Организация хранения документации в организации (стр
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают несколько видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел отдельной организации, фирмы, учреждения, предприятия), примерные и типовые.
К первой группе можно отнести исследования: Соколова В.С., Петелина В.Г., Непогоды А.В., Сергазина Ж.Ф. Данная группа дает представление о сохранности документов в организации, главные понятия и основные положения.
Особенности организации хранения технической документации в современной организации
В организациях работа по созданию и обработке технических документов возлагается на специализированные производственные отделы, службы, бюро, лаборатории и т. д. Специалисты таких отделов занимаются разработкой, согласованием, утверждением технической документации. Особых проблем на данном этапе работ не возникает. Трудности возникают тогда, когда созданные большие объемы документации перестают быть необходимыми для ежедневного использования, и в связи с большим количеством томов и экземпляров технической документации, их необходимо передавать в архив.
Следующими отличительными чертами технической документации являются особые признаки систематизации документов в дела. Для управленческих документов выделяют следующие принципы: номинальный признак— по названию разновидностей документов (приказы, распоряжения, указания, акты, справки и т. д.), предметно-вопросный признак— по содержанию документов (документы по конкурсным процедурам), авторский признакпредполагает группировку в дела документов одного автора, группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку и т. д. Техническая же документация формируется в дела по объектам строительства. Дела имеют определенную нумерацию: в название тома содержится название раздела или подраздела, кроме того в каждом томе на первых страницах помещается содержание проекта, что значительно облегчает поиск необходимого тома.
Технические правила хранения кадровой документации
Большая проблема хранения документов — сырость. Помещение должно быть сухим, так как бумажные документы очень быстро покрываются плесенью. Необходимо также регулярно проводить мероприятия по борьбе с грызунами.
Документы должны храниться отдельно от рабочих кабинетов так, чтобы посторонние лица не имели к ним доступа. Они должны быть защищены от прямых солнечных лучей. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, выключатели и предохранительные щиты должны находиться вне помещения. Обязательной принадлежностью хранилища являются многовариантные средства пожаротушения.
Хранение технической документации
19. Организация, ранее управлявшая многоквартирным домом и получившая предусмотренное пунктом 18 настоящих Правил уведомление, передает в порядке, предусмотренном пунктом 22настоящих Правил, техническую документацию на многоквартирный дом, иные документы, связанные с управлением многоквартирным домом, а также сведения, указанные в подпункте «б» пункта 4настоящих Правил, организации, выбранной собственниками помещений в многоквартирном доме для управления этим домом, органу управления товарищества или кооператива либо в случае непосредственного управления многоквартирным домом собственниками помещений в таком доме одному из собственников, указанному в решении собрания о выборе способа управления многоквартирным домом, или, если такой собственник не указан, любому собственнику помещения в этом доме по акту приема-передачи не позднее срока, установленного частью 10 статьи 162 Жилищного кодекса Российской Федерации*.
Напротив, управляющая организация должна передать техническую документацию на дом новой управляющей организации. Так как понятие «техническая документация» является открытым, то, как правило, управляющие организации передают новой организации все документы, относящиеся к дому.
Правила хранения технической документации в организации
На основании изучения пригодности помещения к долговременному хранению документов комиссия составляет акт, один экземпляр которого передается в соответствующее учреждение государственной архивной службы.
2.2.16. Технологическая документация (ТД) — совокупность графических и текстовых технологических документов, которые самостоятельно или в совокупности определяют технологический процесс изготовления изделий промышленного производства или процесс сооружения объектов капитального строительства,
Об утверждении правил приема, хранения, ведения и передачи технической документации на многоквартирный дом и иных связанных с управлением таким домом документов и внесении изменений в правила содержания общего имущества в многоквартирном доме
5. Техническая документация на многоквартирный дом и иные связанные с управлением таким домом документы должны быть переданы организации, выбранной собственниками помещений в многоквартирном доме,
в составе, предусмотренном Правилами содержания общего имущества
в многоквартирном доме.
организация, управляющая многоквартирным домом – товарищество собственников жилья, жилищный кооператив, иной специализированный потребительский кооператив, управляющая организация, выбранные
для управления многоквартирным домом в порядке, установленном Жилищным кодексом Российской Федерации.
Рекомендации по заполнению паспорта архива организации, хранящей научно-техническую документацию
Например, если организация представляет учетные сведения по состоянию на 1 декабря 2022 года, то тематические планы, годовые отчеты и другие документы постоянного хранения, составленные до 1985 года, хранятся в организации сверх установленного срока.
Если в организации отсутствует действующий архив управленческой документации, то в строке 502 указывается фамилия, имя, отчество одного или нескольких должностных лиц, отвечающих за сохранность управленческих документов с пометкой «УД хранится непосредственно в структурных подразделениях» (в технических помещениях, подвале и т.п.).
Хранение документации
Для коммуникаций систем водоснабжения и канализации указывают диаметр, длину, материал и год постройки трубопроводов, полное оборудование и номера колодцев (камер) с отметками земли, трубы или лотка, пожарные гидранты, аварийные выпуски, абонентские присоединения и их регистрационные номера;
· оперативные схемы систем водоотведения населенного пункта в целом или его районов с указанием расположения всех сооружений, основных коммуникаций, средств регулирования, автоматизации и диспетчеризации в масштабе 1:5000 (1:10000); на схему наносят сетку с указанием планшетов;
Техническая документация на многоквартирный дом: состав, хранение и порядок передачи
Этим документом может быть как договор с подрядчиком, так и внутренний документ УО (табель зарплат или штатное расписание, например). В случае принятия такого решения собственниками на общем собрании и дальнейшего согласования с УО, документ станет одним из элементов технической документации. Следовательно, собственники получат право на ознакомление с ним.
