Секретарь профессиональные навыки

Образец резюме секретаря референта, личного помощника руководителя (шаблон, пример)

• распределение и прием телефонных звонков (мини-АТС)
• работа с документацией (внешний и внутренний документооборот),
• перевод документации на/с немецкий язык;
• организация и планирование переговоров и встреч руководителя,
• прием посетителей,
• заказ и бронирование гостиниц и билетов,
• организация конференц-связи

Дополнительные сведения:
Немецкий язык — уровень носителя языка
Опытный пользователь ПК (полный пакет программ LotusMS, Office, HTML, справочно-информационные программы, навигация в Internet, WinFaxPro).Скорость печати 220 уд/минуту.
Знание оргтехники ( ксерокс, мини-АТС, факс, сканер, принтер,)

Секретарь профессиональные навыки

Взаимодействие с коллегами и руководителем
Место секретаря в системе внутрикорпоративных отношений. Секретарь — связующее звено подразделений компании. Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем. Система подчинения. Если руководителей несколько. «Трудные» руководители – как найти правильный подход к разным стилям управления

Планирование рабочего времении
Базовые принципы управления временем. Принципы эффективной организации рабочего дня. Временная инвентаризация рабочего дня. Расстановка приоритетов. Способы создания резерва времени, меры по устранению основных «ловушек» времени

Рациональная организация информационных потоков
Сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного. Особенности приема, передачи и хранения устной и письменной информации. Деловая корреспонденция

Секретарь и телефон
Требования телефонного этикета. Что можно и что нельзя говорить по телефону. Формулы телефонной вежливости. Специфика приема входящих телефонных звонков. Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки. Работа с несколькими аппаратами. Фиксирования, прием и передача телефонного сообщения. Определение направления адресации (переадресации) входящих телефонных звонков. Исходящий звонок: правила, планирование и подготовка к беседе. Управление временем телефонных переговоров

Работа с посетителями
Приветствия, представления: стандарты поведения и общения. Вербальная и невербальная самопрезентация: основные правила формирования благоприятного первого впечатления.
Регистрация посетителей. Создание комфортных условий ожидания. Намерения посетителя – как их понять? Приемы ориентации. Ситуации: ожидание по вине сотрудника; опоздание посетителей; «нежданный гость». Реакция на жалобы и претензии посетителя

Бесконфликтность в работе секретаря
Принципы поведения в конфликтных ситуациях: с партнерами и клиентами; внутри коллектива. Способы предупреждения и утилизации конфликтов. Стресс – менеджмент. Управление своим эмоциональным состоянием, приемы выхода из стресса

Цель нашего тренинга — развитие и совершенствование профессиональных навыков секретаря, коррекция личностных стратегий и подходов к реализации профессиональной деятельности. Тренинг дает возможность освоить эффективные технологии деловой коммуникации (личной, письменной, телефонной) с руководителем, деловыми партнерами, коллегами, посетителями офиса, развить навыки самоменеджмента, позволяет научиться предупреждать и конструктивно разрешать кризисные ситуации и конфликты в деловом общении.

Пример резюме секретаря

Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов.
Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя.
Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю
Организация и проведение телефонных переговоров руководителя.
Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов.
Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.
Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе.
Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников.
Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив.
Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
Выполнение отдельных служебных поручений.

Умение вести делопроизводство.
Бесконфликтность и стрессоустойчивость, блестящие навыки общения с людьми.
Элегантная приятная внешность.
Умение работать с офисной оргтехникой, факс принтер, ксерокс.
Умение работать с конфиденциальной информацией.
Продвинутый пользователь ПК, компьютерных программ Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие программы работы с электронной почтой.

Профессиональные качества секретаря

Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Требования к образованию и профессиональным навыкам секретаря

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

При выборе сотрудника на должность секретаря очень важно, что требование сохранения служебной тайны будет исполнено при любых обстоятельствах. Секретарь должен быть дипломатичным в разговорах по телефону и личных контактах, уметь тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы.

