Зачем хранят выставленные счета на оплату
«Счета на оплату мы храним, только если они заменяют договор. То есть когда самого бланка договора нет, но покупатель счет акцептовал и заплатил по нему. В остальных случаях обязанности хранить счета у нас нет, – уверена Виктория Цирульникова, главный бухгалтер ООО «НИСА», г. Благовещенск. – Если возникает необходимость представить копию счета, то в любой момент мы можем сделать дубликат».
Во второй половине календарного года у бухгалтеров, занимающихся начислением заработной платы сотрудникам, появляются дополнительные обязанности. В частности, они должны контролировать величину выплат в разрезе каждого работника с целью соблюдения установленных лимитов, в том числе чтобы не ошибиться при расчете НДФЛ.
Зачем хранят выставленные счета на оплату
Практически все продавцы выставляют своим покупателям счета на оплату. Такие документы не являются первичными бухгалтерскими и налоговыми документами, и хранить их вовсе не обязательно. Однако многие продавцы предпочитают все же это делать. Коллеги поделились, когда, на их взгляд, в этом есть необходимость.
«По счетам мы контролируем срок оплаты от покупателей. В договоре у нас предусмотрена санкция за просрочку платежа, а каждый раз срок оплаты устанавливаем именно в счете. Поэтому вторые экземпляры выставленных счетов у нас хранятся отдельно, – делится опытом Елена Деменюк, главный бухгалтер ЗАО «СК ГРИФОН», г. Москва. – При споре с контрагентом наш экземпляр счета может стать дополнительным доказательством. Конечно, при условии, что мы подтвердим его получение покупателем, например уведомлением о вручении заказного письма».
Так поступают: 27 процентов.
Обязательно ли в бухгалтерии иметь оригиналы счетов на оплату
Добрый день! Мнение вашей коллеги не так уж и беспочвено. Дело в том что , вот например для меня, счет-это всего лишь бумажка по которой можно заплатить. И если ко мне приходит контрагент и говорит что я ему должна по этому счету, то это ничего не значит. Пока он не предъявит документ подтверждающие отгрузку или договор я не плачу. ИМХО я таких счетов наделать могу массу и что? По всем платить что ли? Меня так учили: и в институте и жизнь. А вот сейчас все чаще сталкиваюсь у практикантов в задачах с такой формулировкой :
» Учесть акцептованный счет для оплаты поставщику» В моем понятии всегда было что акцепт-это оплата. А оказалось что нет. Оказывается это означает что директор поставил подпись на счете что его принимаем. Далее бухгалтер должен учесть вот такой акцепт в учете на счете 15.
Статья 434. Форма договора
………………………………………..
2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.
Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.
Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен
Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:
Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.
Сроки хранения счетов-фактур на предприятии
Так как один и тот же документ для различных нужд имеет различные временные периоды хранения, то выбирается больший из них. Товарные накладные должны сохраняться на протяжении 5 лет, срок отсчитывается после завершения того года, в котором ТН применялась для формирования отчетности.
Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.
Срок хранения счетов-квитанций на оплату
Обратите внимание!
С 5 лет до 4 лет сокращен срок хранения счетов-фактур.
Инвалюта
Вместо постоянного установлен 10-летний срок хранения оперативных отчетов по счетам в иностранной валюте за границей (после закрытия счета).
Гарантийные письма 5-летний срок хранения гарантийных писем отсчитывается после окончания срока гарантии.
Налоговый учет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах теперь следует хранить не 5 лет, а постоянно.
Подписи
Образцы подписей материально ответственных лиц по-прежнему подлежат хранению до минования надобности, но не менее 5 лет.
Именно с этой даты организации должны для целей определения срока хранения документов руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.
Перечень
Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Исчисление сроков хранения
Исчисление сроков хранения документов по-прежнему производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Пример
Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2022 году, начинается с 1 января 2022 года.
Счет на оплату покупателю: обязательные реквизиты и немного фантазии
Ни один нормативный документ не обязует организацию выписывать покупателю счет на оплату. И, по сути, счет ничего не подтверждает, поскольку вся информация по сделке отражается в других документах – договоре, акте, накладных.
Счет оформляется в целях предварительной оплаты продукции, товаров, услуг и работ. Типового бланка счета в настоящее время нет. В советское время существовал типовой бланк счета – форма №868, но сегодня он устарел, поэтому организации используют бланки, разработанные самостоятельно.
Сколько хранят квитанции об оплате коммунальных услуг? Советы юриста
На платежных документах должна ставиться печать банка или кассира почты или иной организации, принимающей деньги. Сложнее с терминалами для приема оплаты, ими выдаются чеки без печати, что в будущем может создать проблемы. Просьба исправить недочет спасет в будущем от волнений.
У людей нет единого мнения о том, какой период времени стоит сохранять квитанции. Вообще, нигде нет строгого правила по поводу хранения квитанции. Сколько нужно хранить квитанции об оплате, ни один нормативный документ напрямую не скажет. Лишь на квитанциях стоит отметка о хранении их в течение 3 лет.
Документация: сроки хранения и передача в архив
Налоговый кодекс устанавливает обязанность обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета в течение четырех лет. Это требование распространяется равным образом и на налогоплательщиков, и на налоговых агентов (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Статьей 362 Перечня также установлено, что первичные учетные документы и приложения к ним, на основании которых сделаны записи бухучета (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, акты о приеме, сдаче и списании имущества, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) хранятся пять лет.
