Пример резюме секретаря
Надежный и исполнительный секретарь с опытом работы с конфиденциальной информацией и умением работы с документами и ведением делопроизводства, с хорошим знанием английского языка и отличными навыками общения с людьми.
Дата рождения: 29.02.1990г.
Ожидаемый уровень оплаты труда: 15 000 руб.
График работы: полный рабочий день
Должность секретаря предполагает общение с людьми, поэтому внешность секретаря играет не последнюю роль в принятии решения о выборе того или иного кандидата на эту должность. К вопросу нужна ли фотография в резюме следует подходить крайне осторожно. Тем не менее, сопроводить в резюме секретаря фотографией будет вполне оправдано. Если у вас нет подходящей фотографии или вы не знаете, какую фотографию выбрать, обратите внимание так же на советы как улучшить свою фотографию для резюме на этом сайте.
Рабочие места в вашем городе
2. Подготовка повестки дня.
Собрание без повестки дня – настоящая катастрофа. Секретарь обязан знать об этом. Повестка дня разрабатывается секретарем на основе вопросов нуждающихся в обсуждении. Умный секретарь всегда учитывает особенности членов собрания при указании временных рамок повестки дня.
3. Умение следить за своей внешностью.
Довольно часто секретарю приходится быть лицом компании. Именно поэтому в роли секретаря ни в коем случае не должна выступать «Дурнушка Бетти». Секретарь должен уметь хорошо выглядеть в любое время.
Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)
- распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
- работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
- перевод документации на/с немецкий язык;
- организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
- прием посетителей,
- заказ и бронирование гостиниц и билетов,
- организация конференц-связи
Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)
Эффективность труда и качества секретаря
Многие специалисты пытались сформулировать перечень необходимых черт характера и качеств личности секретаря. Так, по мнению руководителей Клуба профессиональных секретарей М.Домниковой и Е.Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность (1). Дж.Харрисон, исходя из определения Европейской ассоциации профессиональных секретарей роли секретаря как «координационного центра» любой организации, выделил две группы требований к секретарю: требования к деловым и личностным качествам (5):
В России в конце 80-х годов была разработана типовая модель рабочего места секретаря-референта предприятий малого бизнеса (2). Модель включала 15 элементов качественных и количественных характеристик рабочего места: кадровые данные, опыт, профессиональные знания, профессиональные умения, личностные качества, психология личности, здоровье и работоспособность, уровень квалификации, служебная карьера, хобби, вредные привычки, организация труда, оплата труда, социальные блага и социальные гарантии.
Работа секретарь навыки
Взаимодействие с коллегами и руководителем
Место секретаря в системе внутрикорпоративных отношений. Секретарь — связующее звено подразделений компании. Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем. Система подчинения. Если руководителей несколько. «Трудные» руководители – как найти правильный подход к разным стилям управления
Планирование рабочего времении
Базовые принципы управления временем. Принципы эффективной организации рабочего дня. Временная инвентаризация рабочего дня. Расстановка приоритетов. Способы создания резерва времени, меры по устранению основных «ловушек» времени
Рациональная организация информационных потоков
Сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного. Особенности приема, передачи и хранения устной и письменной информации. Деловая корреспонденция
Секретарь и телефон
Требования телефонного этикета. Что можно и что нельзя говорить по телефону. Формулы телефонной вежливости. Специфика приема входящих телефонных звонков. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Работа с несколькими аппаратами. Фиксирования, прием и передача телефонного сообщения. Определение направления адресации (переадресации) входящих телефонных звонков. Исходящий звонок: правила, планирование и подготовка к беседе. Управление временем телефонных переговоров
Работа с посетителями
Приветствия, представления: стандарты поведения и общения. Вербальная и невербальная самопрезентация: основные правила формирования благоприятного первого впечатления.