Технической документацией владеют собственники помещений многоквартирного дома. Они получают документы, названия которых были перечислены выше, от застройщика, предыдущей УО или владельцев (если дом находился в непосредственном управлении). Инструкции по эксплуатации МКД и технической документации может не быть у УО только в случае их утери. Обычно такое случается со старыми домами, введенными в эксплуатацию в 20 веке и даже раньше.
Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях
9.1.1. Работа СНТД организации по подготовке НТД к передаче на государственное хранение ведется на основании отраслевого плана-графика упорядочения и передачи НТД на государственное хранение в государственные архивы и пятилетнего плана работы СНТД.
В состав архивного фонда может входить: управленческая, научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектная, картографическая документация, документы на машинных носителях, кинодокументы, микроформы, фотодокументы, видеофонограммы, фонограммы. Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующей организации, указываются переименования в хронологической последовательности.
Глава 2
В архивохранилище на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах пожарной безопасности, список пожарного расчета и план эвакуации учетно-технической документации и имущества на случай чрезвычайной ситуации. В пожарный расчет включаются сотрудники архивохранилища, а также еще 2-3 сотрудника. Периодически проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время чрезвычайной ситуации.
Учетно-техническая документация, пораженная насекомыми, изолируются и подвергаются дезинсекции. При поражении значительного количества учетно-технической документации насекомыми, необходима обработка всего помещения.
Архив технической документации на предприятии
В целях обеспечения сохранности документов СНТД осуществляет их учет. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, извещения об изменениях НТД, страховые копни, фонд пользования (при наличии), перечни проектов, проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на государственное хранение, а также описи документов постоянного хранения.
Единицей учета архивной документации в СНТД являются: — для научной документации — отчет по теме НИР или другой вид документации, сброшюрованный в том (папку); — для конструкторской, технологической и проектной документации — лист чертежа, текстовой документ, сброшюрованные в том (папку) светокопии.
Несмотря на то, что в Основных правилах работы архивов организации указывалось, что взависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: архив управленческой документации; научно-технический архив; аудиовизуальный архив; архив документации на электронных носителях, чаще всего в организациях вся документация хранится в одном архиве. [2] В новых Правилах таких рекомендаций не обнаружено. [3] Попробуем разобраться какие отличия в хранении управленческой и технической документации. Во-первых, техническая документация может создаваться сотрудниками самого предприятия, либо заказываться в проектных институтах.
В случае подготовки документов проектным институтом факт передачи документов отражается в накладной или в акте приема-передачи.
Копии конструкторских и технологических документов, изготовленные организацией-разработчиком, в отдельных инвентарных книгах не регистрируются, а учитываются в карточках учета копий по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам. Копии конструкторских и технологических документов, полученные от других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и учитываются в карточках учета, которые составляются на каждую папку, альбом или отдельный документ.
Статья будет полезна как специалистам технических отделов для формирования дел и организации их текущего хранения, так и в большей степени для заведующих архивом, архивариусов и других специалистов организаций, в распоряжении которых находится архив, в который сдаются кроме управленческих еще и научно-технические документы. Для начала определимся, что будем понимать под термином научно-техническая документация.
Техническая документация
Анализ проектирования брюк-галифе, требования к конструкции. Научная информация, патентная документация, модели аналогов. Технико-экономические требования, показатели качества проектирования изделия, стадии разработки, состав конструкторской документации.
Разработка технологической документации на изготовление мужского пиджака в массовом производстве. Выбор перспективных моделей. Выбор и характеристика материалов. Нормативно-техническая документация на изделие. Методы обработки основных деталей и узлов.
Правила хранения технической документации в организации
Попробуем разобраться какие отличия в хранении управленческой и технической документации. Во-первых, техническая документация может создаваться сотрудниками самого предприятия, либо заказываться в проектных институтах. В случае подготовки документов проектным институтом факт передачи документов отражается в накладной или в акте приема-передачи.
В данной статье обращено внимание на организацию работы с научно-техническими документами, образующимися в технических отделах и службах производственных предприятий. Статья будет полезна как специалистам технических отделов для формирования дел и организации их текущего хранения, так и в большей степени для заведующих архивом, архивариусов и других специалистов организаций, в распоряжении которых находится архив, в который сдаются кроме управленческих еще и научно-технические документы.
Хранение технической документации на медицинские изделия
Письмо Росздравнадзора от 04.09.2022 № 04И-806/12 «О проведении проверок» отмечает, что Управления Росздравнадзора по субъектам Российской Федерации проверяют, в том числе, наличие формуляра на изделие медицинской техники, а также журнала эксплуатации и технического обслуживания медицинской техники (правильность ведения).
Действующее законодательство не содержит требований к порядку хранения паспорта на медицинское изделие для субъектов обращения медицинских изделий, следовательно, допускается его хранение в электронном виде (не запрещено).
