопросы должны быть нейтральными, предполагать открытые ответы.

Это интересно: Барнаул. Какая должна быть субсидия на оплату жкх при пенсии 8100?

Любите ли вы рассказывать знакомым о просмотренном фильме или новостях обстоятельно и подробно? Внимание, память С какими людьми вам легче всего общаться? Гибкость в общении Вам часто приходится первой начинать разговор с незнакомыми людьми? Что входило в ваши обязанности на предыдущей работе? Профессиональная ориентированность Как вы относитесь к ненормированному рабочему дню? Как Вам легче формулировать мысли: в устной или письменной форме? Опубликовано пользователем Valeratal.

Собеседование на делопроизводителя что нужно знать

Расскажите о ваших навыках работы с компьютером. В каких программах вы чувствуете себя уверенно?
Насколько хорошо вы управляетесь с многоканальным телефоном? Способны ли вы выдерживать громкий звук и поток телефонных звонков целый день?
Наша компания придерживается принципов командной работы, которая ведёт к общим целям. Как вы себя ощущаете, работая в команде? Какие навыки вы можете добавить к нашему единому организму? Ответ:У меня отличные организационные навыки, которые помогут сократить время на выполнение каждой задачи. Я умею решать вопросы нестандартными способами, когда обычные уже не работают.
Справитесь ли вы, если вам дадут в подчинение несколько сотрудников?
В чем ваши сильные стороны и как они помогут вам на этой должности?
В чем ваши слабые стороны?
Как вы справляетесь со стрессом и давлением?
Расскажите, как вам работалось с вашим предыдущим руководителем.
Опишите ваши ежедневные обязанности на предыдущем месте работы.
Что вы ожидаете от своего будущего руководителя?
Насколько хорошо вы ладите с людьми?
Дайте несколько примеров командной работы.
Приходилось ли вам выполнять конфиденциальные просьбы своего руководителя? Как вы с ними справлялись? Насколько вам комфортны такие задачи?
Насколько эффективно вы справляетесь с ежедневным расписанием своего шефа?
Какие программы планирования задач и обмена сообщениями вы используете?
Расскажите о своих достижениях на предыдущем месте работы.
С какой скоростью вы печатаете? Оцените свой уровень грамотности.
Какие процедуры безопасности вы выполняли при приёме доставок, посылок, почтовых отправлений?
К вашему руководителю пытается попасть рассерженный или нежелательный посетитель. Ваши действия?
Как вы распределяете приоритеты в звонках, посещениях, доставках?
Насколько вы способны работать в режиме многозадачности? Дайте пример.
Готовы ли вы работать сверхурочно, если понадобится? Ответ:Сейчас для меня карьера — приоритет номер один, поэтому не будет проблемы в том, чтобы потратить немного больше времени на это.

Собеседование секретаря

Собеседование секретаря обычно проводится в несколько этапов. Сначала проводится собеседование с менеджером по персоналу. Первичное собеседование секретаря может проводиться по телефону или лично. Далее вы можете пообщаться с директором по персоналу и потом с президентом компании. Или наоборот, сначала с непосредственным начальником (если это не президент или директор), а потом с директором по персоналу. Также очень вероятны тесты, как профессиональные, так и психологические.

И еще один момент. Он может быть для вас очевидным, если вы уже имеете опыт работы секретарем, но для новичков скажу: на собеседование секретаря никогда не приходите с мамой, мужем или кем-то еще. Ваша мама не должна направлять за вас резюме в компанию или от вашего имени в компанию звонить. Вы – профессионал, вы – взрослый человек, именно этого от вас ждут. Детишки, которые приходят на собеседование секретаря с мамой, пройти интервью не смогут. Нужно сначала подрасти.

Собеседование на должность делопроизводителя

Испрашивайте прощение у Господа, веруя в его силы. Он обязательно поможет Вам, причем сложится всё для Вас наилучшим образом. Вы можете заучить уже имеющиеся молитвы, а можете использовать те слова, которые сами появляются у Вас, чтобы быть обращенными к Господу. Молитва должна идти от сердца, возносясь с душою.

Есть еще одно свидетельство Ларисы из Вырицы Ленинградской области. Она жила в огромной коммунальной квартире. Когда стали расселять людей из коммуналок, дошла очередь до ее семьи, однако, риелторы постоянно отодвигали сроки по различным причинам. Узнав о том, что можно молиться святому Спиридону, она обратилась к нему с просьбой о помощи. Результат не заставил себя ждать! Уже скоро ее семья получила отличные условия для проживания. За одну комнату они получили две квартиры.

