Секретарь на ресепшн ключевые навыки
Когда ресепшионист свободен от выполнения своих основных обязанностей, он может исполнять некоторые секретарское обязанности: сортировать почту, передавать и принимать факсы, вести календарь посещений и некоторые другие функции, если это предусмотрено его должностной инструкцией. Но в любом случае не стоит смешивать эти должности. Ежедневные обязанности ресепшиониста могут модифицироваться в зависимости от специфики работы организации.
Может вы проходили практику или работали волонтером в какой-то общественной организации? Если так, то значит у вас все же есть опыт работы. И вы можете создать после раздела «Образование», раздел «Опыт работы».
Должность администратора среднего звена, как распорядителя в учреждении и коллективе, связана с осуществлением и решением административных вопросов в работе организации, и её подразделений, а также ведением соответствующей документации.
Сервисы для соискателей
- Высшее профессиональное образование, опыт работы в аналогичной должности от 3 лет;
- Уверенное владение компьютером, знание пакета программ MSOffice;
- Грамотная речь, грамотный русский язык;
- Знание английского языка (pre-intermediate);
- Личностная зрелость;
- Умение расставлять приоритеты в условиях многозадачности;
- Презентабельный внешний вид;
- Знание основ делопроизводства;
- Ответственность, внимательность к деталям;
- Коммуникабельность, позитивная жизненная позиция))))
- Прием и распределение телефонных звонков, почты, рассылка документов через курьерские службы;
- Организация встречи посетителей и гостей Компании (чай/кофе);
- Подготовка совещаний и заседаний руководителей Компании;
- Travel-поддержка сотрудников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц (при необходимости);
- Обеспечение жизнедеятельности офиса (своевременный заказ канц. товаров, воды, продуктов с столовую);
- ! Письменный перевод с английского языка на русский и с русского на английский;
- Участие в подготовке корпоративных мероприятий Компании;
- Административная поддержка сотрудников по служебным вопросам;
- Поиск персонала — публикация резюме, предварительный отбор кандидатов, назначение даты и времени собеседований;
- Контроль чистоты в зоне ресепшн, переговорной комнате.
Секретарь на ресепшн ключевые навыки
Аккуратность. Пунктуальность. Стрессоустойчива. Целеустремлённость. Легкообучаема. Неконфликта. Ответственно подхожу к работе, и выполняю до конца не откладывая на потом) Готова к подработкам и помощи коллегам (в рамках моей компетенции). Готова к задержками после рабочего времени по требованиям руководства, если это необходимо для завершения срочных рабочих дел. (ближайшее м. ЦАРИЦИНО, м.
К недостаткам специальности относятся постоянные стрессовые ситуации. Секретари чаще остальных сталкиваются с ужасным настроем руководства и посетителей. Появляется потребность сглаживать конфликтные ситуации, что иногда не получается.
Работа секретарем на ресепшне в Москве
Для успешного трудоустройства желательно иметь профильное образование, а также обладать необходимыми качествами и навыками работы. Прежде всего, нужно внимательно изучить требования работодателей по выбранной специальности, затем заняться составлением резюме.
Не стоит отправлять свое резюме одновременно по всем компаниям. Выбирайте подходящие вакансии, ориентируясь на свою квалификацию и опыт работы. Перечислим самые значимые для работодателей навыки, необходимые Вам для успешной работы секретарем на ресепшне в Москве:
Сервисы для соискателей
• Ведение документооборота (обработка входящей / исходящей документации)
• Собственное рабочее место
• Организация деловых встреч и совещаний
• Оформление пропусков, встреча гостей
• Прием и распределение телефонных звонков
• Обеспечение работы офиса
• Быстрое и качественное выполнение всех поручений руководства компании
• Чай / Кофе
Требования:
• Грамотная (устная и письменная) речь
• ПК- уверенный пользователь (Word, Excel, Power point)
• Образование не ниже среднего
• Владение навыками ведения деловой переписки
• Аккуратность, умение точно и своевременно выполнять поставленные задачи
Секретарь на ресепшн ключевые навыки
Портрет секретаря на ресепшн Основными качествами успешного специалиста являются: внимательность, исполнительность, трудолюбие и ответственность. Он обязан быть организованным, доброжелательным и эмоционально устойчивым работником.Приятная внешность – не последнее преимущество при приеме на работу. Кроме того, важными качествами сотрудника является способность слушать и умение хранить тайны. Практически все работающие женщины не случайны, поскольку они более покладистые в эмоциональном отношении, им легче подстраиваться под характеры людей. Именно они влияют на атмосферу и комфорт в компании, что производит прекрасное впечатление на клиентов и важно для результативной деятельности. Несмотря на неширокий круг обязанностей секретаря, его загруженность на протяжении рабочего дня бывает достаточно высокой.
ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ДРУГИМИ СОТРУДНИКАМИ, ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ И ОРГАНИЗАЦИЯМИ С кем По поводу чего Периодичность Старший секретарь Приказы, распоряжения, указания По мере необходимости Планы, Отчеты Ежемесячно Сотрудники всех структурных подразделений Взаимодействие по передаче входящей информации, приему гостей, сопровождению переговоров, учета заказа переговорных, пропусков, водителей и курьерских служб Постоянно Получает: — Устные распоряжения, электронные заявки По мере необходимости Предоставляет: — Обеспечение необходимых условий труда По мере необходимости 5. ПОЛНОМОЧИЯ ПО РАБОТЕ Сотруднику для более эффективного выполнения работы предоставлены следующие полномочия:5.1. Предварительный просмотр поступающей документации и передача документов адресатам.5.2.
Секретарь на ресепшн ключевые навыки
Так как секретарь-ресепшионист – это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создает благоприятный и достойный доверия имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется также коммуникабельность, ответственность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.
Отсутствует такое «занятие» и в Общероссийском классификаторе занятий ОК 010-93[3]. Должности «секретарь на ресепшен» нет и в Перечне профессий (специальностей), по которым осуществляется профессиональная подготовка в общеобразовательных учреждениях[4] (как следствие – никто и не занимается подготовкой таких специалистов).
Обязанности секретаря на ресепшн
Однако рынок труда продолжает видоизменяться, адаптируясь к новым условиям. В последнее время не так часто можно встретить четкое разделение секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в наименованиях секретарей разных уровней. Появились новые должности: оператор ЭВМ, секретарь на телефоне, секретарь офиса, администратор, административный помощник и др. Секретарь на ресершен (секретарь-ресепшионист) в наше время требуется все чаще: в представительства иностранных компаний, офисы совместных организаций, крупные российские компании – всюду, где поступает много телефонных звонков и приходит много посетителей.
Поэтому наименования секретарских должностей можно формулировать без оглядки на Квалификационный справочник, тем более что тех вариантов, которые там имеются, явно недостаточно с учетом современных потребностей работодателей (и секретарских функций в компаниях). Что нам предлагают Квалификационный справочник и классификаторы? «Секретарь», «секретарь руководителя», «секретарь-машинистка» (весьма малоактуальная должность сегодня) и «секретарь незрячего специалиста». Разумеется, возникает потребность выйти за эти узкие рамки. При этом, составляя штатное расписание, работодатель может вообще не ориентироваться на Квалификационный справочник и воспользоваться такими наименованиям должностей, как, например, «администратор», «офис-менеджер» и др.
Основная, наиболее распространенная специфика работы ресепшиониста отражена в нижеприводимой должностной инструкции. В настоящее время можно с уверенностью сказать, что должность ресепшиониста имеет устойчивый, постоянный спрос со стороны работодателей.
