Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке 2022

Какие журналы должны быть в организации обязательном порядке

1. об окончании срока испытания. Согласно ст. 71 ТК РФ увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня;
2. об истечении срока трудового договора.

Этот документ переходит в разряд обязательных, если от работников поступил письменный запрос на разработку и подписание договора.Проверка полноты ведения кадрового учета и правильности заполнения всего набора обязательных бланков относится к сфере влияния трудовой инспекции.

О том, какие журналы должны быть в организации и на предприятии общественного питания обязательно, их регистрация и порядок оформления: журналы по пожарной безопасности, по технике безопасности, по электробезопасности, по экологии и другие

Мы уже говорили, что ведение определенного вида журналов может отличаться, в зависимости от сферы деятельности предприятия. Имеется ввиду, что один журнал может быть обязателен на определенном предприятии, а в другом его ведение не имеет никакого смысла. Чтобы было более наглядно, разберем несколько видов журналов, которые могут вестись в разного рода предприятиях.

А теперь рассмотрим порядок оформления журналов в организации. В зависимости от вида, отличается и его основное оформление как документа. Но, прежде всего должна быть проведена регистрация журналов в организации.

Какие приказы должны быть в организации: оформление и классификация

1. Вид документа. Сюда включается основная категория (по личному составу, основной деятельности, административно-хозяйственные), а также подкатегории (при необходимости разделить имеющиеся распорядительные акты).
2. Индекс. Проставляется после номера приказа с тем, чтобы можно было быстро определить, о чем этот документ.
3. Кто выполняет регистрацию и хранение документа. Позиция требуется, если приказы хранятся и регистрируются в разных местах.
4. Срок хранения.
5. Краткое описание направления, которое регулирует отнесенный к этой категории (подкатегории) приказ.
6. Право подписи. Позиция вводится, если на предприятии присутствует делегирование полномочий между первым руководителем и его заместителями (руководителями структурных подразделений).

Часто приказами утверждаются отдельные локальные документы, перечни расценок на товары, плановые показатели работы на будущие периоды. В этом случае, чтобы не загромождать основной документ в пунктах приказа делаются ссылки на приложения (например, «Утвердить Положение об охране труда, изложенное в приложении 1»).

Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке 2022

Особенно работы повышенной опасности, которые могут повлечь травматизм персонала, должны проводиться под усиленным контролем инженера по ТБ и руководящих лиц из числа ИТР. На такие работы оформляется отдельный наряд-допуск и трудящимся проводится предварительный инструктаж перед выполнением поставленных задач.

• выполнить карандашом нумерацию страниц;
• прошнуровать все листы в журнале;
• заклеить небольшим бумажным квадратом узел и концы шнура на задней обложке;
• указать на приклеенном листке количество сшитых страниц, поставить подпись ответственного лица с указанием фамилии и инициалов и сделать оттиск печати организации;
• указать дату начала ведения журнала на последней странице.

Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке 2022

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Читайте о журнале по охране труда еще больше по ссылке. Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание утверждение руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Первый блок — входящая информационно-справочная документация:.

Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке

Обязательными локальными нормативными актами являются:
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
Инструкция по технике безопасности.
Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).
Все эти документы действуют до замены новыми.
График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.
ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ
Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:
положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
альбом форм документов по учету кадров;
положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
положение о персонале;
коллективный договор.
Все эти документы также действуют до замены новыми.
ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ
К таким документам относятся:
прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;
далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2022 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2022. № 69.
ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ
Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:
о приеме работника на работу – форма Т-1;
о приеме работников на работу – форма Т-1а;
о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
о направлении работника в командировку – форма Т-9;
о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
о поощрении работника – форма Т-11;
о поощрении работников – форма Т-11а.
Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:
о совмещении должностей (профессий);
о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
о возложении взысканий;
о досрочном снятии взысканий;
об изменении персональных данных работника;
о присвоении разряда;
о привлечении к сверхурочным работам;
о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
о дежурствах;
об установлении или снятии персональных надбавок;
об изменении режима работы.
ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ
Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности. Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:
об утверждении штатного расписания;
о внесении изменений в штатное расписание;
о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.
Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда. Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять
командировочное удостоверение – форма Т-10;
служебное задание – форма Т-10а;
записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);
акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
В наше время существуют три способа регистрации:
простейший – в журналах;
более совершенный – с помощью картотеки;
и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.
Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы. А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»! От этого зависит исход дела.
Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:
Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
журнал регистрации личных карточек (Т-2);
журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).
На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой.
Книги учета нужны, чтобы фиксировать:
Сверхурочные работы;
использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
предоставленные работникам отгулы и т.д.
Картотека предупреждений
Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:
окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);
истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.