Это интересно: Скачать 3ндфл за 2022 год на сайте налоговой бесплатно

Всё о работе в Украине

— Ведите себя на интервью уверенно, но не высокомерно. Высокомерное поведение неприемлемо, это прямой путь к провалу. Кстати, высокомерие не только не подчёркивает уверенность, но и указывает на неуверенность, замаскированную таким способом. Уверенный в себе человек не бывает высокомерным.

В конце собеседования Вас спросят: «Есть ли у вас какие-нибудь вопросы?». Задайте столько вопросов, сколько у Вас их имеется. Даже если их десять. Внимательно слушайте ответы. Если что-нибудь не понятно — уточняйте, переспрашивайте. Не стесняйтесь. Гораздо хуже будет, если у Вас вообще не будет вопросов.

Сосписок вопросов при собеседовании секретаря делопроизводителя

— Прием и распределение телефонных звонков.
— Работа с электронной почтой (сортировка и систематизация входящих сообщений, ведение внешней и внутренней деловой переписки).
— Составление и редактирование деловых писем.
— Подготовка проектов приказов и распоряжений, их согласование, подписание, регистрация, учет, ознакомление сотрудников, контроль исполнения.
— Контроль документооборота (отправление/получение, регистрация, учет исходящей и входящей документации).
— Поиск необходимой информации, оперативное решение возникающих вопросов.
— Взаимодействие с курьерской службой и почтой (отправка/прием, регистрация, отслеживание и учет отправлений).
— Актуализация корпоративного списка поздравляемых лиц, организация поздравлений.
— Обеспечение офиса необходимыми расходными материалами (вода, канцелярия и т.д.)
— Выполнение иных служебных поручений руководства.

— Опыт работы в должности секретаря, с исполнением функций делопроизводителя от 5 лет.
— Образование высшее (строительное является преимуществом).
— Правильная устная и письменная речь.
— Знание основ делового этикета, правил деловой переписки и делопроизводства.
— Высокий уровень документационной грамотности.
— Уверенный пользователь ПК (Microsoft office).

Собеседование на секретаря: рекомендации

правильной деловой речи — учебники по стилистике вам в помощь;
базового знания английского языка (с нуля его, конечно, за несколько дней не изучить, но старые знания обновить недолго);
чёткого представления о делопроизводстве;
владения азами этикета;
умения обращаться с офисной техникой — принтером, сканером, факсом;
скоропечатания (в Интернете полно специальных программ, помогающих привыкнуть к двухпальцевому набору);
быстрой работы в Word и Excel.

Прежде, чем направлять резюме и торопиться на собеседование, постарайтесь адекватно оценить свою степень подготовленности. Если у вас ещё нет опыта работы в данной сфере деятельности, выделите недельку-другую на самообучение.

Как пройти собеседование на кадровика

Елена, без опыта тяжело найти работу, у вас ведь юридическое и прекрасно наверняка понимаете что с одним дипломом вас работодатель ни 1 не расхватает, курсы еще хуже. А вообще скажу вам честно кадровик-делопроизводитель ничуть не лучше секретаря и даже скушнее скажу я вам, тем более обычно это бабский коллектив и много волокиты. Лично я поработала и секретарем и в кадрах — обе профессии не фонтан, т.к. сильно зависит от начальника, как секретарю мне везло с поручениями, а вот в кадрах-это были вечно недовольные истероидные мадам без детей и с амбициями, которые часто вели себя неадекватно. Если все же хотите устраиваться кадровиком-предлагайте себя как грамотного усидчивого сотрудника,говорите что готовы изучать все досконально и даже работать ненормированно и на декретной ставке-таких любят. Одевайтесь на собесы поскромнее-никакого яркого макияжа, все чопорно и офисно-помните, придется подстраиваться под начальницу и коллектив-иногда вы можете знать все но по 1 внешнему виду не угодить будущей началке. Хорошо если знаете 1с и имели опыт нудной бумажной работы-это можно подчеркивайте что работали с нормативно правовыми актами, подготавливали документацию, изучите ведение карточек т-2 и на собеседовании можете рассказывать какой это архиважный документ для организации и во многих конторах их почти не ведут, только не переусердствуйте а то когда придете работать-заставят перелопатить все инструкции, т2 и т.д.замучаетесь им все там «восстанавливать».А почему вы в подбор персонала не хотите?

Я не понимаю отчего имея высшее ЮРИДИЧЕСКОЕ образование и опыт работы секретарем нельзя объяснять, что вы вели кадровое делопроизводство , пусть даже в очень усеченном варианте? Вы поймите, ваши курсы и знания никому особенно не нужны, никто не горит желанием посадить себе тети на шею и обучать ее, в большинстве случаев ищут специалиста. Так вот и станьте им) Для начала постарайтесь убедить, что вы уже специалист, хотя бы на самой нижней ступеньке, а не студент)