Профессиональные навыки секретаря

Ниже представлен пример профессиональных навыков для резюме секретаря. Данный список не является исчерпывающим, это лишь образец, который должен помочь соискателю составить свой перечень знаний и умений полученный на предыдущих местах работы и во время обучения.

• Уверенный пользователь ПК;
• Владение оргтехникой: сканер, принтер, ксерокс, факс;
• Опыт работы с конфиденциальной информацией;
• Знание делового этикета;
• Умение работать с большим объёмом информации;
• Умение работать в режиме многозадачности;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание офисных программ, интернет, электронная почта;
• Опыт организации встреч, переговоров;
• Навыки составления расписания и контроля его выполнения;
• Знание документоведения;
• Организаторские способности;
• Быстрый набор текста;
• Навыки ведения корреспонденции;
• Навыки ведения делопроизводства;
• Опыт составление отчетной документации;
• Навыки использования современных методов сбора и анализа информации;
• Владение языками: русский и украинский языки свободно; английский и немецкий – высокий уровень (разговорный, письменный).

Требуется JavaScript

Психологическая совместимость секретаря и руководителя
Субординация
Составление расписания руководителя.
Организация рабочего графика, планирование
Распределение информации
Контроль исполнений поручений руководителя
Создание базы контактов руководителя
Обеспечение командировок
Сопровождение руководителя на приемах, деловых обедах и пр.
Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя
Прием посетителей

Компания начинается с секретаря, поэтому навыкам этого сотрудника всегда уделялось должное внимание. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о Компании в целом. Плохо подготовленные секретари вызывают разочарование, портят настроение и меняют мнение об организации не в лучшую сторону. Наша программа поможет секретарям и помощникам руководителей повысить профессиональную эффективность

Хороший секретарь — находка для руководителя

В настоящее время взаимозаменяемость (универсальность) работников все больше уступает место специализации функций и персонализации задач. «Все чаще предпринимателям нужна не квалификация, которая с их точки зрения слишком часто ассоциируется с умением осуществлять те или иные операции материального характера, а компетентность, которая рассматривается как своего рода коктейль навыков, свойственных каждому индивиду, в котором сочетаются квалификация в строгом смысле этого слова. социальное поведение, способность работать в группе, инициативность и любовь к риску» [1].

Принцип оценки важности компетенций секретаря состоит в том, чтобы проранжировать по значимости компетенции, предлагаемые в пределах каждой из трех групп. При этом компетенция, которой присваивается ранг «1», является наиболее важной. Далее, следуя логике, ранг компетенции возрастает, а важность убывает (кроме того, работодатель дополнительно отмечал наличие или отсутствие каждой компетенции у работающего у него секретаря).

Важные личностные и профессиональные качества секретаря

Профессиональные качества секретаря во многом зависят не только от образования, но и от опыта. Не случайно Перечень профессиональных стандартов содержит требование к сотрудникам секретариата о наличии опыта работы не менее двух лет. Именно трудовой стаж позволяет развить многие ПВК (профессионально важные качества), которые мы рассмотрим далее.

Доброжелательность. Каждый секретарь по долгу службы за день общается с огромным количеством различных людей. Это могут быть коллеги, клиенты компании, партнеры и т.д. При этом неважно, происходит общение по телефону или вживую, — секретарь всегда должен быть доброжелателен и приветлив. Это не только положительно сказывается на ходе большинства бесед, но и создает хорошее впечатление о всей компании в целом.

Профессиональные навыки секретаря

Компания начинается с секретаря, поэтому навыкам этого сотрудника всегда уделялось должное внимание. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о Компании в целом. Плохо подготовленные секретари вызывают разочарование, портят настроение и меняют мнение об организации не в лучшую сторону. Наша программа поможет секретарям и помощникам руководителей повысить профессиональную эффективность

• Психологическая совместимость секретаря и руководителя
• Субординация
• Составление расписания руководителя.
• Организация рабочего графика, планирование
• Распределение информации
• Контроль исполнений поручений руководителя
• Создание базы контактов руководителя
• Обеспечение командировок
• Сопровождение руководителя на приемах, деловых обедах и пр.
• Организация поздравлений контрагентов, партнеров руководителя

Развитие профессиональных навыков секретаря-референта

Стоимость участия в семинаре включает стоимость обучения, методических документов, трансфера и равна – руб. НДС не облагается. Для участия в семинаре, бронирования гостиницы и организации встречи просим Вас связаться с главным администратором Рубинчик Верой Павловной по тел\факсу: (812), или с менеджерами по тел\факсам: (812), , либо по электронной почте *****@***ru.