Регистрация посетителей. Создание комфортных условий ожидания. Намерения посетителя – как их понять? Приемы ориентации. Ситуации: ожидание по вине сотрудника; опоздание посетителей; «нежданный гость». Реакция на жалобы и претензии посетителя
Бесконфликтность в работе секретаря
Принципы поведения в конфликтных ситуациях: с партнерами и клиентами; внутри коллектива. Способы предупреждения и утилизации конфликтов. Стресс – менеджмент. Управление своим эмоциональным состоянием, приемы выхода из стресса
Эффективность секретаря
Важнейшие личностные и профессиональные качества секретаря. Особенности профессиональной роли и специфика задач. Корпоративные стандарты и правила поведения. Индивидуальный рабочий стиль: определение и использование для повышения собственной эффективности. Имидж секретаря и стиль поведения как инструменты эффективной профессиональной деятельности. Основы делового этикета.
Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря
К тому же, секретарь должен быть ответственным в вопросах качественного и своевременного выполнения поставленных задач. Он должен обеспечить руководителю уверенность, что данное секретарю поручение будет исполнено качественно и в срок.
Так же очень важна коммуникабельность — способность легко устанавливать контакты, связи. Секретарь должен быть очень общительным и открытым человеком, учитывая необходимость общения с большой группой людей.
Должностная инструкция и требования навыков секретаря – функции и необходимый опыт повышение квалификации
Секретарь или администратор предоставляет как административную, так и административную поддержку профессионалам, либо как часть команды, либо индивидуально. Они участвуют в координации и осуществлении служебных процедур и часто несут ответственность за конкретные проекты и задачи. В некоторых случаях они могут контролировать работу младшего персонала. Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли или работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.
- Работа почти полностью офисная и необходимость путешествий является необычной, хотя иногда это может потребоваться в зависимости от организаций или секторов.
- Характер роли заключается в том, чтобы поддерживать коллег и проекты, а не брать на себя инициативу самостоятельно, что может стать разочаровывающим.
- Рабочие места доступны во всех областях и возможности широко распространены.
Профессиональные навыки секретаря
Ниже представлен пример профессиональных навыков для резюме секретаря. Данный список не является исчерпывающим, это лишь образец, который должен помочь соискателю составить свой перечень знаний и умений полученный на предыдущих местах работы и во время обучения.
- Уверенный пользователь ПК;
- Владение оргтехникой: сканер, принтер, ксерокс, факс;
- Опыт работы с конфиденциальной информацией;
- Знание делового этикета;
- Умение работать с большим объёмом информации;
- Умение работать в режиме многозадачности;
- Грамотная устная и письменная речь;
- Знание офисных программ, интернет, электронная почта;
- Опыт организации встреч, переговоров;
- Навыки составления расписания и контроля его выполнения;
- Знание документоведения;
- Организаторские способности;
- Быстрый набор текста;
- Навыки ведения корреспонденции;
- Навыки ведения делопроизводства;
- Опыт составление отчетной документации;
- Навыки использования современных методов сбора и анализа информации;
- Владение языками: русский и украинский языки свободно; английский и немецкий – высокий уровень (разговорный, письменный).
Требования к секретарю
К счастью, тенденция десятилетней давности, когда карьера секретаря была похожа на карьеру спортсменки и заканчивалась в 30 лет, давно прошла. Руководители осознали важность присутствия на рабочем месте не только симпатичной молоденькой и приятной во всех отношениях девушки, но и опытного, грамотного профессионала. И если секретарем на ресепшн действительно лучше работать после окончания института или во время учебы, то хорошим личным помощником в этом возрасте стать трудно, и поэтому все чаще и чаще можно увидеть объявления о том, что помощник требуется в возрасте от 25 лет и старше.
К помощнику руководителя предъявляется еще более высокие требования. Помимо всех вышеперечисленных требований требуется более длительный административный опыт (в среднем, от 3-х лет), желателен опыт работы личным помощником. Знание языка как правило обязательно, так как личный помощник часто выполняет также и функции устного переводчика, ездит с руководителем на переговоры с иностранными партнерами и переводит ему содержание переговоров. Иногда встречаются вакансии, где требуется знание двух иностранных языков.