Журналы по ОТ используются для того, чтобы систематизировать необходимую информацию, осуществлять оперативный контроль в сфере ОТ на предприятии и фиксировать сведения о соблюдении сроков для проведения обязательных инструктажей персонала.
Список журналов по ОТ, которые обязательно должны быть на предприятии, зависит от специфики его хоздеятельности, а также того, какие специалисты участвуют в производственном процессе. Однако есть и такие регистры, наличие которых обязательно в любой организации.
Это журналы:
Регистрации:
Вводного инструктажа по ОТ — согласно ст. 212, 225 ТК РФ и Порядку обучения, утв. совместным постановлением Минтруда и Минобразования от 13.01.2022 № 1/29, содержит информацию о вновь принятых сотрудниках, с которыми был проведен инструктаж, инструкторе (с указанием должностей), дате проведения, при этом каждая запись заверяется подписями инструктора и инструктируемого. Форма журнала приведена в приложении А4 к ГОСТ 12.0.004-2022.
Первичного (повторного, внепланового и т. д.) инструктажа по ОТ на рабочем месте — согласно ст. 225 ТК и названному Порядку, содержит информацию о сотрудниках, которые прошли инструктаж, организованный непосредственным руководителем подразделения. Инструктаж завершается устной проверкой знаний. По завершении инструктажа в журнале ставится отметка о предоставлении допуска к самостоятельной работе.
Несчастных случаев на производстве — форма данного регистра под № 9 утверждена постановлением Минтруда «Об утверждении форм документов…» от 24.10.2022 № 73. Сюда специалист службы ОТ вносит сведения о случившихся на предприятии несчастных случаях после проведения служебной проверки по каждому из них.
Противопожарного вводного инструктажа — в этот журнал вносятся сведения по результатам инструктажа, проведенного со всеми принимаемыми на работу сотрудниками. Ведение поручается специалисту, отвечающему за пожарную безопасность на предприятии.
Учета:
Инструкций по ОТ. Специалистам, которым поручено ведение этого регистра, рекомендуется присваивать каждой инструкции по ОТ свой уникальный номер, в наименовании следует указывать службу, для которой инструкция была создана. При разработке журнала можно брать за основу форму из приложения № 9 к методическим рекомендациям, утв. постановлением Минтруда от 17.12.2022 № 80.
Выдачи сотрудникам инструкций по ОТ — данный регистр необходим для фиксации всех фактов выдачи инструкций по ОТ сотрудникам для ознакомления. В качестве образца рекомендуется использовать форму из приложения № 10 к упомянутым выше методическим рекомендациям.
Обучения по ОТ — здесь отражаются факты периодического прохождения инструктажа (производится учет посещения таких мероприятий, объема и содержания доведенной до сотрудников информации).
Присвоения I-й группы по электробезопасности персоналу, не связанному с обслуживанием электротехники, в котором фиксируются результаты прохождения соответствующего инструктажа. Заполнение такого журнала обычно поручают сотруднику, который имеет 3-ю группу по электрической безопасности. Группы допуска к работе с электрооборудованием указаны в приложении № 1 к правилам по охране труда, утв. приказом Минтруда от 24.07.2022 № 328н.
Проверки знаний по электробезопасности — он нужен для фиксации результатов проверок электротехнического персонала. В качестве образца используется форма из приложения № 6 к правилам, утв. приказом Минтруда от 24.07.2022 № 328н (далее по тексту — Правила).
Первичных средств тушения пожаров — в нем отображаются сведения о проведении проверки средств тушения пожаров.
Проверок со стороны надзирающих и контролирующих органов по соблюдению норм по ОТ. В качестве типовой рекомендуется использовать форму из приложения № 4 к приказу Минэкономразвития «О реализации положений…» от 30.04.2022 № 141.
В отдельных регионах список расширяется. К примеру, в Амурской области дополнительно требуется ведение журналов 1-й и 2-й ступеней контролирования условий труда на предприятии. Речь идет о трехступенчатом контроле, осуществляемом при помощи фиксации данных в соответствующем регистре, в котором отображаются сведения о ежедневном (еженедельном) осмотре рабочих мест с целью выявления недостатков системы ОТ на предприятии. 3-я ступень оформляется специальным актом, который составляет действующая на предприятии комиссия по охране труда (постановление правительства Амурской области от 06.06.2022 № 244).
В соответствии со спецификой производственных процессов на предприятиях также могут использоваться журналы:
Учета:
Работ по распоряжениям и нарядам-допускам при работе с электроустановками. Используется для отображения сведений по проведению работ специалистами, обладающими соответствующим разрядом и прошедшим специнструктаж и проверку знаний. При составлении журнала за основу рекомендуется брать форму из приложения № 8 к Правилам.
Медосмотров водителей перед рейсами. В регистре отмечается информация по результатам медосмотров водителей, за основу берется форма, представленная в п. 5 приложения № 9 к приказу Минздрава СССР «О совершенствовании системы медосмотров…» от 29.09.1989 № 555.
Выдачи и содержания СИЗ (средств индивидуальной защиты). Рекомендуемая форма журнала представлена в приложении № 1 к инструкции, утв. приказом Минэнерго от 30.06.2022 № 261.
Работ по техобслуживанию и ремонту объектов недвижимости.
Регистрации:
допусков к выполнению работ повышенной опасности;
испытаний СИЗ;
профзаболеваний;
огневых работ.

Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке 2022

Законодательно установлено, что до конца текущего года необходимо составить и утвердить график отпусков на следующий год с учетом пожеланий сотрудников и их права на приоритет. Нарушение сроков подобных документов грозит большими штрафами для организации.

Они должны храниться раздельно, так как имеют разные сроки хранения. Если распоряжения по ОД хранятся постоянно, то по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.
Приказы по основной деятельности — это какие Часто у делопроизводителей возникают сложности с отнесением распоряжения к локальным нормативным актам по ОД или по личному составу. Основной принцип следующий: если документом регулируются трудовые взаимоотношения с организацией конкретных работников — это распоряжение по личному составу (прием, увольнение, отпуск, командировка, поощрение, взыскание, обучение и т.п), если же речь идет об организации в целом — это приказ по основной деятельности, даже если в нем названы ответственные лица и даны поручения конкретным работникам.
Приведем далеко не полный перечень приказов по основной деятельности.
Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов. Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими, чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг. Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Какие журналы должны быть на производстве в обязательном порядке 2022

Инструктаж должен быть завершен устным опросом с целью проверки знаний и приобретенных навыков безопасных методов ведения работ. По результатам в журнале делается отметка о допуске к самостоятельной работе.

Журнал учета предрейсовых медосмотров водителей Обязанностью руководителя предприятия является организация медосмотров водителей, отправляющихся в рейсы.
Для удобства рекомендуется каждой инструкции по охране труда присваивать уникальный номер, а в наименовании указывать, для какой службы этот документ разработан. Образец журнала по охране труда предложен в Методических рекомендациях, утвержденных Постановлением Минтруда РФ №80 от 17.12.2022 г.

Какие журналы должны быть в организации в обязательном порядке 2022