4. Протокольные аспекты организации и ведения переговоров. Организация зала переговоров и рабочего места участника. Рассадка за столом переговоров. Подготовка пакета документов. Ведение протокола. Национальные особенности ведения переговоров.
Подготовка и обслуживание совещаний.

Курс повышения квалификации Развитие профессиональных навыков секретаря

На четырехдневном интенсиве преподаватели с 15-летним опытом работы разберут основные направления: прием посетителей и телефонных звонков, деловая переписка, встреча делегаций, протоколирование встреч, организация командировок

Обратите внимание! Если у вас отсутствует среднее профессиональное и (или) высшее образование, вы сможете получить Сертификат о прохождении обучения в объеме 32 часа по программе «Развитие профессиональных навыков секретаря» (лицензия № 3094 от 15.08.2022).

Семинары по делопроизводству

Эффективность секретаря
Важнейшие личностные и профессиональные качества секретаря. Особенности профессиональной роли и специфика задач. Корпоративные стандарты и правила поведения. Индивидуальный рабочий стиль: определение и использование для повышения собственной эффективности. Имидж секретаря и стиль поведения как инструменты эффективной профессиональной деятельности. Основы делового этикета.

Цель нашего тренинга — развитие и совершенствование профессиональных навыков секретаря, коррекция личностных стратегий и подходов к реализации профессиональной деятельности. Тренинг дает возможность освоить эффективные технологии деловой коммуникации (личной, письменной, телефонной) с руководителем, деловыми партнерами, коллегами, посетителями офиса, развить навыки самоменеджмента, позволяет научиться предупреждать и конструктивно разрешать кризисные ситуации и конфликты в деловом общении.

Семинары по праву, налогам, кадрам

«Данный курс очень обширный, объемный, с необходимыми важными темами. Хочется отметить высокий уровень преподавания, квалификацию лекторов. Курс очень полезен, расширяет профессиональный кругозор, дал знакомства и контакты с коллегами – специалистами, общение с которыми повысит уровень знаний и результативность деятельности. Спасибо организаторам курса за профессионализм и доброжелательность.»

Корпоративный секретарь – ключевая фигура акционерного общества, который отвечает за поддержание регулярного эффективного взаимодействия между собственниками акционерного общества, его топ-менеджментом и советом директоров. В процессе обучения участники узнают новеллы законодательства в сфере корпоративного управления и сформируют навыки реализации основных корпоративных мероприятий и процедур.

Образец резюме секретаря

Несомненно, в резюме должна присутствовать фотография претендента на эту должность, выполненная в деловом стиле. Также, презентуя себя, необходимо сделать акцент на своей аккуратности, внимательности, коммуникабельности, организованности и собранности, на умение владеть оргтехникой. Хорошим преимуществом среди других претендентов станет владение одним или несколькими иностранными языками. Обязательно нужно указать уровень владения ими. Чтобы стать секретарём, не нужно иметь какое-либо специальное образование. Нужно уметь грамотно работать с людьми и деловой документацией.
Предлагаем ознакомиться с примером резюме секретаря.