Можно устроиться на должность секретаря без определенных навыков и образования
Когда-то мне повезло с работой секретаря, и, не смотря на то, что я ничего не умела и не знала, мне «простили» мои незнания работы. Но во многих компаниях в обязанности секретаря входят и другие «услуги», которые предлагают выполнить красивой женщине, мужчины-руководители.
- Принимать от подчинённых всю входящую информацию, печатать своевременный ответ, вовремя заносить «входящие документы» на подпись.
- Подшивать их в папки, вести архив.
- Хорошо знать два языка, печатать документацию грамотно и без ошибок.
- По поручению директора составлять запросы, письма в Мин.Народного Образования и т.д.
- Вызывать сотрудников на совещание.
- Организовать приём посетителей.
- Своевременно отвечать на телефонные звонки.
- А также много другой «мелкой» работы, которая отнимала время.
Организация работы секретаря (стр
Способность отделить главное от второстепенного в работе часто отсутствует у многих руководителей. Это приводит к тому, что сотрудники, а также другие службы бывают перегружены потоком неудобоваримой информации.
Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.
Что должен уметь хороший секретарь
Многие считают, что работа секретаря заключается в приготовлении кофе, подаче документов на подпись и ответах на звонки. Это заблуждение – в обязанности данной профессии входит контроль работы приемной, ведение деловых переписок, участие в различных офисных и внеофисных мероприятиях и общение с нервными клиентами. Кроме того, хороший секретарь часто выполняет функции офис-менеджера и даже психолога, который сумеет охладить обстановку в коллективе.
Для работы секретарем не требуется диплом высшего учебного заведения – вполне достаточно специализированных курсов, где будущий секретарь обучается деловому общению и этикету, скорочтению, делопроизводству, практической психологии, стенографии и машинописи. Помимо этого, на курсах преподают основы работы в 1С, а также обучают пользоваться мини-АТС и оргтехникой. Без всех этих навыков секретарь не может считаться хорошим работником.
Как составить резюме секретаря
Комментарий: возможно, соискатель рассматривает разные варианты работы, и работа на ресепшн – лишь один из них, и не самый желанный. Но по какой-то причине соискатель отправляет резюме на данную вакансию. Разумно в цели поиска указать нечто, близкое к вакансии. Было бы странно, если бы руководитель клиники получил резюме, в котором в цели было бы написано: «Позиция помощника руководителя крупного промышленного предприятия». Резюме с такой целью имело бы нулевые шансы быть рассмотренным.
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, кофе, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.),
- прием телефонных звонков,
- консультирование клиентов по услугам компании,
- организация рабочего процесса в целом (выдача поручений от руководителя сотрудникам, контроль исполнения; поиск подрядчиков для отдельных задач; организация корпоративов),
- обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями,
- организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников,
- ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив,
- организация командировок руководителя, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц,
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, организация ремонта оргтехники, уборки и пр.).
Работа секретарь навыки
При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.
Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.
Тренинг «Профессиональные навыки секретаря»
- Требования телефонного этикета.
- Что можно и что нельзя говорить по телефону.
- Формулы телефонной вежливости.
- Специфика приема входящих телефонных звонков.
- Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки.
- Работа с несколькими аппаратами.
- Фиксирования, прием и передача телефонного сообщения.
- Определение направления адресации (переадресации) входящих телефонных звонков.
- Исходящий звонок: правила, планирование и подготовка к беседе.
- Управление временем телефонных переговоров.
- Важнейшие личностные и профессиональные качества секретаря.
- Особенности профессиональной роли и специфика задач.
- Корпоративные стандарты и правила поведения.
- Индивидуальный рабочий стиль: определение и использование для повышения собственной эффективности.
- Имидж секретаря и стиль поведения как инструменты эффективной профессиональной деятельности.
- Основы делового этикета.