Счет на оплату — первый шаг на пути успешного сотрудничества
Счет на оплату предназначен для осуществления покупателем перевода денежных средств на расчетный счет поставщика. Законодательством предусмотрен обширный перечень правил, которым обязаны следовать организации при проведении наличных расчетов между собой. Поэтому безналичная оплата за товары и услуги пользуется гораздо большей популярностью. После заключения договора и согласования всех условий сделки поставщик выставляет контрагенту счет. В рамках одной операции покупатель может получить несколько документов в зависимости от условий поставки товаров и расчета за них. Если по соглашению сторон предусмотрена частичная предоплата, то выставление счета на оплату может быть представлено в двух вариантах:
- В таблице отражается полный перечень товаров и услуг, которые должны быть поставлены и оказаны покупателю. При этом указывается их наименование, количество, цена за единицу и общая сумма всей поставки. Такой документ является практически предварительным вариантом товарной накладной и акта выполненных работ, которые предоставляются поставщиком покупателю после выполнения условий договора. Этот вариант удобен тем, что покупатель может сразу увидеть, как будут называться те или иные товары в официальных бухгалтерских документах.
- В табличной части делают ссылку на заключенный договор и условия оплаты. При этом поставщик может указать как общую сумму контракта, так и самостоятельно рассчитать процент предоплаты. Такой вариант удобен при долгосрочном сотрудничестве, когда покупатель производит периодические предоплаты, и затем осуществляются частичные поставки. Кроме того, иногда невозможно сразу же указать в счете наименование всех единиц продукции, поскольку условиями договора может быть оговорена поставка какого-либо однотипного товара, на усмотрение поставщика, из определенного ассортимента, имеющегося на складе.
Правила оформления счета на оплату в организации: нужна ли печать и ставится ли подпись руководителя
Обычно его подписывает глава компании и главный бухгалтер (или иные лица, которым делегированы полномочия соответствующей доверенностью). Таким образом обычный менеджер может подписывать счет, при наличии доверенности, позволяющей ему данное действие.
Из-за отсутствия печати, счет не станет недействительным. В нем обязательно должны находиться лишь те реквизиты, которые фигурируют в ФЗ №402 от 06.12.2022г. «О бухгалтерском учете» — печать же там не поименована, соответственно ее наличие не обязательно. Таким образом, печать на счете на оплату обязательна, лишь по обычаям делового документооборота
Какой срок хранения счетов-фактур
Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2022 № 967).
Оговоренный ранее обязательный 4-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2022 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.
Обязана ли компания хранить оригиналы счетов
В договоре укажите электронные адреса, с которых должна вестись переписка. Иногда стороны включают в договор условие об электронной переписке, но не указывают, что переписка должна вестись только с тех электронных адресов, которые указаны в реквизитах сторон. Контрагент может отправить письмо с другого адреса, и оно попадет в спам или затеряется в почте. В этом случае придется доказывать, что вы не получали писем, и суд может встать на сторону контрагента.
Суд принимает переписку в зависимости от того, в каком виде стороны предусмотрели в договоре обмен документами по электронной почте.* Если стороны этого не сделали, то обосновать допустимость электронной переписки будет сложнее и суд может ее не принять.
Вопрос эксперту
В статье 29 Закона от 6 декабря 2022 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения нужно хранить не менее пяти лет.
Добрый день,
Вам отвечает эксперт Справочно-правового сервиса Норматив https://normativ.kontur.ru/
Хранение бухгалтерских документов осуществляется в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет. Конкретные сроки хранения первичных документов установлены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2022 г. № 558, а также в НК РФ и Федеральном Законе от 06.12.2022 № 402-ФЗ.
Срок хранения счетов от поставщиков в организации
- Наименование организации-получателя денежных средств.
- ИНН (иногда рядом указывают и КПП организации, хотя эти данные и не являются обязательными).
- Номер расчетного счета получателя денежных средств.
- Наименование того банка, где открыт расчетный счет поставщика.
- БИК банка.
- Корреспондентский счет банка.
Суть документа Счет на оплату предназначен для осуществления покупателем перевода денежных средств на расчетный счет поставщика. Законодательством предусмотрен обширный перечень правил, которым обязаны следовать организации при проведении наличных расчетов между собой.
Бухгалтерская пресса и публикации
Когда договором установлена цена товара, а также определено, что основанием возникновения у покупателя обязательства по оплате является передача ему товара, то счет можно не выставлять даже в том случае, если обязанность его выставления предусмотрена договором. Такой вывод сделал Федеральный арбитражный суд Московского округа (Постановление от 29.01.2022 по делу N КГ-А41/6530-00) в следующей ситуации.
Это, как вы уже поняли, выдержка из письма в редакцию. Причем далеко не единственного, посвященного оформлению счетов. Вопросам-то на самом деле нет числа. Бухгалтеры спрашивают: можно ли на основании счета учесть расходы? Можно ли выписывать счета в условных единицах? Ответы на некоторые, наиболее актуальные вопросы, касающиеся счетов, мы собрали на этой странице.