2022 — н.в.
Компания: ООО «Обь-Инвест», г. Новосибирск
Помощник руководителя (секретарь)
Обязанности: Ведение общего делопроизводства; приём и распределение телефонных звонков; организация приёма посетителей (чай-кофе); ведение протоколов совещаний; своевременное информирование сотрудников о поставленных задачах; обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярских и хозяйственных принадлежностей, воды и сопутствующих ей товаров); контроль получения счетов; работа со всеми видами оргтехники; обеспечение бесперебойной и качественной эксплуатации офисного оборудования (телефоны, компьютеры, Интернет, оргтехника, система кондиционирования).
2022 — 2022
Компания: Муниципальное казенное предприятие г. Новосибирска «Горэлектротранспорт» (головное предприятие)
Заведующая канцелярией
Обязанности: Координация работы приемной; составление, регистрация и обработка документации; своевременная передача в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (интенсивный документационный поток информации), администрирование телефонных звонков, ведение хозяйства и различных расходов, работа со всеми видами оргтехники.
2022 — 2022
Компания: ОАО «Сибмост» (управляющая компания), г. Новосибирск
Секретарь-референт генерального директора
Обязанности: Координация работы приемной, планирование рабочего дня генерального директора, деловая коммуникация, администрирование телефонных звонков, прием посетителей, делопроизводство; составление, регистрация и обработка документации, работа со всеми видами оргтехники, ведение хозяйства и различных расходов, функции канцелярии, взаимодействие со всеми службами и отделами компании; выполнение элементов кадрового делопроизводства (ведение табеля, оформление листков нетрудоспособности, служебных командировок сотрудников).

Секретарь профессиональные навыки

• Цели и ранжирование задач по приоритетам
• Цели тайм-менеджмента
• Ключевые рабочие цели каждого участника
• Как определить приоритеты в делах
• Метод «АВС»
• Метод «Матрица Эйзенхауэра»
• Организация рабочего времени
• Принципы концентрации на главных задачах
• Правило Парето
• Как присутствовать в настоящем моменте
• Основы продуктивности
• Причины непродуктивности и прокрастинации
• Методы повышения продуктивности
• Инструменты планирования рабочего времени
• Горизонты планирования
• Принцип «Гальки»
• Принцип 10/90
• 7 шагов Недельного планирования
• Принцип 60/20/20
• Группировка схожих задач
• Планирование на день по «Альпен» методу
• Метод «Помидора»
• «Кайросы» и «Хроносы» — потенциал для эффективности
• Планирование «жёстких» и «гибких» задач
• «Слоны», «Бифштексы» и «Лягушки» — планирование сложных и нелюбимых дел
• Ситуационное планирование
• Метод «Швейцарского сыра»
• Использование программного обеспечения как инструмента тайм-менеджмента
• Outlook
• Yandex/Google
• Основные похитители времени
• Причины отвлечений
• Основные похитители времени
• Где найти время
• Методы оценки затрат времени
• Хронометраж
• Метод аналогий
• Нормирование труда
• Описание бизнес процессов

• Диагностика основ личной эффективности
  • Диагностика самореализации личности
  • Диагностика Вас как сотрудника с точки зрения вклада в эффективность организации
• Диагностика своих целей
  • Проверка своих целей на соответствие критериям SMART
  • Проверка своих целей по качествам мотивирующей цели
• Диагностика своих ценностей
  • Прояснение личных ценностей и обретение гармонии
  • Выстраивание эффективной иерархии личных ценностей
  • Проверка поставленных целей через иерархию ценностей
• Диагностика своих коммуникаций
  • Особенности своих межличностных коммуникаций и фильтров восприятия
  • Диагностика своего психотипа и своего окружения
• Диагностика управления своим временем
  • Определение своих личностных особенностей восприятия времени
  • Оценка своей продуктивности
  • Оценка своей производительности
• Диагностика своей мотивацией
  • Оценка своих индивидуальных мотиваторов
  • Оценка уровня своей мотивации
  • Оценка своих ограничений
  • Создание системы поддерживающих убеждений
• Диагностика управления своими эмоциями и своим EQ
  • Оценка эмоционального интеллекта и его влияния на личную эффективность
  • Оценка умения точно определять свои эмоции
  • Оценка своего самоконтроля и управления своими эмоциональными состояниями
  • Оценка управления эмоциями других людей